Guide: Bruk Pareto-prinsippet eller 80/20-regelen i livet ditt

Du kjenner til Pareto-prinsippet eller 80-20-regelen, ikke sant? Det er en av de kraftigste mentale modellene for å gå raskere fremover i livet. Å forstå og bruke Pareto-prinsippet i livet ditt vil hjelpe deg å øke effektiviteten. Det kan ta suksessen din til et helt nytt nivå. Selv om prinsippet er veldig enkelt, er det noen ganger vanskelig å anvende.

Det krever en viss mengde mot og selvtillit for å gå all in på 80-20-regelen. Men belønningene er vel verdt det. Les videre for å forbedre ferdighetene dine for å bruke pareto-prinsippet i ditt arbeid og liv. Det er en av de kraftigste måtene å se på nesten alt i verden.

Dette er en trinnvis guide, en veiledning der vi viser:

• Hvorfor det betyr noe
• Hvordan lage en 80-20 analyse
• Hvordan eliminere den nederste 80%
• Hva skal man gjøre med den ekstra fritiden.

Hva er Pareto-prinsippet i livet?

Pareto-prinsippet sier at i mange tilfeller kommer 80% av verdien fra 20% av inngangen. Prinsippet er oppkalt etter den italienske økonomen Vilfredo Pareto som oppdaget at 80% av landet i Italia var eid av bare 20% av befolkningen. Dette var resultatet av utviklingen av det statistiske konseptet til Pareto-fordelingen.

Senere på 1940-tallet, den rumensk-amerikanske ledelseskonsulenten Joseph M. Juran denne inndelingen til kvalitetsstyring. Han innså at 80% av kvalitetsproblemene kan løses med 20% av problemene. Med andre ord, som kvalitetsleder kan du jobbe med kun 20% av oppgavene dine for å nå en kvalitetstopp på 80%. Andre forskere oppdaget senere at lignende fordelinger kan brukes på alle slags områder. Siden den gang har prinsippet om disse ulik fordeling blitt brukt på alle slags felt. Tenk på sport, pengeinnsamling eller helse på jobben.

Fremfor alt hadde Pareto-prinsippet en enorm innvirkning på prosjektledelse og personlig produktivitet. Erfaring viser at verdien av oppgaver er en forlengelse av en eller annen form for Pareto-distribusjon. Med andre ord: "Ikke alle oppgaver er skapt like".

Gjelder 80-20-regelen alltid?

Fordelingen er ikke alltid nøyaktig 80 til 20, men budskapet er klart: det meste i livet har en så skjev fordeling, og Pareto-prinsippet gjelder. Dessuten, om fordelingen er 80/20 eller 75/25 eller 90/10 gjør uansett ingen stor praktisk forskjell. Vi bruker derfor 80/20 som rettesnor.

Mest sannsynlig vil din praktiske erfaring og sunn fornuft bevise dette også. Noen ganger kan noen få små ting gjøre en stor forskjell. Mens du andre ganger jobber i timer eller dager uten å gjøre store fremskritt. Noen oppgaver skaper bare mye mer verdi enn andre.

Hvordan påvirker Pareto-prinsippet ditt liv og arbeid?

Når du bruker Pareto-prinsippet på ditt personlige liv, har det flere implikasjoner:

• 20 prosent av oppgavene dine skaper 80 prosent av verdien
• 20 prosent av vennene dine gir 80 prosent av gleden din
• 20 prosent av prosjektene dine gir 80 prosent av suksessen din
• 20 prosent av innsatsen gir 80 prosent kvalitet på hver oppgave
• du kan skape 80 prosent av inntekten din med 20% fra jobben eller kundene dine

Høres fascinerende ut? Sikkert! Dette fører selvfølgelig til den praktiske konklusjonen om å måtte fokusere på 20% av arbeidet ditt med høyest verdi. Du kan da bruke den gjenværende tiden mer fornuftig. Men hvordan gjør du dette?

Hvordan lage en 80-20 analyse

Det er ikke alltid lett å finne ut av det mest verdifulle arbeidet ditt. Hvis du aldri har gjort en 80-20-analyse før, er det første du kan gjøre å følge intuisjonen din. Du kan føle deg bra med dine mest tidkrevende og lavt bidragspliktige oppgaver. Start med å lage en liste over disse oppgavene. Vi vil trenge disse senere for å bestemme hvordan vi skal håndtere dem.

