Als mensen proberen we voortdurend te evolueren in elk aspect van ons leven. Om diezelfde reden zoeken we vaak actief naar nieuwe manieren om efficiënter en wendbaarder te worden. Nou, dit is zeker van toepassing in ons professionele leven, waar we met veel dingen tegelijkertijd moeten blijven jongleren. Hier is vaak met name belangrijk je tijd zo effectief mogelijk te beheren en hiervoor hanteren veel professionals en effectiviteit liefhebbers: de pomodoro techniek.
Deze techniek werd voor het eerst geïntroduceerd als een productiviteitshack door de Franse universiteitsstudent Francesco Cirillo in de jaren ’80. Bij de Pomodoro techniek is het hele dagschema opgedeeld in korte sessies, inclusief voldoende tijd om weer op te frissen en de focus op het werk terug te krijgen.
Wat is de Pomodoro techniek?
De Pomodoro techniek is een tijdmanagement- en productiviteitshack die tot doel heeft de blootstelling aan afleiding tijdens het werk te verminderen. Het verdeelt je hele dagschema in sessies van 30 minuten waarin 25 minuten wordt toegewezen voor werk en de resterende 5 minuten om je focus terug te krijgen.
Francesco Cirillo vond deze techniek uit toen hij het moeilijk vond om zich tijdens het eerste jaar van zijn studie op zijn studie te concentreren. Hij besloot toen om een kookwekker in de vorm van een tomaat te nemen en deze in eerste instantie in te stellen op 10 minuten. In die 10 minuten concentreerde hij zich volledig op zijn studie zonder aan iets anders te denken en het werkte heel goed voor hem. Hij ontdekte dat het op deze manier veel gemakkelijker voor hem was om zonder afleiding bezig te blijven met zijn werk waarbij hij korte pauzes nam om weer gefocust te worden.
Cirillo experimenteerde verder met deze techniek en creëerde een solide raamwerk. Omdat hij aanvankelijk een timer in de vorm van een tomaat gebruikte, noemde hij deze de Pomodoro-techniek (Pomodoro is het Italiaanse woord voor Tomaat).
Binnen het gedefinieerde kader nam hij 25 minuten als Pomodoro, gevolgd door 5 minuten korte pauze.
Op deze manier wordt het gemakkelijker om gefocust te blijven op je taak, met toewijding te werken en ook nog eens de kansen op een burn-out te verkleinen.
Hoe kun je de Pomodoro-routine effectief implementeren?
Het vasthouden aan de Pomodoro-routine is niet moeilijk; je hoeft alleen maar vastberaden te blijven, waar je je focus tijdens elke Pomodoro-werksessie van 25 minuten alleen op die ene belangrijke taak moet richten.
Hier zijn een paar dingen die je moet volgen om jouw pomodoro-techniek te laten werken en eigen te maken.
1. Maak een takenlijst en verdeel je taken in categorieën
In deze stap moet je een takenlijst maken met de dingen die je binnen een bepaald tijdsbestek wilt bereiken. Verdere categoriseer je al jouw taken op basis van de complexiteit. Hierna kun je bijvoorbeeld alle eenvoudige taken in één Pomodoro-sessie stoppen om daarmee ook plotselinge afleidingen te verminderen.
TIP: Probeer een dag van tevoren een to-do-lijst te maken om de volgende dag tijd te besparen en jezelf mentaal voor te bereiden op toekomstige uitdagingen, terwijl je je werk van die dag aan gaat pakken.
2. Stel je Pomodoro-timer in om te rinkelen na 25 minuten
Het voornaamste gedeelte: stel een timer in op 25 minuten en concentreer je volledig op de taak die voor je ligt. Laat je geest gedurende deze tijd niet de baas worden door plotselinge taken of meldingen op sociale media totdat de Pomodoro gaat. Het is een kwestie van gewenning, maar na verloop van tijd zal je zien dat je geconcentreerder wordt en ook steeds minder “uitkijkt” naar o.a. je social-media “pauzes”.
Belangrijk: de communicatie tijdens jouw Pomodoro-sessies moet je tot een minimum te beperken, tenzij het echt heel erg dringend is. Als je de sessie moet onderbreken, neem dan je 5 minuten pauze en begin vervolgens met een nieuwe Pomodoro om de verloren minuten (en focus) te compenseren.
3. Neem een korte pauze van 5 minuten na een succesvolle pomodoro-sessie
Als je eenmaal een Pomodoro-sessie hebt voltooid, neem dan een (welverdiende) korte pauze van 5 minuten om je geest te verfrissen voor de volgende ronde, dit stimuleert tevens je creativiteit. Noteer de dingen die je de afgelopen 25 minuten hebt gedaan om je voortgang bij te houden.
