Sie kennen das Pareto-Prinzip oder die 80-20-Regel, oder? Es ist eines der mächtigsten mentalen Modelle, um im Leben schneller voranzukommen. Wenn Sie das Pareto-Prinzip in Ihrem Leben verstehen und anwenden, können Sie Ihre Effektivität steigern. Es kann Ihren Erfolg auf eine ganz neue Ebene bringen. Obwohl das Prinzip sehr einfach ist, ist es manchmal schwierig anzuwenden.
Es erfordert ein gewisses Maß an Mut und Selbstvertrauen, um auf der 80-20-Linie All-In zu gehen. Aber die Belohnungen sind es wert. Lesen Sie weiter, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern und das Pareto-Prinzip in Ihrer Arbeit und Ihrem Leben anzuwenden. Es ist eine der mächtigsten Möglichkeiten, fast alles auf der Welt zu betrachten.
Dies ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, eine Anleitung, in der wir zeigen:
- Warum es wichtig ist
- So erstellen Sie eine 80-20-Analyse
- So beseitigen Sie den unteren 80%
- Was tun mit der zusätzlichen Freizeit?
Was ist das Pareto-Prinzip im Leben?
Das Pareto-Prinzip besagt, dass in sehr vielen Fällen 80% des Wertes von 20% der Eingabe stammt. Das Prinzip ist nach dem italienischen Ökonomen benannt Vilfredo Pareto die fanden, dass 80% des Landes in Italien nur von 20% der Bevölkerung gehalten wurde. Dies war das Ergebnis der Entwicklung des statistischen Konzepts der Pareto-Verteilung.
Später in den 1940er Jahren bewarb sich der rumänisch-amerikanische Unternehmensberater Joseph M. Juran Diese Aufteilung gilt für das Qualitätsmanagement. Es wurde erkannt, dass 80% der Qualitätsprobleme durch 20% der Probleme gelöst werden kann. Mit anderen Worten, als Qualitätsmanager können Sie nur an 20% Ihrer Aufgaben arbeiten, um einen Qualitätspeak von 80% zu erreichen. Andere Forscher entdeckten später, dass vergleichbare Verteilungen in vielen Bereichen angewendet werden können. Seitdem wurde das Prinzip dieser ungleichen Verteilungen auf alle Arten von Feldern angewendet. Denken Sie an Sport, Spendenaktionen oder Gesundheit bei der Arbeit.
Vor allem das Pareto-Prinzip hatte einen großen Einfluss auf das Projektmanagement und das Personal Produktivität. Die Erfahrung zeigt: Der Wert von Aufgaben ist eine Erweiterung irgendeiner Form der Pareto-Verteilung. Mit anderen Worten: "Nicht alle Aufgaben sind gleich".
Gilt die 80-20-Regel immer?
Die Verteilung ist nicht immer genau 80 bis 20, aber die Botschaft ist klar: Die meisten Dinge im Leben haben eine solche verzerrte Verteilung und es gilt das Pareto-Prinzip. Darüber hinaus macht es ohnehin keinen großen praktischen Unterschied, ob die Verteilung 80/20 oder 75/25 oder 90/10 ist. Wir gehen daher von 80/20 als Richtlinie aus.
Höchstwahrscheinlich werden Ihre praktischen Erfahrungen und Ihr gesunder Menschenverstand dies auch zeigen. Manchmal können ein paar kleine Dinge einen großen Unterschied machen. Während Sie zu anderen Zeiten Stunden oder Tage arbeiten, ohne große Fortschritte zu machen. Einige Aufgaben schaffen einfach viel mehr Wert als andere.
Wie wirkt sich das Pareto-Prinzip auf Ihr Leben und Ihre Arbeit aus?
Wenn Sie das Pareto-Prinzip auf Ihr persönliches Leben anwenden, hat dies mehrere Auswirkungen:
- 20 Prozent Ihrer Aufgaben schaffen 80 Prozent des Wertes
- 20 Prozent Ihrer Freunde sorgen für 80 Prozent Ihrer Freude
- 20 Prozent Ihrer Projekte sichern 80 Prozent Ihres Erfolgs
- 20 Prozent des Aufwands für jede Aufgabe ergeben 80 Prozent Qualität
- Mit 20% könnten Sie 80 Prozent Ihres Einkommens mit Ihrer Arbeit oder Ihren Kunden erzielen
Klingt faszinierend? Sicherlich! Dies führt natürlich zu der praktischen Schlussfolgerung, dass Sie sich auf das 20% Ihrer Arbeit mit dem höchsten Wert konzentrieren müssen. Sie können dann die verbleibende Zeit klüger nutzen. Aber wie schaffen Sie das?
