Du kender Pareto-princippet eller 80-20-reglen, ikke? Det er en af de mest kraftfulde mentale modeller til at komme hurtigere frem i livet. At forstå og anvende Pareto-princippet i dit liv vil hjælpe dig med at øge din effektivitet. Det kan tage din succes til et helt nyt niveau. Selvom princippet er meget enkelt, er det nogle gange svært at anvende.
Det kræver en vis portion mod og selvtillid at gå all in på 80-20-reglen. Men belønningen er det værd. Læs videre for at forbedre dine færdigheder til at anvende pareto-princippet i dit arbejde og liv. Det er en af de mest kraftfulde måder at se på næsten alt i verden.
Dette er en trin for trin guide, en tutorial, hvor vi viser:
- Hvorfor det betyder noget
- Sådan laver du en 80-20 analyse
- Sådan fjerner du den nederste 80%
- Hvad skal man gøre med den ekstra fritid.
Hvad er Pareto-princippet i livet?
Pareto-princippet siger, at i mange tilfælde kommer 80% af værdien fra 20% af inputtet. Princippet er opkaldt efter den italienske økonom Vilfredo Pareto som opdagede, at 80% af jorden i Italien var ejet af kun 20% af befolkningen. Dette var resultatet af udviklingen af det statistiske koncept for Pareto-fordelingen.
Senere i 1940'erne, den rumænsk-amerikanske ledelseskonsulent Joseph M. Juran denne opdeling til kvalitetsstyring. Han indså, at 80% af kvalitetsproblemerne kan løses med 20% af problemerne. Med andre ord kan du som kvalitetschef kun arbejde på 20% af dine opgaver for at nå et kvalitetstop på 80%. Andre forskere opdagede senere, at lignende fordelinger kan anvendes på alle mulige områder. Siden da er princippet om disse ulige fordelinger blevet anvendt på alle slags områder. Tænk på sport, fundraising eller sundhed på arbejdet.
Frem for alt havde Pareto-princippet en enorm indflydelse på projektledelse og personlig produktivitet. Erfaringen viser, at værdien af opgaver ligger i forlængelse af en eller anden form for Pareto-distribution. Med andre ord: "Ikke alle opgaver er skabt lige".
Gælder 80-20 reglen altid?
Fordelingen er ikke altid lige 80 til 20, men budskabet er klart: De fleste ting i livet har sådan en skæv fordeling, og Pareto-princippet gælder. Desuden gør om fordelingen er 80/20 eller 75/25 eller 90/10 alligevel ingen stor praktisk forskel. Vi bruger derfor 80/20 som rettesnor.
Mest sandsynligt vil din praktiske erfaring og sunde fornuft også bevise dette. Nogle gange kan et par små ting gøre en stor forskel. Mens du på andre tidspunkter arbejder i timer eller dage uden at gøre store fremskridt. Nogle opgaver skaber bare meget mere værdi end andre.
Hvordan påvirker Pareto-princippet dit liv og dit arbejde?
Når du anvender Pareto-princippet på dit personlige liv, har det flere implikationer:
- 20 procent af dine opgaver skaber 80 procent af værdien
- 20 procent af dine venner giver 80 procent af din glæde
- 20 procent af dine projekter giver 80 procent af din succes
- 20 procent af indsatsen giver 80 procent kvalitet på hver opgave
- du kan skabe 80 procent af din indkomst med 20% fra dit arbejde eller dine kunder
Lyder det fascinerende? Sikkert! Dette fører selvfølgelig til den praktiske konklusion, at du skal fokusere på 20% af dit arbejde med den højeste værdi. Du kan så bruge den resterende tid mere fornuftigt. Men hvordan gør man det?
Sådan laver du en 80-20 analyse
Det er ikke altid nemt at finde ud af dit mest værdifulde arbejde. Hvis du aldrig har lavet en 80-20 analyse før, er det første du kan gøre at følge din intuition. Du kan have det godt med dine mest tidskrævende og lavt bidragskrævende opgaver. Start med at lave en liste over disse opgaver. Vi får brug for disse senere for at beslutte, hvordan vi skal håndtere dem.
Vær gennemsigtig omkring din tidsforbrug
For virkelig at tage et spring fremad, har du brug for mere gennemsigtighed. Vores sind narre os for ofte, og vi er forudindtaget af vores sympatier og antipatier, hvis vi kun følger vores intuition. Det er derfor, vi er nødt til at balancere intuition med nogle omhyggelige undersøgelser og analyser. Det hele starter med gennemsigtighed. Du skal vide, hvordan du bruger dine penge.
