Guide: Appliquez le principe de Pareto ou la règle des 80/20 dans votre vie

Vous connaissez le principe de Pareto ou la règle des 80-20, n'est-ce pas? C'est l'un des modèles mentaux les plus puissants pour avancer plus vite dans la vie. Si vous comprenez et appliquez le principe de Pareto dans votre vie, vous pouvez augmenter votre efficacité. Cela peut amener votre succès à un tout autre niveau. Bien que le principe soit très simple, il est parfois difficile à appliquer.

Il faut une certaine dose de courage et de confiance pour faire tapis sur la ligne 80-20. Mais les récompenses en valent la peine. Poursuivez votre lecture pour améliorer vos compétences afin d'appliquer le principe de pareto dans votre travail et votre vie. C'est l'un des moyens les plus puissants de regarder presque tout au monde.

Ceci est un guide étape par étape, un guide où nous montrons:

• Pourquoi est-ce important
• Comment faire une analyse 80-20
• Comment éliminer le bas 80%
• Que faire avec le temps libre supplémentaire.

Quel est le principe de Pareto dans la vie?

Le principe de Pareto stipule que dans de très nombreux cas, 80% de la valeur provient de 20% de l'entrée. Le principe est nommé d'après l'économiste italien Vilfredo Pareto qui a constaté que 80% du pays en Italie était détenu par seulement 20% de la population. C'était le résultat du développement du concept statistique de la distribution de pareto.

Plus tard dans les années 1940, le consultant en management roumain-américain a appliqué Joseph M. Juran cette division s'applique à la gestion de la qualité. Réalisé que 80% des problèmes de qualité peut être résolu par 20% des problèmes. En d'autres termes, en tant que responsable qualité, vous ne pouvez travailler que sur 20% de vos tâches pour atteindre un pic de qualité de 80%. D'autres chercheurs ont découvert plus tard que des distributions comparables peuvent être appliquées dans de nombreux domaines. Depuis, le principe de ces distributions inégales a été appliqué à toutes sortes de domaines. Pensez au sport, à la collecte de fonds ou à la santé au travail.

Surtout, le principe de Pareto a eu un impact énorme sur la gestion de projet et productivité. L'expérience le montre: la valeur des tâches est une extension d'une certaine forme de distribution pareto. En d'autres termes: "Toutes les tâches ne sont pas créées égales".

La règle 80-20 s'applique-t-elle toujours?

La distribution n'est pas toujours exactement de 80 à 20, mais le message est clair: la plupart des choses dans la vie ont une distribution tellement biaisée et le principe de pareto s'applique. De plus, que la distribution soit 80/20, 75/25 ou 90/10, cela ne fait de toute façon pas une grande différence pratique. Nous supposons donc 80/20 comme ligne directrice.

Très probablement, votre expérience pratique et votre bon sens le démontreront également. Parfois, quelques petites choses peuvent faire une grande différence. Alors qu'à d'autres moments vous travaillez des heures ou des jours sans faire beaucoup de progrès. Certaines tâches créent simplement beaucoup plus de valeur que d'autres.

Comment le principe de Pareto affecte-t-il votre vie et votre travail?

Lorsque vous appliquez le principe de Pareto à votre vie personnelle, cela a plusieurs implications:

• 20% de vos tâches créent 80% de la valeur
• 20% de vos amis fournissent 80% de votre joie
• 20% de vos projets assurent 80% de votre réussite
• 20 pour cent de l'effort pour chaque tâche donne 80 pour cent de qualité
• vous pouvez créer 80% de vos revenus avec 20% à partir de votre travail ou de vos clients

Cela semble fascinant? Sûrement! Ceci, bien sûr, conduit à la conclusion pratique de devoir se concentrer sur le 20% de votre travail de la plus haute valeur. Vous pouvez alors utiliser le temps restant de manière plus judicieuse. Mais comment y parvenir?

Comment faire une analyse 80-20

Déterminer votre travail le plus précieux n'est pas toujours facile. Si vous n'avez jamais effectué d'analyse 80-20, vous pouvez être le premier à suivre votre intuition. Vous pouvez vous sentir bien dans vos tâches les plus chronophages et à faible contribution. Commencez par dresser une liste de ces tâches. Nous en aurons besoin plus tard pour décider comment y faire face.

Soyez transparent sur votre temps passé

Pour vraiment faire un bond en avant, vous avez besoin de plus de transparence. Trop souvent, notre esprit nous trompe et nous sommes biaisés par nos goûts et nos aversions si nous ne suivons que notre intuition. Par conséquent, nous devons équilibrer l'intuition avec une recherche et une analyse minutieuses. Tout commence par la transparence. Vous devez savoir comment vous dépensez votre.