So erstellen Sie eine 80-20-Analyse
Es ist nicht immer einfach, Ihre wertvollste Arbeit herauszufinden. Wenn Sie noch nie eine 80-20-Analyse durchgeführt haben, können Sie der Erste sein, der Ihrer Intuition folgt. Möglicherweise fühlen Sie sich bei Ihren zeitaufwändigsten und beitragsschwächsten Aufgaben wohl. Erstellen Sie zunächst eine Liste dieser Aufgaben. Wir werden diese später brauchen, um zu entscheiden, wie wir damit umgehen sollen.
Seien Sie transparent über Ihre verbrachte Zeit
Um wirklich einen Sprung nach vorne zu machen, brauchen Sie mehr Transparenz. Zu oft täuschen uns unsere Gedanken und wir sind voreingenommen von unseren Vorlieben und Abneigungen, wenn wir nur unserer Intuition folgen. Daher müssen wir die Intuition mit sorgfältiger Forschung und Analyse in Einklang bringen. Alles beginnt mit Transparenz. Sie müssen wissen, wie Sie Ihre ausgeben.
Leitfaden - Wenden Sie das Pareto-Prinzip oder die 80/20-Regel in Ihrem Leben an - seien Sie transparent über die Zeit, die Sie für was aufwenden. ((Feige.)
Verfolgen Sie Ihren Zeitaufwand über einen Zeitraum von 2-3 Wochen. Sie können eine Zeiterfassungs-App oder eine einfache Tabelle verwenden. Es geht darum, ALLES zu verfolgen und es detailliert genug zu machen. Diese Stufe der detaillierten Verfolgung wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Aber es ist eine Investition in Ihre Zukunft. Betrachten Sie es als eine vorübergehende Aufgabe. Auf dieser Detailebene müssen Sie nicht immer Dinge reduzieren. Machen Sie es zwei bis drei Wochen lang und sehen Sie sich dann die Ergebnisse an.
Kennen Sie den Wert Ihrer Arbeit
Der andere Teil der 80-20-Analyse kann schwieriger sein. Für einige Themen gibt es harte Indikatoren, z. B. den effektiven Tagessatz, den Sie einem Kunden in Rechnung stellen. In anderen Fällen ist nicht klar, welchen Wert verschiedene Aufgaben tatsächlich schaffen.
Schließlich ist es nicht nur Geld, mit dem man rechnen muss. Einige Aktivitäten helfen Ihnen, Ihre Markenbekanntheit zu steigern, Ihre Fähigkeiten oder Ihre Gesundheit zu verbessern. Geben Sie Ihr Bestes, um den Effekt zu bewerten, den Sie mit den verschiedenen Aufgaben auf Ihrer Liste erzielen können. Wenden Sie die gleichen Grundsätze an wie bei der Festlegung der täglichen Prioritäten.
Identifizieren Sie Paretos 80% mit geringerer Wertschöpfung
Basierend auf dem oben Gesagten sollten Sie nun eine Liste aller Ihrer Aufgaben zusammen mit der aufgewendeten Zeit und dem geschaffenen Wert haben. Entweder durch Analyse oder aus einer intuitiven Schätzung.
Sie berechnen nun das Aufwand-Nutzen-Verhältnis: Teilen Sie den Wert einfach durch die aufgewendete Zeit. Jetzt sortieren Sie die gesamte Liste nach diesem Wert mit den höchsten Verhältnissen oben. Als letzten Schritt beginnen Sie am Ende der Liste und addieren die gesamte aufgewendete Zeit. Sobald diese Zahl 80% Ihrer Zeit erreicht hat, ziehen Sie eine Linie.
Alles unter dieser Linie ist Ihre niedrigste 80. Dies ist die Art von Dingen, die Sie davon abhalten, mehr Wert zu schaffen und erfolgreicher zu werden. Kurz gesagt, das sind die Dinge, die Sie nicht mehr tun sollten. Beobachten Sie sie genau und fragen Sie sich: Wie werde ich das los?
So entfernen Sie den 80% aus dem Pareto-Prinzip
Es stellt sich heraus, dass es sechs Hauptstrategien gibt, um Paretos Gesetz zu befolgen und Arbeit mit geringem Mehrwert zu eliminieren.