Guide - Anvend Pareto-princippet eller 80/20-reglen i dit liv - vær gennemsigtig omkring den tid, du bruger på hvad. (billede.)
Følg din tidsforpligtelse over en periode på 2-3 uger. Du kan bruge en tidsregistreringsapp eller et simpelt regneark. Det handler om at følge med i ALT og gøre det tilstrækkeligt detaljeret. At holde dette detaljeringsniveau vil koste dig noget tid. Men det er en investering i din fremtid. Tænk på det som en midlertidig opgave. Du behøver ikke altid at reducere tingene til denne detaljegrad. Gør det i to til tre uger og se derefter resultaterne.
Kend værdien af dit arbejde
Den anden del af 80-20-analysen kan være sværere. For nogle emner har du hårde indikatorer, såsom den effektive dagspris, du opkræver en kunde. I andre tilfælde er det ikke klart, hvilken værdi forskellige opgaver faktisk skaber.
Det er trods alt ikke kun penge, der skal tages i betragtning. Nogle aktiviteter vil hjælpe dig med at øge din brandbevidsthed, forbedre dine færdigheder eller forbedre dit helbred. Gør dit bedste for at evaluere den effekt, du kan opnå med de forskellige opgaver på din liste. Anvend de samme principper, som når du prioriterer dagligt.
Identificer Paretos 80% med mindre merværdi
Baseret på ovenstående skulle du nu have en liste over alle dine opgaver sammen med den tid, der er brugt og den værdi, der er skabt. Enten gennem analyse eller fra et intuitivt skøn.
Du beregner nu forholdet mellem indsats og udbytte: divider blot værdien med den brugte tid. Nu sorterer du hele listen efter denne værdi med de højeste forhold øverst. Som et sidste trin skal du starte nederst på listen og lægge al den brugte tid sammen. Når dette tal rammer 80% af din tid, skal du tegne en streg.
Alt under denne linje er dine laveste 80. Det er den slags ting, der forhindrer dig i at skabe mere værdi og blive mere succesfuld. Lang historie kort, det er de ting, du ikke burde gøre mere. Se omhyggeligt på dem og spørg dig selv: Hvordan slipper jeg af med dette?
Sådan fjerner du 80% fra Pareto-princippet
Det viser sig, at der er seks hovedstrategier til at følge Paretos lov og eliminere lavværdiarbejde.
Bare lad være
Nogle opgaver kan simpelthen udelades. De producerer så lidt værdi, at du alligevel ikke er klar over det. Stop det med det samme.
Forenkle
Nogle gange er årsagen til ekstra tidsforpligtelse graden af kompleksitet. Enten er opgaven for hånden eller måden, du udfører på, for kompliceret. Spørg dig selv, om der er en nemmere måde at nå dine mål på. Husk, at produktivitet aldrig handler om selve arbejdet. Det handler om det output, du producerer. Så er der en måde at bruge et bedre værktøj på? Kan du fjerne nogle trin eller underopgaver uden at kompromittere resultaterne? Er alle relationer med andre mennesker virkelig nødvendige? Eller er det unødvendigt organisatorisk indhentning, som du kunne ignorere?
Automatisere
Hvis du ofte skal udføre en opgave, skal du altid lede efter måder at automatisere den på. Det er bedre at investere en dag eller mere i at automatisere en opgave end at arbejde på den i en time hver dag. Teknikkyndige mennesker har selvfølgelig en fordel her. Ikke desto mindre, selvom du ikke er en koder, er der muligheder for at bruge no-code miljøer til i det mindste at automatisere de enklere opgaver. Og du kan altid bede andre om at automatisere for dig, især når du ser, hvor stor merværdi dette kan være for dig.
Delegeret
Nogle af opgaver med lav til mellem værdi kan uddelegeres. Du behøver ikke gøre alt selv. I stedet kan du fokusere på de vigtigste aspekter af disse opgaver. At sætte og definere målene og den overordnede retning for et projekt giver større værdi end faktisk at gøre det. Ledelse og præstationsledelse har også større indflydelse end at blive ledet. Brug delegation, hvor du kan. Hvis du ikke har delegerede, kan du finde på kreative måder at delegere sidelæns eller endda opad på. Sørg for et effektivt opfølgnings- eller projektstyringssystem.
