Tiedätkö Pareton periaatteen tai 80-20 säännön, eikö niin? Se on yksi tehokkaimmista henkisistä malleista edetä nopeammin elämässä. Pareto-periaatteen ymmärtäminen ja soveltaminen elämässäsi auttaa sinua lisäämään tehokkuuttasi. Se voi viedä menestyksesi aivan uudelle tasolle. Vaikka periaate on hyvin yksinkertainen, sitä on joskus vaikea soveltaa.
Vaatii tietynlaista rohkeutta ja itseluottamusta 80-20-säännön noudattamiseen. Mutta palkinnot ovat sen arvoisia. Lue lisää parantaaksesi taitojasi soveltaa pareto-periaatetta työssäsi ja elämässäsi. Se on yksi tehokkaimmista tavoista tarkastella melkein kaikkea maailmassa.
Tämä on vaiheittainen opas, opetusohjelma, jossa näytämme:
- Miksi sillä on väliä
- Kuinka tehdä 80-20 analyysi
- Kuinka poistaa pohja 80%
- Mitä tehdä ylimääräisellä vapaa-ajalla.
Mikä on Pareto-periaate elämässä?
Pareto-periaate sanoo, että monissa tapauksissa 80% arvosta tulee syötteen arvosta 20%. Periaate on nimetty italialaisen taloustieteilijän mukaan Vilfredo Pareto joka havaitsi, että 80% Italian maasta omisti vain 20% väestöstä. Tämä oli seurausta Pareto-jakauman tilastollisen käsitteen kehittämisestä.
Myöhemmin 1940-luvulla romanialais-amerikkalainen liikkeenjohdon konsultti Joseph M. Juran tämä jako laadunhallintaan. Hän ymmärsi, että 80% laatuongelmista voidaan ratkaista 20% ongelmista. Toisin sanoen laatupäällikkönä voit työskennellä vain 20%:n parissa tehtävistäsi saavuttaaksesi 80%:n laatuhuipun. Muut tutkijat huomasivat myöhemmin, että samanlaisia jakaumia voidaan soveltaa kaikenlaisilla alueilla. Siitä lähtien näiden epätasaisten jakaumien periaatetta on sovellettu kaikenlaisiin kenttiin. Ajattele urheilua, varainhankintaa tai terveyttä työssä.
Ennen kaikkea Pareto-periaatteella oli valtava vaikutus projektinhallintaan ja henkilökohtaisiin asioihin tuottavuutta. Kokemus osoittaa, että tehtävien arvo on jonkinlaisen Pareto-jakauman laajennus. Toisin sanoen: "Kaikki tehtävät eivät ole samanarvoisia".
Päteekö 80-20 sääntö aina?
Jakauma ei aina ole täsmälleen 80-20, mutta viesti on selvä: useimmilla asioilla elämässä on niin vino jakauma, ja Pareto-periaate pätee. Lisäksi sillä, onko jakauma 80/20 vai 75/25 vai 90/10, ei ole suurta käytännön eroa. Siksi käytämme 80/20 ohjeena.
Todennäköisesti myös käytännön kokemuksesi ja maalaisjärki todistavat tämän. Joskus muutamalla pienellä asialla voi olla suuri merkitys. Toisinaan työskentelet tunteja tai päiviä edistymättä. Jotkut tehtävät luovat vain paljon enemmän arvoa kuin toiset.
Miten Pareto-periaate vaikuttaa elämääsi ja työhösi?
Kun käytät Pareto-periaatetta henkilökohtaiseen elämääsi, sillä on useita seurauksia:
- 20 prosenttia tehtävistäsi luo 80 prosenttia arvosta
- 20 prosenttia ystävistäsi tuottaa 80 prosenttia ilostasi
- 20 prosenttia projekteistasi takaa 80 prosenttia menestyksestäsi
- 20 prosenttia vaivannäöstä tuottaa 80 prosenttia laatua jokaisessa tehtävässä
- voit luoda 80 prosenttia tuloistasi 20%:llä työstäsi tai asiakkaistasi
Kuulostaa kiehtovalta? Varmasti! Tämä johtaa tietysti siihen käytännön johtopäätökseen, että sinun on keskityttävä työsi arvokkaimpaan 20%:hen. Voit sitten käyttää jäljellä olevan ajan viisaammin. Mutta kuinka teet tämän?