Tu es einfach nicht
Einige Aufgaben können einfach weggelassen werden. Sie produzieren so wenig Wert, dass man es sowieso nicht merkt. Sofort aufhören.
Vereinfachen
Manchmal ist der Grund für den zusätzlichen Zeitaufwand der Grad der Komplexität. Entweder ist die anstehende Aufgabe oder die Art und Weise, wie Sie sie ausführen, zu kompliziert. Fragen Sie sich, ob es einen einfacheren Weg gibt, Ihre Ziele zu erreichen. Denken Sie daran: Bei Produktivität geht es nie um die Arbeit selbst. Es geht nur um die Ausgabe, die Sie produzieren. Gibt es eine Möglichkeit, ein besseres Werkzeug zu verwenden? Können Sie einige Schritte oder Unteraufgaben entfernen, ohne die Ergebnisse zu beeinträchtigen? Sind alle Beziehungen zu anderen Menschen wirklich notwendig? Oder ist es unnötiger organisatorischer Nachholbedarf, den Sie ignorieren könnten?
Automatisieren
Wenn Sie eine Aufgabe häufig ausführen müssen, suchen Sie immer nach Möglichkeiten, sie zu automatisieren. Es ist besser, einen Tag oder mehr in die Automatisierung einer Aufgabe zu investieren, als jeden Tag eine Stunde daran zu arbeiten. Natürlich haben technisch versierte Leute hier einen Vorteil. Selbst wenn Sie nicht programmieren können, gibt es Optionen zur Verwendung von Umgebungen ohne Code, um zumindest die einfacheren Aufgaben zu automatisieren. Und Sie können jederzeit andere bitten, für Sie zu automatisieren, insbesondere wenn Sie sehen, wie viel Mehrwert dies für Sie bedeuten kann.
Delegieren
Einige der Aufgaben mit niedrigem bis mittlerem Wert können delegiert werden. Sie müssen nicht alles selbst machen. Stattdessen können Sie sich auf die wichtigsten Aspekte dieser Aufgaben konzentrieren. Das Festlegen und Definieren der Ziele und der allgemeinen Richtung für ein Projekt ist wertvoller als das tatsächliche Ausführen. Führung und Leistungsmanagement haben auch einen größeren Einfluss als die Führung. Verwenden Sie die Delegierung, wo immer Sie können. Wenn Sie keine Delegierten haben, überlegen Sie sich kreative Möglichkeiten, um seitwärts oder sogar nach oben zu delegieren. Bereitstellung eines effizienten Follow-up- oder Projektmanagementsystems.
Reduzieren Sie die Intensität der Arbeit
Einige Aufgaben mit geringem Wert können sogenannte "unendliche Aufgaben" sein. Im Wesentlichen können diese Aufgaben niemals ausgeführt werden, da sie keinen Zweck haben. Oft erscheinen sie in kreativen oder konzeptuellen Arbeiten, für die kein klares Ergebnis definiert wurde.
Setzen Sie sich ein klares Ziel für diese Art von Aufgaben, um wirklich zu wissen, wann Sie fertig sind. Wenn Sie das Ergebnis nicht klar definieren können, legen Sie ein Budget fest und halten Sie sich daran. Stellen Sie das Budget so niedrig ein, dass der Aufwand, den Sie investieren, dem Wert entspricht, den die Aufgabe schaffen kann. Es ist wichtig, mit zeitlichen Einschränkungen für diese Art von Aufgaben zu arbeiten.
Entscheiden Sie sich für ausreichend gute Lösungen: 80% Perfektion
Die 80/20-Wertverteilung des Pareto-Gesetzes gilt nicht nur für Ihre gesamte Arbeit, sondern auch für jede einzelne Aufgabe selbst. Wenn Sie mit einer 80%-Lösung auskommen, die für alle Ihre Aufgaben mit geringem Wert ausreichend ist, können Sie fast zwei Drittel Ihrer Arbeitslast reduzieren. (80% von 80% ist 64%). Denken Sie darüber nach: Sie müssen nicht einmal aufhören, etwas zu tun. Sie geben sich nur mit etwas weniger Perfektion bei Aufgaben zufrieden, die ohnehin wenig Wert schaffen. Allein dieser Schritt kann Ihnen mehr als fünf zusätzliche Stunden in einer 40-Stunden-Woche geben.