Vær åpen om tiden du bruker

For virkelig å ta et sprang fremover, trenger du mer åpenhet. Våre sinn lurer oss for ofte, og vi er forutinntatte av hva vi liker og ikke liker hvis vi bare følger vår intuisjon. Det er derfor vi må balansere intuisjon med litt nøye forskning og analyser. Det hele starter med åpenhet. Du må vite hvordan du bruker pengene dine.

Spor tidsforpliktelsen din over en periode på 2-3 uker. Du kan bruke en tidsregistreringsapp eller et enkelt regneark. Det handler om å følge med på ALT og gjøre det i nok detalj. Å holde dette detaljnivået vil koste deg litt tid. Men det er en investering i fremtiden din. Tenk på det som et midlertidig oppdrag. Du trenger ikke alltid å redusere ting til dette detaljnivået. Gjør det i to til tre uker og se deretter resultatene.

Kjenn verdien av arbeidet ditt

Den andre delen av 80-20-analysen kan være vanskeligere. For noen emner har du harde indikatorer, for eksempel den effektive dagsprisen du belaster en kunde. I andre tilfeller er det uklart hvilken verdi ulike oppgaver faktisk skaper.

Det er tross alt ikke bare penger å vurdere. Noen aktiviteter vil hjelpe deg med å øke merkevarebevisstheten din, forbedre ferdighetene dine eller forbedre helsen din. Gjør ditt beste for å evaluere effekten du kan oppnå med de forskjellige oppgavene på listen din. Bruk de samme prinsippene som når du prioriterer daglig.

Identifiser Paretos 80% med mindre merverdi

Basert på ovenstående bør du nå ha en liste over alle oppgavene dine, sammen med tidsbruk og verdiskapt. Enten gjennom analyse eller fra et intuitivt estimat.

Du beregner nå forholdet mellom innsats og nytte: bare del verdien med tiden brukt. Nå sorterer du hele listen etter denne verdien med de høyeste forholdstallene øverst. Som et siste trinn starter du nederst på listen og legger sammen all brukt tid. Når dette tallet når 80% av tiden din, tegner du en linje.

Alt under denne linjen er dine laveste 80. Dette er den typen ting som hindrer deg i å skape mer verdi og bli mer vellykket. Lang historie kort, dette er tingene du ikke bør gjøre lenger. Se nøye på dem og spør deg selv: Hvordan blir jeg kvitt dette?

Hvordan eliminere 80% fra Pareto-prinsippet

Det viser seg at det er seks hovedstrategier for å følge Paretos lov og eliminere arbeid med lav verdi.

Bare ikke gjør det

Noen oppgaver kan ganske enkelt utelates. De produserer så lite verdi at du ikke skjønner det uansett. Stopp det med en gang.

Forenkle

Noen ganger er årsaken til ekstra tidsforpliktelse graden av kompleksitet. Enten oppgaven eller måten du utfører på er for komplisert. Spør deg selv om det er en enklere måte å nå dine mål. Husk at produktivitet aldri handler om selve arbeidet. Alt handler om produksjonen du produserer. Så, er det en måte å bruke et bedre verktøy på? Kan du fjerne noen trinn eller deloppgaver uten å kompromittere resultatene? Er alle relasjoner med andre mennesker virkelig nødvendige? Eller er det unødvendig organisatorisk innhenting som du kan ignorere?

Automatiser

Hvis du må utføre en oppgave ofte, se alltid etter måter å automatisere den på. Det er bedre å investere en dag eller mer i å automatisere en oppgave enn å jobbe med den en time hver dag. Teknikkyndige folk har en fordel her, selvfølgelig. Likevel, selv om du ikke er en koder, er det muligheter for å bruke no-code miljøer for i det minste å automatisere de enklere oppgavene. Og du kan alltid be andre om å automatisere for deg, spesielt når du ser hvor mye merverdi dette kan være for deg.

Delegat

Noen av oppgavene med lav til middels verdi kan delegeres. Du trenger ikke gjøre alt selv. I stedet kan du fokusere på de viktigste aspektene ved disse oppgavene. Å sette og definere mål og generell retning for et prosjekt gir større verdi enn å faktisk gjøre det. Ledelse og resultatstyring har også større gjennomslagskraft enn å bli ledet. Bruk delegering der du kan. Hvis du ikke har delegater, tenk på kreative måter å delegere sidelengs eller til og med oppover. Gi et effektivt oppfølgings- eller prosjektstyringssystem.

Reduser intensiteten på arbeidet

Noen lavverdioppgaver kan være det vi kaller «uendelige oppgaver». Disse oppgavene kan i hovedsak aldri fullføres fordi de ikke har noe mål. Ofte dukker de opp i kreativt eller konseptuelt arbeid der det ikke er definert noe klart resultat.