Kuinka tehdä 80-20 analyysi
Arvokkaimman työsi selvittäminen ei ole aina helppoa. Jos et ole koskaan tehnyt 80-20-analyysiä, ensimmäinen asia, jonka voit tehdä, on seurata intuitiotasi. Saatat tuntea olosi hyväksi eniten aikaa vievistä ja vähäosaisista tehtävistäsi. Aloita tekemällä luettelo näistä tehtävistä. Tarvitsemme niitä myöhemmin päättääksemme, kuinka käsitellä niitä.
Ole avoin käyttämäsi ajan suhteen
Tarvitset enemmän läpinäkyvyyttä voidaksesi todella ottaa harppauksen eteenpäin. Mielemme huijaa meitä liian usein ja pidämme ja inhoamme puolueellisia, jos vain seuraamme intuitiota. Siksi meidän on tasapainotettava intuitio huolellisen tutkimuksen ja analyysin kanssa. Kaikki alkaa läpinäkyvyydestä. Sinun on tiedettävä, miten käytät rahasi.
Opas - Käytä Pareto-periaatetta tai 80/20-sääntöä elämässäsi - ole avoin ajan suhteen, johon käytät. (kuva.)
Seuraa aikaasi sitoutumistasi 2–3 viikon aikana. Voit käyttää ajanseurantasovellusta tai yksinkertaista laskentataulukkoa. Kyse on KAIKEN seuraamisesta ja sen tekemisestä riittävän yksityiskohtaisesti. Tämän yksityiskohtaisuuden tason säilyttäminen maksaa sinulle jonkin aikaa. Mutta se on investointi tulevaisuuteen. Ajattele sitä väliaikaisena tehtävänä. Sinun ei aina tarvitse supistaa asioita näin yksityiskohtaisesti. Tee sitä kaksi tai kolme viikkoa ja katso sitten tuloksia.
Tunne työsi arvo
Toinen osa 80-20-analyysistä voi olla hankalampaa. Joillekin aiheille sinulla on kovia indikaattoreita, kuten asiakkaalta veloittava todellinen päivähinta. Muissa tapauksissa ei ole selvää, mitä arvoa eri tehtävät todellisuudessa luovat.
Loppujen lopuksi kyse ei ole vain rahasta. Jotkut toiminnot auttavat sinua kasvattamaan bränditietoisuuttasi, parantamaan taitojasi tai parantamaan terveyttäsi. Tee parhaasi arvioidaksesi vaikutus, jonka voit saavuttaa luettelossasi olevilla eri tehtävillä. Noudata samoja periaatteita kuin priorisoidessasi päivittäin.
Tunnista Pareton 80%, jolla on vähemmän lisäarvoa
Yllä olevan perusteella sinulla pitäisi nyt olla luettelo kaikista tehtävistäsi, käytetty aika ja luotu arvo. Joko analyysin tai intuitiivisen arvion perusteella.
Olet nyt laskemassa vaivan ja hyödyn suhdetta: jaa arvo käytetyllä ajalla. Nyt lajittelet koko luettelon tämän arvon mukaan niin, että suurimmat suhteet ovat yläreunassa. Viimeisenä vaiheena aloita luettelon lopusta ja laske yhteen kaikki käytetty aika. Kun tämä numero saavuttaa 80% ajasta, vedä viiva.
Kaikki tämän rajan alapuolella oleva arvo on alin 80. Nämä ovat sellaisia asioita, jotka estävät sinua luomasta lisäarvoa ja menestymästä. Lyhyesti sanottuna nämä ovat asioita, joita sinun ei pitäisi enää tehdä. Katso niitä huolellisesti ja kysy itseltäsi: Kuinka pääsen eroon tästä?
Kuinka poistaa 80% Pareto-periaatteesta
Osoittautuu, että Pareton lain noudattamiseen ja vähäarvoisen työn poistamiseen on kuusi päästrategiaa.