Was tun mit der zusätzlichen Freizeit?
Wenn Sie mit Ihrer 80/20-Analyse gründlich sind und die Konsequenzen daraus ziehen können, haben Sie viel Freizeit. Diese können sich leicht auf mehrere Stunden pro Tag summieren. Wie nutzen Sie das?
Verdoppeln Sie Ihren Aufwand für Wertsachen
Ein einfacher nächster Schritt besteht darin, Ihre wertvollen Aufgaben zu verdoppeln. Machen Sie mehr von den Dingen, die Sie erfolgreich machen. Dies steigert die Produktivität und den Erfolg. Sie müssen sich jedoch darüber im Klaren sein, dass dies irgendwann zu sinkenden Renditen führen wird.
Mach die wichtigen Dinge besser
Sie sollten auch einen Teil der neu verfügbaren Zeit nutzen, um die Qualität der Ausführung Ihrer wichtigsten Aufgaben zu verbessern. Investieren Sie etwas mehr Zeit in dieses überaus wichtige Feld für ein neues Projekt. Stellen Sie sicher, dass Sie dieses Gespräch mit beiden Händen aufnehmen, um eine neue Karrierestufe zu erreichen. Bereiten Sie sich besser auf die Gehaltsverhandlungen mit Ihrem Chef vor. Manchmal kann eine einzelne Aufgabe einen großen Einfluss auf Ihren Gesamterfolg haben. Sie müssen sicherstellen, dass Sie es noch besser machen.
Reduzieren Sie Ihre Arbeitsbelastung, um mehr Zeit für andere Aspekte Ihres Lebens zu haben
Ein wichtiger Aspekt ist schließlich die Reduzierung Ihrer Arbeitsbelastung. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie sehr überarbeitet sind. Indem Sie Ihre Arbeitsbelastung reduzieren, können Sie Ihre Interessen über Ihre Hobbys, Ihre Familie und Ihre Freunde hinaus erweitern.
Nutzen Sie die Freizeit, um neue Ideen und Möglichkeiten zu entdecken
Die vierte und lohnendste Gelegenheit für viele besteht darin, einen Teil der frei gewordenen Zeit zu nutzen, um neue Ideen und Möglichkeiten zu erkunden. Starten Sie es selbst Unternehmen oder ein Projekt daneben, über das Sie ein Jahr lang nachgedacht haben. Nehmen Sie an Networking-Events teil und treten Sie mit neuen Leuten in Kontakt. Lerne eine neue Fähigkeit oder investiere eine Stunde pro Woche Selbstreflexion. Ihr Leben kann bunter und lohnender werden, wenn Sie Ihre Möglichkeiten erweitern.
Holen Sie das Beste aus dem Pareto-Prinzip heraus
Eine Tatsache, die viele Menschen nicht bemerken, ist folgende: Die Elemente in Ihren Top-20-Prozent folgen ebenfalls einer 80: 20-Verteilung. Dies bedeutet, dass Sie, wenn Sie sich auf die Aufgaben konzentriert haben, die den größten Wert schaffen, Ihre Effektivität wieder steigern können, indem Sie eine zusätzliche 80-20-Analyse für diese Top 20 durchführen.
Dies bedeutet, dass Sie sich auf nur vier Prozent der Dinge konzentrieren sollten, die Sie normalerweise zuvor getan haben. Wenn Sie dies tun, können Sie mit weniger als fünf Prozent des Aufwands fast zwei Drittel der Ergebnisse erzielen. Ihre Effektivität wäre 16 mal.
Stellen Sie sich vor, wie viel besser Sie abschneiden würden, wenn Sie sich nur auf diese Themen konzentrieren könnten. Sie können viel Zeit und Energie für eine produktivere Nutzung aufwenden.
Dies kann natürlich immer wieder wiederholt werden. Das Prinzip erklärt auch die großen Unterschiede zwischen den Menschen in ihrer Wirksamkeit. Manche Menschen konzentrieren sich natürlich nur auf die Themen, die den größten Wert generieren. Den Rest ignorieren oder delegieren sie.
Wenn Sie Ihren Erfolg steigern möchten, analysieren Sie jetzt Ihre Arbeit!
Quellen einschließlich Forbes (Verknüpfung), Dreiundvierzig (Verknüpfung), Mark Manson (Verknüpfung), Tony Robbins (Verknüpfung)
