Znasz zasadę Pareto lub zasadę 80-20, prawda? Jest to jeden z najpotężniejszych modeli mentalnych pozwalających na szybsze poruszanie się w życiu do przodu. Jeśli zrozumiesz i zastosujesz zasadę Pareto w swoim życiu, możesz zwiększyć swoją skuteczność. To może wynieść Twój sukces na zupełnie nowy poziom. Chociaż zasada jest bardzo prosta, czasami trudno ją zastosować.
Wejście all-in na linii 80-20 wymaga pewnej odwagi i pewności siebie. Ale nagrody są tego warte. Czytaj dalej, aby poprawić swoje umiejętności stosowania zasady pareto w pracy i życiu. To jeden z najpotężniejszych sposobów patrzenia na prawie wszystko na świecie.
To jest przewodnik krok po kroku, przewodnik, w którym pokazujemy:
- Dlaczego jest to ważne
- Jak przeprowadzić analizę 80-20
- Jak wyeliminować dolną część 80%
- Co zrobić z dodatkowym wolnym czasem.
Jaka jest zasada Pareto w życiu?
Zasada pareto mówi, że w bardzo wielu przypadkach 80% wartości pochodzi z 20% wejścia. Zasada została nazwana na cześć włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareto który stwierdził, że 80% kraju we Włoszech było w posiadaniu tylko 20% populacji. Było to wynikiem rozwoju statystycznej koncepcji rozkładu pareto.
Później, w latach czterdziestych ubiegłego wieku, zgłosił się rumuńsko-amerykański konsultant ds. Zarządzania Joseph M. Juran podział ten dotyczy zarządzania jakością. Zdałem sobie sprawę, że 80% problemów z jakością może zostać rozwiązane przez 20% problemów. Innymi słowy, jako menedżer ds. Jakości możesz pracować tylko nad 20% swoich zadań, aby osiągnąć szczyt jakości 80%. Inni badacze odkryli później, że porównywalne rozkłady można zastosować w wielu obszarach. Od tego czasu zasada tych nierównych rozkładów została zastosowana do wszystkich rodzajów pól. Pomyśl o sporcie, zbieraniu funduszy lub zdrowiu w pracy.
Przede wszystkim zasada Pareto miała ogromny wpływ na zarządzanie projektami i osobiste wydajność. Doświadczenie pokazuje: wartość zadań jest rozszerzeniem jakiejś formy dystrybucji pareto. Innymi słowy: „Nie wszystkie zadania są sobie równe”.
Czy zasada 80-20 zawsze ma zastosowanie?
Rozkład nie zawsze wynosi dokładnie 80 do 20, ale przesłanie jest jasne: większość rzeczy w życiu ma tak wypaczony rozkład i obowiązuje zasada pareto. Dodatkowo, to, czy rozkład wynosi 80/20, 75/25 czy 90/10, i tak nie robi dużej praktycznej różnicy. Dlatego przyjmujemy 80/20 jako wskazówkę.
Najprawdopodobniej pokaże to również twoje praktyczne doświadczenie i zdrowy rozsądek. Czasami kilka małych rzeczy może mieć duże znaczenie. Kiedy indziej pracujesz godzinami lub dniami bez większych postępów. Niektóre zadania mają po prostu większą wartość niż inne.
Jak zasada Pareto wpływa na Twoje życie i pracę?
Zastosowanie zasady Pareto w życiu osobistym ma kilka konsekwencji:
- 20% twoich zadań tworzy 80% wartości
- 20% twoich przyjaciół zapewnia 80% twojej radości
- 20 procent projektów zapewnia 80 procent sukcesu
- 20 procent wysiłku dla każdego zadania daje 80 procent jakości
- dzięki 20% możesz wygenerować 80 procent swojego dochodu z pracy lub klientów
Brzmi fascynująco? Pewno! To oczywiście prowadzi do praktycznego wniosku, że musisz skupić się na 20% swojej pracy o najwyższej wartości. Możesz wtedy mądrzej wykorzystać pozostały czas. Ale jak to się robi?
Jak przeprowadzić analizę 80-20
Znalezienie najcenniejszej pracy nie zawsze jest łatwe. Jeśli nigdy nie przeprowadzałeś analizy 80-20, możesz być pierwszym, który podąży za swoją intuicją. Możesz czuć się dobrze, wykonując najbardziej czasochłonne i wymagające niewielkiego wkładu zadania. Zacznij od sporządzenia listy tych zadań. Będziemy ich potrzebować później, aby zdecydować, jak sobie z tym poradzić.
Przejrzysty sposób informowania o spędzonym czasie
Aby naprawdę zrobić krok naprzód, potrzebujesz większej przejrzystości. Zbyt często oszukują nas nasze umysły i jesteśmy uprzedzeni przez nasze upodobania i antypatie, jeśli kierujemy się tylko intuicją. Dlatego musimy zrównoważyć intuicję dokładnymi badaniami i analizami. Wszystko zaczyna się od przejrzystości. Musisz wiedzieć, jak wydajesz swoje.
