Вы ведь знаете принцип Парето или правило 80-20? Это одна из самых мощных ментальных моделей, позволяющих быстрее двигаться вперед по жизни. Понимание и применение принципа Парето в вашей жизни поможет вам повысить свою эффективность. Это может поднять ваш успех на совершенно новый уровень. Хотя принцип очень прост, иногда его сложно применить.
Требуется определенное мужество и уверенность, чтобы пойти ва-банк по правилу 80-20. Но награда того стоит. Читайте дальше, чтобы улучшить свои навыки применения принципа Парето в своей работе и жизни. Это один из самых эффективных способов взглянуть почти на все в мире.
Это пошаговое руководство, в котором мы показываем:
- Почему это важно
- Как сделать анализ 80-20
- Как избавиться от низа 801ТР1Т
- Что делать с лишним свободным временем.
Что такое принцип Парето в жизни?
Принцип Парето гласит, что во многих случаях значение 80% происходит от 20% ввода. Принцип назван в честь итальянского экономиста. Вильфредо Парето который обнаружил, что 80% земли в Италии принадлежит только 20% населения. Это стало результатом развития статистической концепции распределения Парето.
Позже, в 1940-х годах, румынско-американский консультант по менеджменту Джозеф М. Джуран это подразделение на управление качеством. Он понял, что проблемы с качеством 80% могут быть решены с помощью 20% проблем. Другими словами, как менеджер по качеству вы можете работать только над 20% из ваших задач, чтобы достичь пика качества 80%. Позже другие исследователи обнаружили, что подобные распределения можно применять во всех областях. С тех пор принцип неравного распределения применяется ко всем видам полей. Подумайте о спорте, сборе средств или здоровье на работе.
Прежде всего, принцип Парето оказал огромное влияние на управление проектами и личное продуктивность. Опыт показывает, что ценность задач - это расширение некоторой формы распределения Парето. Другими словами: «Не все задачи созданы равными».
Всегда ли применяется правило 80-20?
Распределение не всегда точно 80 к 20, но идея ясна: большинство вещей в жизни имеют такое асимметричное распределение, и принцип Парето применим. Более того, распределение 80/20, 75/25 или 90/10 в любом случае не имеет большого практического значения. Поэтому мы руководствуемся принципом 80/20.
Скорее всего, это подтвердит и ваш практический опыт, и здравый смысл. Иногда несколько мелочей могут иметь большое значение. А в остальное время вы работаете часами или днями, не добиваясь особых успехов. Некоторые задачи просто создают гораздо большую ценность, чем другие.
Как принцип Парето влияет на вашу жизнь и работу?
Когда вы применяете принцип Парето к своей личной жизни, он имеет несколько значений:
- 20 процентов ваших задач создают 80 процентов ценности
- 20 процентов ваших друзей доставляют вам 80 процентов радости
- 20 процентов ваших проектов обеспечивают 80 процентов вашего успеха
- 20 процентов усилий дают 80 процентов качества для каждой задачи
- вы можете получить 80 процентов своего дохода с 20% от своей работы или клиентов
Звучит увлекательно? Конечно! Это, конечно, приводит к практическому выводу о необходимости сосредоточиться на 20% в вашей работе с наивысшей ценностью. Тогда вы сможете более разумно использовать оставшееся время. Но как это сделать?
Как сделать анализ 80-20
Определить наиболее ценную для вас работу не всегда легко. Если вы никогда раньше не проводили анализ 80-20, первое, что вы можете сделать, - это следовать своей интуиции. Возможно, вы будете довольны своими наиболее трудоемкими и незначительными задачами. Начните с составления списка этих задач. Они понадобятся нам позже, чтобы решить, как с ними бороться.
Будьте откровенны в отношении потраченного времени
Чтобы действительно сделать рывок вперед, вам нужно больше прозрачности. Наш разум слишком часто вводит нас в заблуждение, и мы оказываемся предвзятыми из-за наших симпатий и антипатий, если мы только следуем своей интуиции. Вот почему нам нужно сбалансировать интуицию с тщательным исследованием и анализом. Все начинается с прозрачности. Вам нужно знать, на что вы тратите свои деньги.