Älä vain
Jotkut tehtävät voidaan yksinkertaisesti jättää tekemättä. Ne tuottavat niin vähän arvoa, ettet edes huomaa sitä. Lopeta se heti.
Yksinkertaistaa
Joskus ylimääräisen ajan sitoutumisen syynä on monimutkaisuus. Joko käsillä oleva tehtävä tai tapasi suorittaa on liian monimutkainen. Kysy itseltäsi, onko olemassa helpompi tapa saavuttaa tavoitteesi. Muista, että tuottavuus ei ole koskaan kiinni työstä itsestään. Kyse on tuotostasi. Joten onko olemassa tapaa käyttää parempaa työkalua? Voitko poistaa joitain vaiheita tai alitehtäviä tuloksia vaarantamatta? Ovatko kaikki suhteet muiden ihmisten kanssa todella tarpeellisia? Vai onko se tarpeetonta organisatorista kiinniottamista, jonka voit jättää huomiotta?
Automatisoida
Jos sinun on suoritettava jokin tehtävä usein, etsi aina tapoja automatisoida se. On parempi investoida päivä tai enemmän tehtävän automatisointiin kuin työskennellä sen parissa tunnin ajan joka päivä. Tekniikkataitoisilla ihmisillä on tässä tietysti etu. Siitä huolimatta, vaikka et olisikaan koodaaja, on olemassa mahdollisuuksia käyttää koodittomia ympäristöjä ainakin yksinkertaisempien tehtävien automatisointiin. Ja voit aina pyytää muita automatisoimaan puolestasi, varsinkin kun näet, kuinka paljon lisäarvoa tästä voi olla sinulle.
Delegoida
Joitakin alhaisen tai keskiarvon arvoisia tehtäviä voidaan delegoida. Kaikkea ei tarvitse tehdä itse. Sen sijaan voit keskittyä näiden tehtävien tärkeimpiin näkökohtiin. Projektin tavoitteiden ja yleisen suunnan asettaminen ja määritteleminen tuottaa enemmän arvoa kuin sen toteuttaminen. Myös johtajuudella ja suoritusjohtamisella on suurempi vaikutus kuin johtamisella. Käytä delegointia missä voit. Jos sinulla ei ole edustajia, mieti luovia tapoja delegoida sivuttain tai jopa ylöspäin. Tarjoa tehokas seuranta- tai projektinhallintajärjestelmä.
Vähennä työn intensiteettiä
Jotkut vähäarvoiset tehtävät voivat olla niin sanottuja "äärettömiä tehtäviä". Näitä tehtäviä ei voida käytännössä koskaan suorittaa loppuun, koska niille ei ole asetettu tavoitetta. Usein ne esiintyvät luovissa tai käsitteellisessä työssä, jolle ei ole määritelty selkeää tulosta.
Aseta selkeä tavoite tämän tyyppisille tehtäville, jotta tiedät todella, kun olet valmis. Jos et pysty selkeästi määrittelemään tulosta, aseta budjetti ja pysy siinä. Aseta budjetti riittävän pieneksi, jotta siihen panostamasi ponnistelut vastaavat arvoa, jonka tehtävä voi luoda. On välttämätöntä työskennellä tämän tyyppisten tehtävien kanssa aikarajoittein.
Tyydy tarpeeksi hyviin ratkaisuihin: 80% täydellisyys
Pareton lain 80/20-arvojakauma ei koske vain työtäsi kokonaisuutena, vaan myös jokaista tehtävää sinänsä. Jos tulet toimeen 80%-on-riittävän hyvä ratkaisun kanssa kaikkiin vähäarvoisiin tehtäviisi, saatat jo leikata lähes kaksi kolmasosaa työmäärästäsi. (80% mallista 80% on 64%). Ajattele sitä: sinun ei tarvitse edes lopettaa tekemästä mitään. Tyytyt vain vähän vähempään täydellisyyteen niissä tehtävissä, jotka luovat vain vähän arvoa. Pelkästään tämä vaihe voi säästää yli viisi ylimääräistä tuntia 40 tunnin työviikon aikana.