Przewodnik - Zastosuj w swoim życiu zasadę Pareto lub zasadę 80/20 - bądź przejrzysty co do czasu, który spędzasz na czym. (Figa.)
Śledź swoje zaangażowanie czasowe w okresie 2-3 tygodni. Możesz użyć aplikacji do śledzenia czasu lub prostego arkusza kalkulacyjnego. Chodzi o śledzenie WSZYSTKIEGO i robienie tego z dostateczną szczegółowością. Ten poziom szczegółowego śledzenia zajmie Ci trochę czasu. Ale to inwestycja w twoją przyszłość. Potraktuj to jako tymczasowe zadanie. Nie zawsze musisz redukować rzeczy na tym poziomie szczegółowości. Rób to przez dwa do trzech tygodni, a następnie obserwuj wyniki.
Poznaj wartość swojej pracy
Druga część analizy 80-20 może być trudniejsza. W przypadku niektórych przedmiotów masz twarde wskaźniki, takie jak efektywna stawka dzienna, którą naliczasz klientowi. W innych przypadkach nie jest jasne, jaką wartość faktycznie stwarzają różne zadania.
W końcu to nie tylko pieniądze, z którymi należy się liczyć. Niektóre działania pomagają zwiększyć świadomość marki, poprawić umiejętności lub stan zdrowia. Postaraj się jak najlepiej ocenić efekt, jaki możesz osiągnąć dzięki różnym zadaniom na liście. Stosuj te same zasady, co przy ustalaniu codziennych priorytetów.
Zidentyfikuj 80% Pareto o mniejszej wartości dodanej
Na podstawie powyższego powinieneś mieć teraz listę wszystkich swoich zadań, wraz z poświęconym czasem i utworzoną wartością. Albo na podstawie analizy, albo na podstawie intuicyjnego oszacowania.
Teraz obliczasz stosunek nakładu pracy do korzyści: po prostu podziel wartość przez poświęcony czas. Teraz sortujesz całą listę według tej wartości z najwyższymi współczynnikami u góry. Na koniec zaczynasz od dołu listy i sumujesz cały spędzony czas. Gdy liczba osiągnie 80% Twojego czasu, narysuj linię.
Wszystko poniżej tej linii to twoje najniższe 80. To jest coś, co powstrzymuje cię przed tworzeniem większej wartości i osiąganiem większych sukcesów. Krótko mówiąc, to rzeczy, których nie powinieneś już robić. Przyjrzyj się im uważnie i zadaj sobie pytanie: jak się tego pozbyć?
Jak wyeliminować 80% z zasady Pareto
Okazuje się, że istnieje sześć głównych strategii postępowania zgodnie z prawem Pareto i eliminacji pracy o niewielkiej wartości dodanej.
Po prostu nie
Niektóre zadania można po prostu pominąć. Produkują tak małą wartość, że i tak nie zdajesz sobie z tego sprawy. Zatrzymaj się natychmiast.
Uproszczać
Czasami powodem poświęcenia dodatkowego czasu jest stopień złożoności. Albo zadanie, które wykonujesz, albo sposób, w jaki wykonujesz, są zbyt skomplikowane. Zadaj sobie pytanie, czy istnieje łatwiejszy sposób na osiągnięcie swoich celów. Pamiętaj: produktywność nigdy nie dotyczy samej pracy. Wszystko zależy od wyników, które wyprodukujesz. Czy jest więc sposób na użycie lepszego narzędzia? Czy możesz usunąć niektóre kroki lub podzadania bez uszczerbku dla wyników? Czy wszystkie relacje z innymi ludźmi są naprawdę potrzebne? A może jest to niepotrzebne nadrabianie zaległości organizacyjnych, które można zignorować?
Zautomatyzuj
Jeśli musisz często wykonywać zadanie, zawsze szukaj sposobów, aby je zautomatyzować. Lepiej zainwestować dzień lub więcej w automatyzację zadania niż pracować nad nim godzinę każdego dnia. Oczywiście ludzie obeznani z technologią mają tutaj przewagę. Niemniej jednak, nawet jeśli nie możesz programować, istnieją opcje użycia środowisk bez kodu, aby zautomatyzować przynajmniej prostsze zadania. Zawsze możesz poprosić innych o automatyzację, zwłaszcza gdy widzisz, jaką wartość dodaną może to dla Ciebie przynieść.
Delegat
Niektóre zadania o niskiej lub średniej wartości można delegować. Nie musisz robić wszystkiego sam. Zamiast tego możesz skupić się na najważniejszych aspektach tych zadań. Wyznaczanie i definiowanie celów i ogólnego kierunku projektu przynosi większą wartość niż w rzeczywistości. Przywództwo i zarządzanie wynikami również mają większy wpływ niż bycie kierowanym. Korzystaj z delegowania wszędzie tam, gdzie możesz. Jeśli nie masz delegatów, pomyśl o kreatywnych sposobach delegowania na boki lub nawet na górę. Zapewnij skuteczny system monitorowania lub zarządzania projektem.
Zmniejsz intensywność pracy
Niektóre zadania o niskiej wartości mogą być tym, co nazywamy „zadaniami nieskończonymi”. Zasadniczo tych zadań nie można nigdy ukończyć, ponieważ nie mają celu. Często pojawiają się w pracach twórczych lub koncepcyjnych, dla których nie określono jasnych rezultatów.