Sett et klart mål for denne typen oppgaver for å virkelig vite når du er ferdig. Hvis du ikke klarer å definere utfallet, sett et budsjett og hold deg til det. Sett budsjettet lavt nok til at innsatsen du legger ned i det samsvarer med verdien oppgaven kan skape. Det er viktig å jobbe med tidsbegrensninger på denne typen oppgaver.

Nøy deg med gode nok løsninger: 80% perfeksjon

80/20 verdifordelingen av Paretos lov gjelder ikke bare for arbeidet ditt som helhet, men også for hver enkelt oppgave i seg selv. Hvis du kan komme overens med en 80%-er-god nok-løsning for alle oppgavene dine med lav verdi, kan du allerede kutte nesten to tredjedeler av arbeidsmengden. (80% fra 80% er 64%). Tenk på det: du trenger ikke engang å slutte å gjøre noe. Du er bare fornøyd med litt mindre perfeksjon på de oppgavene som uansett skaper liten verdi. Dette trinnet alene kan spare deg for mer enn fem ekstra timer i en 40-timers arbeidsuke.

Hva skal man gjøre med den ekstra fritiden?

Hvis du er grundig med 80/20-analysen din og kan trekke konsekvensene av den, vil du ha mye fritid. Disse kan lett legge opp til flere timer om dagen. Hvordan bruker du dette?

Doble innsatsen din på de verdifulle tingene

Et enkelt neste trinn er å doble dine verdifulle oppgaver. Gjør flere av tingene som gjør deg vellykket. Dette vil gi deg et løft i produktivitet og suksess. Du må imidlertid innse at dette på et tidspunkt vil ha avtagende avkastning.

Gjør de viktige tingene bedre

Du bør også bruke noe av den nylig tilgjengelige tiden til å forbedre kvaliteten på å utføre de viktigste oppgavene dine. Invester litt mer tid i det så viktige pitchet for et nytt prosjekt. Sørg for at du tar den samtalen med begge hender som kan ta deg til et nytt karrierenivå. Forbered deg bedre på lønnsforhandlinger med sjefen din. Noen ganger kan en enkelt oppgave ha en enorm effekt på din generelle suksess. Du må sørge for å gjøre det enda bedre.

Reduser arbeidsmengden for å ha mer tid til andre aspekter av livet ditt

Til slutt, et viktig aspekt er å kunne redusere arbeidsmengden. Dette gjelder spesielt hvis du er veldig overarbeidet. Ved å redusere arbeidsmengden kan du holde interessene dine utenfor hobbyer, familie og venner.

Bruk fritiden til å oppdage nye ideer og muligheter

Den fjerde og for mange mest givende muligheten er å bruke litt av den frigjorte tiden til å utforske nye ideer og muligheter. Start din egen virksomhet eller naboprosjekt som du har tenkt på i et år. Delta i nettverksarrangementer og få kontakt med nye mennesker. Lær en ny ferdighet eller invester en time i uken i selvrefleksjon. Livet ditt kan bli mer fargerikt og givende ettersom du øker sjansene dine.

Få mest mulig ut av Pareto-prinsippet

Et faktum som mange ikke legger merke til er dette: varene i topp 20 prosent følger også en 80:20-fordeling. Dette betyr at når du er ferdig med å fokusere på oppgavene som skaper mest verdi, kan du øke effektiviteten igjen ved å utføre en ekstra 80-20 analyse på disse topp 20.

Dette betyr at du trenger å fokusere på bare fire prosent av tingene du vanligvis gjorde før. Hvis du gjør dette, kan du oppnå nesten to tredjedeler av resultatene med mindre enn fem prosent av innsatsen. Effektiviteten din vil være 16 ganger så stor.

Tenk deg hvor mye bedre du ville prestert hvis du kun kunne fokusere på disse fagene. Du kan bruke mye tid og energi på mer produktiv bruk.

Dette kan selvsagt gjentas om og om igjen. Prinsippet forklarer også de enorme forskjellene mellom mennesker i deres effektivitet. Noen mennesker fokuserer naturligvis bare på de emnene som genererer mest verdi. Resten ignorerer eller delegerer de.

Hvis du ønsker å øke suksessen din, kom i gang ved å analysere arbeidet ditt nå!

Kilder inkludert Forbes (link), Førtitre (link), Mark Manson (link), Tony Robbins (link)