Suivez votre engagement en temps sur une période de 2 à 3 semaines. Vous pouvez utiliser une application de suivi du temps ou une simple feuille de calcul. Il s'agit de suivre TOUT et de le faire avec suffisamment de détails. Ce niveau de suivi détaillé vous prendra un certain temps. Mais c'est un investissement dans votre avenir. Pensez-y comme une affectation temporaire. Il n'est pas toujours nécessaire de réduire les choses à ce niveau de détail. Faites-le pendant deux à trois semaines, puis regardez les résultats.

Connaissez la valeur de votre travail

L'autre partie de l'analyse 80-20 peut être plus délicate. Pour certains sujets, vous avez des indicateurs concrets, tels que le taux quotidien effectif que vous facturez à un client. Dans d'autres cas, la valeur que les différentes tâches créent réellement n'est pas claire.

Après tout, ce n'est pas seulement de l'argent avec lequel il faut compter. Certaines activités vous aident à accroître la notoriété de votre marque, à améliorer vos compétences ou votre santé. Faites de votre mieux pour évaluer l'effet que vous pouvez obtenir avec les différentes tâches de votre liste. Appliquez les mêmes principes que lors de l'établissement des priorités quotidiennes.

Identifier le 80% de Pareto à moindre valeur ajoutée

Sur la base de ce qui précède, vous devriez maintenant avoir une liste de toutes vos tâches, avec le temps passé et la valeur créée. Soit par analyse, soit à partir d'une estimation intuitive.

Vous calculez maintenant le rapport effort-bénéfice: il vous suffit de diviser la valeur par le temps passé. Maintenant, vous triez la liste entière par cette valeur avec les ratios les plus élevés en haut. Dans une dernière étape, vous commencez par le bas de la liste et additionnez tout le temps passé. Une fois que ce nombre atteint 80% de votre temps, tracez une ligne.

Tout ce qui se trouve en dessous de cette ligne est votre plus bas 80. C'est le genre de chose qui vous empêche de créer plus de valeur et de réussir. En bref, ce sont des choses que vous ne devriez plus faire. Regardez-les attentivement et demandez-vous: comment puis-je m'en débarrasser?

Comment éliminer le 80% du principe de Pareto

Il s'avère qu'il existe six stratégies principales pour suivre la loi de Pareto et éliminer le travail à faible valeur ajoutée.

Ne le fais pas

Certaines tâches peuvent simplement être omises. Ils produisent si peu de valeur que vous ne vous en rendez pas compte de toute façon. Arrêtez immédiatement.

Simplifier

Parfois, la raison de l'engagement de temps supplémentaire est le degré de complexité. Soit la tâche à accomplir, soit la façon dont vous effectuez est trop compliquée. Demandez-vous s'il existe un moyen plus simple d'atteindre vos objectifs. N'oubliez pas: la productivité ne concerne jamais le travail lui-même. Tout dépend de la sortie que vous produisez. Alors, y a-t-il un moyen d'utiliser un meilleur outil? Pouvez-vous supprimer certaines étapes ou sous-tâches sans compromettre les résultats? Toutes les relations avec les autres sont-elles vraiment nécessaires? Ou est-ce un rattrapage organisationnel inutile que vous pourriez ignorer?

Automatiser

Si vous devez effectuer une tâche souvent, recherchez toujours des moyens de l’automatiser. Il est préférable d'investir une journée ou plus dans l'automatisation d'une tâche plutôt que d'y travailler une heure chaque jour. Bien sûr, les gens avertis en technologie ont un avantage ici. Néanmoins, même si vous ne pouvez pas programmer, il existe des options pour utiliser des environnements sans code pour automatiser au moins les tâches les plus simples. Et vous pouvez toujours demander à d'autres de s'automatiser pour vous, surtout lorsque vous voyez à quel point cela peut être une valeur ajoutée pour vous.

Déléguer

Certaines des tâches de valeur faible à moyenne peuvent être déléguées. Vous n'êtes pas obligé de tout faire vous-même. Au lieu de cela, vous pouvez vous concentrer sur les aspects les plus importants de ces tâches. L'établissement et la définition des objectifs et de l'orientation générale d'un projet rapportent plus de valeur que de le faire réellement. Le leadership et la gestion du rendement ont également un impact plus important que le fait d'être dirigé. Utilisez la délégation partout où vous le pouvez. Si vous n'avez pas de délégués, pensez à des façons créatives de déléguer sur le côté ou même à l'étage. Fournir un système de suivi ou de gestion de projet efficace.

Réduisez l'intensité du travail

Certaines tâches de faible valeur peuvent être ce que nous appelons des «tâches infinies». Essentiellement, ces tâches ne peuvent jamais être accomplies parce qu'elles n'ont aucun but. Souvent, ils apparaissent dans des œuvres créatives ou conceptuelles pour lesquelles aucun résultat clair n'a été défini.