Wyznacz jasny cel dla tego typu zadań, aby naprawdę wiedzieć, kiedy skończysz. Jeśli nie możesz jasno określić wyniku, ustal budżet i trzymaj się go. Ustaw budżet na tyle niski, aby włożony w niego wysiłek odpowiadał wartości, jaką może stworzyć zadanie. Przy tego typu zadaniach należy pracować z ograniczeniami czasowymi.
Postaw na wystarczająco dobre rozwiązania: perfekcja 80%
Rozkład wartości 80/20 Prawa Pareto odnosi się nie tylko do całej Twojej pracy, ale także do każdego indywidualnego zadania. Jeśli poradzisz sobie z 80%, które jest wystarczająco dobrym rozwiązaniem do wszystkich zadań o niskiej wartości, możesz zmniejszyć prawie dwie trzecie swojego obciążenia. (80% z 80% to 64%). Pomyśl o tym: nie musisz nawet nic przestawać. Zadowalasz się tylko trochę mniejszą perfekcją w tych zadaniach, które i tak tworzą niewielką wartość. Sam ten krok może dać ci więcej niż pięć dodatkowych godzin w 40-godzinnym tygodniu pracy.
Co zrobić z dodatkowym wolnym czasem?
Jeśli jesteś dokładny w swojej analizie 80/20 i potrafisz wyciągnąć z niej konsekwencje, masz dużo wolnego czasu. Może to z łatwością dodać do kilku godzin dziennie. Jak to wykorzystujesz?
Podwój swój wysiłek na kosztowności
Następnym łatwym krokiem jest podwojenie cennych zadań. Rób więcej rzeczy, które sprawiają, że odnosisz sukcesy. Zapewnia to wzrost produktywności i sukcesu. Musisz jednak zdać sobie sprawę, że w pewnym momencie przyniesie to malejące zyski.
Rób ważne rzeczy lepiej
Powinieneś także wykorzystać część nowo dostępnego czasu na poprawę jakości wykonywania najważniejszych zadań. Zainwestuj trochę więcej czasu w tę super ważną ofertę dla nowego projektu. Pamiętaj, aby chwycić tę rozmowę obiema rękami, która może przenieść Cię na nowy poziom kariery. Przygotuj się lepiej do negocjacji płacowych z szefem. Czasami jedno zadanie może mieć ogromny wpływ na ogólny sukces. Musisz się upewnić, że robisz to jeszcze lepiej.
Zmniejsz obciążenie pracą, aby mieć więcej czasu na inne aspekty życia
Wreszcie ważnym aspektem jest możliwość zmniejszenia obciążenia pracą. Jest to szczególnie ważne, jeśli jesteś bardzo przepracowany. Zmniejszając obciążenie pracą, możesz rozszerzyć swoje zainteresowania poza hobby, rodzinę i przyjaciół.
Wykorzystaj wolny czas na odkrywanie nowych pomysłów i możliwości
Czwartą i najbardziej satysfakcjonującą okazją dla wielu jest wykorzystanie części wolnego czasu na odkrywanie nowych pomysłów i możliwości. Zacznij samodzielnie firma lub projekt obok, o którym myślałeś przez rok. Bierz udział w wydarzeniach networkingowych i nawiąż kontakt z nowymi ludźmi. Naucz się nowej umiejętności lub zainwestuj godzinę w tygodniu autorefleksja. Twoje życie może stać się bardziej kolorowe i satysfakcjonujące, gdy zwiększysz swoje możliwości.
Wykorzystaj w pełni zasadę Pareto
Jeden fakt, którego wiele osób nie zauważa, jest następujący: pozycje w Twoich 20 procentach górnych również mają rozkład 80:20. Oznacza to, że kiedy skończysz skupiać się na zadaniach, które generują największą wartość, możesz ponownie zwiększyć swoją efektywność, przeprowadzając dodatkową analizę 80-20 na tych 20 najlepszych.
Oznacza to, że powinieneś skupić się tylko na czterech procentach rzeczy, które normalnie robiłeś wcześniej. Jeśli to zrobisz, możesz uzyskać prawie dwie trzecie wyników przy mniej niż pięciu procentach wysiłku. Twoja skuteczność byłaby 16 razy.
Wyobraź sobie, o ile lepiej byś osiągnął wyniki, gdybyś mógł skupić się tylko na tych tematach. Możesz poświęcić dużo czasu i energii na bardziej produktywne użytkowanie.
Można to oczywiście powtarzać w kółko. Zasada wyjaśnia również ogromne różnice między ludźmi w ich skuteczności. Niektórzy ludzie w naturalny sposób koncentrują się tylko na tych tematach, które generują największą wartość. Resztę ignorują lub delegują.
Jeśli chcesz zwiększyć swój sukces, zacznij od analizy swojej pracy już teraz!
Źródła, w tym Forbes (połączyć), Czterdzieści trzy (połączyć), Mark Manson (połączyć), Tony Robbins (połączyć)