Tip: Gebruik deze tijd om jezelf te rehydrateren en check je zo nu en dan tijdens deze pauzes je inbox(en) om geen essentiële updates te missen.
4. Neem een langere pauze na vier succesvolle Pomodoro’s
Zodra je vier Pomodoros hebt bereikt, d.w.z. 100 minuten ononderbroken werk, kun je jezelf belonen met een langere pauze van ongeveer 15 – 20 minuten voordat je weer aan het werk gaat.
Tip: Probeer tijdens zo’n interval eens te gaan lopen, doe wat extra beweging, socialiseer even of of doe mee met eenvoudige training om vermoeidheid bij het werk te voorkomen.
Hoe helpt de Pomodoro techniek je bij jouw werk?
Het basisidee van de Pomodoro techniek is om mensen te helpen zich gedurende 25 minuten volledig op hun werk te laten concentreren. Het stelt hen in staat om complexe taken op te splitsen in kleinere segmenten die in één Pomodoro-sessie kunnen worden gedaan en een duidelijk beeld te krijgen van al hun doelstellingen.
Hier zijn een paar manieren waarop de Pomodoro methode je helpen.
1. Je kunt je hiermee strikter aan een tijdschema houden.
De Pomodoro-techniek is echt een geweldig tijdmanagement systeem. Het stelt degene die het gebruikt in staat om zich aan een strikt schema te houden zonder de focus op het werk te verliezen.
Met deze techniek kun je analyseren hoe je jouw tijd besteedt en jouw vermogen onderzoeken om dingen snel gedaan te krijgen. Elke succesvolle Pomodoro-sessie brengt je een stap dichter bij je einddoel, aangevuld met voldoende korte pauzes om energie en motivatie te blijven herstellen. Op deze manier kun je absoluut ook jouw workflow verbeteren.
2. Splitst complexe taken op in kleinere onderdelen
De echte schoonheid van de Pomodoro-methode ligt in het feit dat deze zeer effectief is tegen complexe en tijdrovende taken. Voordat je met de Pomodoro begint, kun je jouw werk verdelen op basis van welk onderdeel de meeste tijd zal verbruiken. Hier kun je zowel jouw tijd als moeite besparen door alle kleine taken in één Pomodoro-sessie te groeperen om je geest vrij te houden van afleiding terwijl je aan de belangrijke aspecten van de taak werkt.
3. Bevordert verantwoordelijkheid
Elke keer dat je de tomatentimer reset, word je begrensd door de tijd die wegglijdt. De druk om de taak uit te voeren voordat de timer afgaat, elimineert de kans dat je tijdens het werk gaat uitstellen. Daarmee leg je in feite veel meer verantwoording af over je werkzaamheden, wat natuurlijk een zeer gewilde eigenschap is onder de hedendaagse professionals en ondernemers!
4. Heeft positieve invloed op de balans tussen werk en privé
De juiste implementatie van de Pomodoro techniek kan een grote én positieve invloed hebben op uw werk-privébalans. Omdat je met deze techniek veel van je werk op of voor de tijd af kunt krijgen, krijg je ook voldoende tijd voor jezelf. Je kunt deze overtollige tijd gebruiken om jouw persoonlijke verplichtingen na te komen of jezelf verder bij te scholen en klaar te stomen voor de toekomst.
Tot slot over de Pomodoro techniek
De Pomodoro-techniek is een van de vele productiviteitshacks die moderne professionals en ondernemers nastreven om efficiënter en wendbaarder te worden. Aan de slag gaan met deze tijdmanagement techniek is heel eenvoudig omdat je al met een eenvoudig notitieblok en een afteltimer als alarm kunt werken.
Het enige dat hier telt, is jouw toewijding om deze nieuwe routine te volgen. In het begin kun je beginnen met langere pomodoro’s, en je kunt uiteindelijk de tijd verkorten naarmate je verder komt. Je creëert hiermee enorme focus en momenten van flinke productiviteit in je werkdag.
Wij hopen natuurlijk dat de Pomodoro-techniek je zal helpen op weg naar een betere productiviteit. Als je deze techniek echter al kent en deze eerder hebt gebruikt, laat ons dan je ervaring weten in de reacties hieronder!
Behold vores internet side in de gaten voor meer hacks om je productiviteit te verhogen!
Bronnen o.a. Lifehack (link), ThinkInsights (link), TickTick (link), VantageCircle (link)
Super!