Fixez un objectif clair pour ces types de tâches afin de savoir vraiment quand vous avez terminé. Si vous ne pouvez pas définir clairement le résultat, définissez un budget et respectez-le. Définissez le budget suffisamment bas pour que l'effort que vous y consacrez corresponde à la valeur que la tâche peut créer. Il est essentiel de travailler avec des contraintes de temps sur ces types de tâches.

Optez pour des solutions suffisamment bonnes: la perfection 80%

La distribution des valeurs 80/20 de la loi de Pareto s'applique non seulement à votre travail dans son ensemble, mais également à chaque tâche individuelle elle-même. Si vous pouvez vous entendre avec une solution 80% est assez bonne pour toutes vos tâches de faible valeur, vous pourriez réduire près des deux tiers de votre charge de travail. (80% de 80% est 64%). Pensez-y: vous n'avez même pas besoin d'arrêter de faire quoi que ce soit. Vous vous contentez d'un peu moins de perfection sur les tâches qui créent de toute façon peu de valeur. Cette étape à elle seule peut vous donner plus de cinq heures supplémentaires par semaine de travail de 40 heures.

Que faire du temps libre supplémentaire?

Si vous êtes minutieux dans votre analyse 80/20 et pouvez en tirer les conséquences, vous avez beaucoup de temps libre. Celles-ci peuvent facilement s'additionner jusqu'à plusieurs heures par jour. Comment en faites-vous usage?

Doublez vos efforts sur les objets de valeur

Une prochaine étape facile consiste à doubler vos précieuses tâches. Faites plus de choses qui vous font réussir. Cela vous donne une augmentation de la productivité et du succès. Cependant, vous devez vous rendre compte qu'à un moment donné, cela aura des rendements décroissants.

Faites mieux les choses importantes

Vous devez également utiliser une partie du temps nouvellement disponible pour améliorer la qualité de l'exécution de vos tâches les plus importantes. Investissez un peu plus de temps dans ce pitch très important pour un nouveau projet. Assurez-vous de saisir cette conversation à deux mains qui peut vous amener à un nouveau niveau de carrière. Préparez-vous mieux aux négociations salariales avec votre patron. Parfois, une seule tâche peut avoir un effet énorme sur votre réussite globale. Vous devez vous assurer de le faire encore mieux.

Réduisez votre charge de travail pour avoir plus de temps pour d'autres aspects de votre vie

Enfin, un aspect important est de pouvoir réduire votre charge de travail. Cela est particulièrement vrai si vous êtes très surchargé de travail. En réduisant votre charge de travail, vous pouvez étendre vos intérêts au-delà de vos loisirs, de votre famille et de vos amis.

Profitez du temps libre pour découvrir de nouvelles idées et opportunités

La quatrième et la plus gratifiante opportunité pour beaucoup est d'utiliser une partie du temps libre pour explorer de nouvelles idées et opportunités. Démarrez votre propre entreprise ou projet à côté, auquel vous avez pensé pendant un an. Participez à des événements de réseautage et connectez-vous avec de nouvelles personnes. Apprenez une nouvelle compétence ou investissez une heure par semaine réflexion sur soi. Votre vie peut devenir plus colorée et enrichissante à mesure que vous augmentez vos opportunités.

Tirez le meilleur parti du principe de Pareto

Un fait que beaucoup de gens ne remarquent pas est le suivant: les éléments de vos 20% supérieurs suivent également une distribution 80:20. Cela signifie que lorsque vous avez terminé de vous concentrer sur les tâches qui créent le plus de valeur, vous pouvez à nouveau augmenter votre efficacité en exécutant une analyse 80-20 supplémentaire sur ces 20 premiers.

Cela signifie que vous ne devriez vous concentrer que sur quatre pour cent des choses que vous faisiez normalement auparavant. Si vous faites cela, vous pouvez obtenir près des deux tiers des résultats avec moins de cinq pour cent de l'effort. Votre efficacité serait 16 fois.

Imaginez combien vous feriez mieux si vous ne pouviez vous concentrer que sur ces sujets. Vous pouvez consacrer beaucoup de temps et d'énergie à une utilisation plus productive.

Cela peut bien sûr être répété encore et encore. Le principe explique également les énormes différences entre les personnes quant à leur efficacité. Certaines personnes se concentrent naturellement uniquement sur les sujets qui génèrent le plus de valeur. Le reste, ils ignorent ou délèguent.

Si vous souhaitez booster votre succès, commencez par analyser votre travail dès maintenant!

Sources dont Forbes (lien), Quarante trois (lien), Mark Manson (lien), Tony Robbins (lien)