Mitä tehdä ylimääräisellä vapaa-ajalla?
Jos olet perusteellinen 80/20-analyysisi kanssa ja osaat tehdä siitä johtopäätökset, sinulla on paljon vapaa-aikaa. Nämä voivat helposti lisätä useita tunteja päivässä. Miten käytät tätä?
Tuplaa ponnistuksesi arvokkaisiin asioihin
Helppo seuraava askel on kaksinkertaistaa arvokkaat tehtäväsi. Tee enemmän asioita, jotka tekevät sinusta menestyvän. Tämä lisää tuottavuutta ja menestystä. Sinun on kuitenkin ymmärrettävä, että jossain vaiheessa tällä on pienenevää tuottoa.
Tee tärkeät asiat paremmin
Sinun tulisi myös käyttää osa juuri käytettävissä olevasta ajasta tärkeimpien tehtäviesi suorittamisen laadun parantamiseen. Sijoita vähän enemmän aikaa tähän erittäin tärkeään uuteen projektiin. Varmista, että tartut keskusteluun molemmin käsin, mikä voi viedä sinut uudelle uratasolle. Valmistaudu paremmin palkkaneuvotteluihin pomosi kanssa. Joskus yhdellä tehtävällä voi olla valtava vaikutus yleiseen menestykseesi. Sinun on varmistettava, että voit vielä paremmin.
Vähennä työmäärääsi, jotta sinulla on enemmän aikaa elämäsi muille osa-alueille
Lopuksi tärkeä näkökohta on työtaakan vähentäminen. Tämä pätee erityisesti, jos olet erittäin ylityöllistetty. Vähentämällä työmäärääsi voit pitää kiinnostuksesi harrastusten, perheen ja ystävien ulkopuolella.
Käytä vapaa-aikaa uusien ideoiden ja mahdollisuuksien löytämiseen
Neljäs ja monille palkitsevin tilaisuus on käyttää vapautunutta aikaa uusien ideoiden ja mahdollisuuksien tutkimiseen. Aloita omasi liiketoimintaa tai naapuriprojekti, jota mietit vuoden ajan. Osallistu verkostoitumiseen ja ole yhteydessä uusiin ihmisiin. Opi uusi taito tai sijoita siihen tunti viikossa itseheijastus. Elämästäsi voi tulla värikkäämpää ja palkitsevampaa, kun lisäät mahdollisuuksiasi.
Ota kaikki irti Pareto-periaatteesta
Tosiasia, jota monet ihmiset eivät huomaa, on tämä: 20 prosentin suurimmassa joukossa olevat kohteet noudattavat myös 80:20-jakaumaa. Tämä tarkoittaa, että kun olet lopettanut keskittymisen eniten arvoa tuottaviin tehtäviin, voit lisätä tehokkuuttasi uudelleen suorittamalla ylimääräisen 80–20 analyysin näille 20 parhaalle.
Tämä tarkoittaa, että sinun täytyy keskittyä vain neljään prosenttiin asioista, joita teit normaalisti aiemmin. Jos teet tämän, voit saavuttaa lähes kaksi kolmasosaa tuloksista alle viidellä prosentilla. Tehokkuus olisi 16 kertaa suurempi.
Kuvittele, kuinka paljon paremmin suoriutuisit, jos voisit keskittyä vain näihin aiheisiin. Voit käyttää paljon aikaa ja energiaa tuottavampaan käyttöön.
Tämä voidaan toki toistaa yhä uudelleen ja uudelleen. Periaate selittää myös ihmisten väliset valtavat erot tehokkuudessa. Jotkut ihmiset luonnollisesti keskittyvät vain niihin aiheisiin, jotka tuottavat eniten arvoa. Loput he jättävät huomiotta tai delegoivat.
Jos haluat lisätä menestystäsi, aloita työsi analysointi nyt!
Lähteet mukaan lukien Forbes (linkki), Neljäkymmentäkolme (linkki), Mark Manson (linkki), Tony Robbins (linkki)