Руководство - применяйте принцип Парето или правило 80/20 в своей жизни - будьте прозрачны в отношении времени, которое вы тратите на что. (Инжир.)
Отслеживайте свое время в течение 2-3 недель. Вы можете использовать приложение для учета рабочего времени или простую электронную таблицу. Речь идет о том, чтобы следить за ВСЕМ и делать это достаточно подробно. На поддержание такого уровня детализации потребуется некоторое время. Но это вложение в ваше будущее. Думайте об этом как о временном задании. Не всегда нужно сводить вещи к этому уровню детализации. Делайте это в течение двух-трех недель, а затем наблюдайте за результатами.
Знайте ценность своей работы
Другая часть анализа 80-20 может быть более сложной. Для некоторых тем у вас есть точные показатели, например эффективная дневная ставка, которую вы взимаете с клиента. В других случаях неясно, какую ценность на самом деле создают разные задачи.
В конце концов, это не просто деньги. Некоторые занятия помогут вам повысить узнаваемость вашего бренда, улучшить свои навыки или улучшить здоровье. Постарайтесь оценить эффект, которого вы можете достичь с помощью различных задач из вашего списка. Применяйте те же принципы, что и при расстановке приоритетов ежедневно.
Определите 80% Парето с меньшей добавленной стоимостью
Основываясь на вышеизложенном, теперь у вас должен быть список всех ваших задач, а также затраченное время и созданная ценность. Либо путем анализа, либо на основе интуитивной оценки.
Теперь вы рассчитываете соотношение усилий и выгод: просто разделите полученное значение на затраченное время. Теперь вы отсортируете весь список по этому значению с наивысшими коэффициентами вверху. В качестве последнего шага начните с конца списка и сложите все потраченное время. Как только это число достигнет 80% вашего времени, проведите линию.
Все, что ниже этой линии, - это ваши самые низкие 80. Это те вещи, которые мешают вам создавать больше ценности и становиться более успешными. Короче говоря, это то, что вам больше не следует делать. Внимательно посмотрите на них и спросите себя: как мне от этого избавиться?
Как исключить 80% из принципа Парето
Оказывается, существует шесть основных стратегий, позволяющих следовать закону Парето и избавляться от малоценной работы.
Только не
Некоторые задачи можно просто пропустить. Они производят так мало ценности, что вы все равно этого не осознаете. Немедленно прекратите это.
Упрощать
Иногда причиной дополнительных затрат времени является степень сложности. Либо поставленная задача, либо способ выполнения слишком сложны. Спросите себя, есть ли более простой способ достичь своих целей. Помните, продуктивность никогда не сводится к самой работе. Все дело в результатах, которые вы производите. Итак, есть ли способ использовать лучший инструмент? Можете ли вы удалить некоторые шаги или подзадачи без ущерба для результатов? Действительно ли необходимы отношения с другими людьми? Или это ненужная организационная задержка, которую вы могли бы проигнорировать?
Автоматизировать
Если вам приходится часто выполнять задачу, всегда ищите способы ее автоматизировать. Лучше потратить день или больше на автоматизацию задачи, чем работать над ней по часу каждый день. Конечно, технически подкованные люди имеют здесь преимущество. Тем не менее, даже если вы не программист, есть возможности использовать среды без кода, по крайней мере, для автоматизации более простых задач. И вы всегда можете попросить других автоматизировать за вас, особенно когда вы видите, насколько это может быть полезно для вас.
Делегат
Некоторые задачи с низкой и средней стоимостью можно делегировать. Необязательно все делать самому. Вместо этого вы можете сосредоточиться на наиболее важных аспектах этих задач. Постановка и определение целей и общего направления проекта приносит больше пользы, чем его реализация. Лидерство и управление производительностью также имеют большее влияние, чем руководство. Используйте делегирование везде, где можете. Если у вас нет делегатов, подумайте о творческих способах делегирования в сторону или даже вверх. Обеспечьте эффективную систему контроля или управления проектами.
Снизить интенсивность работы
Некоторые задачи с низкой стоимостью могут быть тем, что мы называем «бесконечными задачами». Эти задачи по сути никогда не могут быть выполнены, потому что для них нет цели. Часто они появляются в творческой или концептуальной работе, для которой не определен четкий результат.