Reducer intensiteten af arbejdet
Nogle lavværdiopgaver kan være, hvad vi kalder "uendelige opgaver". Disse opgaver kan i det væsentlige aldrig fuldføres, fordi de ikke har noget mål. Ofte optræder de i kreativt eller konceptuelt arbejde, hvor der ikke er defineret et klart resultat.
Sæt et klart mål for disse typer opgaver for virkelig at vide, hvornår du er færdig. Hvis du ikke klart kan definere resultatet, så sæt et budget og hold dig til det. Sæt budgettet lavt nok, så den indsats du lægger i det matcher den værdi opgaven kan skabe. Det er vigtigt at arbejde med tidsbegrænsninger på denne type opgaver.
Nøj dig med gode nok løsninger: 80% perfektion
80/20 værdifordelingen af Paretos lov gælder ikke kun for dit arbejde som helhed, men også for hver enkelt opgave i sig selv. Hvis du kan klare dig med en 80%-er-god-nok-løsning til alle dine opgaver med lav værdi, kan du allerede skære næsten to tredjedele af din arbejdsbyrde. (80% fra 80% er 64%). Tænk over det: du behøver ikke engang at stoppe med at gøre noget. Du er kun tilfreds med lidt mindre perfektion på de opgaver, der alligevel skaber ringe værdi. Alene dette trin kan spare dig for mere end fem ekstra timer på en 40-timers arbejdsuge.
Hvad skal man gøre med den ekstra fritid?
Hvis du er grundig med din 80/20-analyse og kan drage konsekvenserne af den, får du en masse fritid. Disse kan nemt tilføje op til flere timer om dagen. Hvordan bruger du dette?
Fordoble din indsats på de værdifulde ting
Et nemt næste skridt er at fordoble dine værdifulde opgaver. Gør flere af de ting, der gør dig succesfuld. Dette vil give dig et løft i produktivitet og succes. Du skal dog indse, at dette på et tidspunkt vil have et faldende afkast.
Gør de vigtige ting bedre
Du bør også bruge noget af den nyligt tilgængelige tid til at forbedre kvaliteten af udførelsen af dine vigtigste opgaver. Invester lidt mere tid i det altafgørende pitch til et nyt projekt. Sørg for at tage fat i den samtale med begge hænder, der kan tage dig til et nyt karriereniveau. Forbered dig bedre på lønforhandlinger med din chef. Nogle gange kan en enkelt opgave have en enorm effekt på din samlede succes. Du skal sørge for at gøre det endnu bedre.
Reducer din arbejdsbyrde for at få mere tid til andre aspekter af dit liv
Endelig er et vigtigt aspekt at kunne reducere din arbejdsbyrde. Dette gælder især, hvis du er meget overanstrengt. Ved at reducere din arbejdsbyrde kan du holde dine interesser uden for dine hobbyer, familie og venner.
Brug fritiden til at opdage nye ideer og muligheder
Den fjerde og for mange mest givende mulighed er at bruge noget af den frigjorte tid til at udforske nye ideer og muligheder. Start din egen forretning eller projekt ved siden af, som du har tænkt på i et år. Deltag i netværksarrangementer og få kontakt med nye mennesker. Lær en ny færdighed eller invester en time om ugen i selv reflektion. Dit liv kan blive mere farverigt og givende, efterhånden som du øger dine chancer.
Få mest muligt ud af Pareto-princippet
En kendsgerning, som mange mennesker ikke lægger mærke til, er dette: elementerne i dine top 20 procent følger også en 80:20-fordeling. Det betyder, at når du er færdig med at fokusere på de opgaver, der skaber mest værdi, kan du øge din effektivitet igen ved at udføre en yderligere 80-20 analyse på disse top 20.
Det betyder, at du kun skal fokusere på fire procent af de ting, du normalt gjorde før. Hvis du gør dette, kan du opnå næsten to tredjedele af resultaterne med mindre end fem procent af indsatsen. Din effektivitet ville være 16 gange så stor.
Forestil dig, hvor meget bedre du ville præstere, hvis du kun kunne fokusere på disse emner. Du kan bruge meget tid og energi på mere produktiv brug.
Dette kan selvfølgelig gentages igen og igen. Princippet forklarer også de enorme forskelle mellem mennesker i deres effektivitet. Nogle mennesker fokuserer naturligvis kun på de emner, der genererer mest værdi. Resten ignorerer eller uddelegerer de.
Hvis du vil booste din succes, så kom i gang med at analysere dit arbejde nu!
Kilder, herunder Forbes (link), Treogfyrre (link), Mark Manson (link), Tony Robbins (link)