Установите четкую цель для таких задач, чтобы точно знать, когда вы закончите. Если вы не можете четко определить результат, установите бюджет и придерживайтесь его. Установите достаточно низкий бюджет, чтобы вложенные в него усилия соответствовали ценности, которую может создать задача. Очень важно работать с ограничениями по времени для таких задач.
Выбирайте достаточно хорошие решения: совершенство 80%
Распределение ценностей 80/20 закона Парето применимо не только к вашей работе в целом, но и к каждой отдельной задаче как таковой. Если вы можете обойтись решением 80%-is-достаточно хорошо для всех ваших малоценных задач, вы уже могли бы сократить почти две трети своей рабочей нагрузки. (80% из 80% - это 64%). Подумайте об этом: вам даже не нужно прекращать что-то делать. Вас устраивает лишь немного меньшее совершенство в тех задачах, которые в любом случае не представляют особой ценности. Один только этот шаг может сэкономить вам более пяти дополнительных часов за 40-часовую рабочую неделю.
Что делать с лишним свободным временем?
Если вы тщательно проведете анализ 80/20 и сможете извлечь из него выводы, у вас будет много свободного времени. Это может легко составлять до нескольких часов в день. Как ты этим пользуешься?
Удвойте свои усилия на ценных вещах
Следующий простой шаг - удвоить ваши ценные задачи. Делайте больше того, что делает вас успешным. Это повысит вашу продуктивность и повысит успех. Однако вы должны понимать, что в какой-то момент отдача от этого будет уменьшаться.
Делай важные дела лучше
Вам также следует использовать часть освободившегося времени для повышения качества выполнения ваших наиболее важных задач. Потратьте немного больше времени на эту важную презентацию нового проекта. Убедитесь, что вы ухватились за этот разговор обеими руками, который может вывести вас на новый уровень карьеры. Лучше подготовьтесь к переговорам о зарплате со своим начальником. Иногда одна задача может иметь огромное влияние на ваш общий успех. Вы должны быть уверены, что справляетесь еще лучше.
Уменьшите рабочую нагрузку, чтобы иметь больше времени для других аспектов своей жизни
Наконец, важным аспектом является возможность снизить вашу рабочую нагрузку. Это особенно актуально, если вы сильно перегружены. Снижая нагрузку, вы можете оставить свои интересы за пределами хобби, семьи и друзей.
Используйте свободное время для открытия новых идей и возможностей
Четвертый и для многих наиболее полезный вариант - использовать часть освободившегося времени для изучения новых идей и возможностей. Начни свой Компания или проект по соседству, о котором вы думали в течение года. Участвуйте в сетевых мероприятиях и общайтесь с новыми людьми. Изучите новый навык или потратьте час в неделю на саморефлексия. Ваша жизнь может стать более яркой и полезной, если вы увеличите свои шансы.
Получите максимум от принципа Парето
Факт, который многие люди не замечают, заключается в следующем: элементы в ваших 20% лучших также следуют распределению 80:20. Это означает, что, когда вы закончите сосредотачиваться на задачах, которые создают наибольшую ценность, вы можете снова повысить свою эффективность, выполнив дополнительный анализ 80-20 для этих 20 лучших.
Это означает, что вам нужно сосредоточиться только на четырех процентах того, что вы обычно делали раньше. Если вы сделаете это, вы сможете достичь почти двух третей результатов менее чем за пять процентов усилий. Ваша эффективность будет в 16 раз больше.
Представьте, насколько лучше вы справились бы, если бы могли сосредоточиться только на этих предметах. Вы можете потратить много времени и сил на более продуктивное использование.
Конечно, это можно повторять снова и снова. Этот принцип также объясняет огромные различия между людьми в их эффективности. Некоторые люди, естественно, сосредотачиваются только на тех темах, которые приносят наибольшую пользу. Остальное они игнорируют или делегируют.
Если вы хотите добиться успеха, начните с анализа своей работы прямо сейчас!
Источники, включая Forbes (ссылка на сайт), Сорок три (ссылка на сайт), Марк Мэнсон (ссылка на сайт), Тони Роббинс (ссылка на сайт)
