Guía: aplique el principio de Pareto o la regla 80/20 en su vida

Conoces el principio de Pareto o la regla 80-20, ¿verdad? Es uno de los modelos mentales más poderosos para avanzar más rápido en la vida. Si comprende y aplica el principio de Pareto en su vida, puede aumentar su eficacia. Puede llevar su éxito a un nivel completamente nuevo. Aunque el principio es muy simple, a veces es difícil de aplicar.

Se necesita una cierta cantidad de coraje y confianza para ir con todo en la línea 80-20. Pero las recompensas valen la pena. Siga leyendo para mejorar sus habilidades para aplicar el principio de Pareto en su trabajo y en su vida. Es una de las formas más poderosas de mirar casi cualquier cosa en el mundo.

Esta es una guía paso a paso, una guía donde mostramos:

• Por que importa
• Cómo hacer un análisis 80-20
• Cómo eliminar el 80% inferior
• Qué hacer con el tiempo libre extra.

¿Qué es el principio de Pareto en la vida?

El principio de Pareto establece que en muchos casos 80% del valor proviene de 20% de la entrada. El principio lleva el nombre del economista italiano Vilfredo Pareto quien encontró que 80% del país en Italia estaba en manos de solo 20% de la población. Este fue el resultado del desarrollo del concepto estadístico de la distribución de Pareto.

Más tarde, en la década de 1940, el consultor de gestión rumano-estadounidense aplicó Joseph M. Juran esta división se aplica a la gestión de la calidad. Me di cuenta de que el 80% de los problemas de calidad puede resolverse con el 20% de los problemas. En otras palabras, como administrador de calidad, puede trabajar solo en 20% de sus tareas para alcanzar un pico de calidad de 80%. Otros investigadores descubrieron más tarde que se pueden aplicar distribuciones comparables en muchas áreas. Desde entonces, el principio de estas distribuciones desiguales se ha aplicado a todo tipo de campos. Piense en deportes, recaudación de fondos o salud en el trabajo.

Sobre todo, el principio de Pareto tuvo un gran impacto en la gestión de proyectos y personal productividad. La experiencia demuestra: el valor de las tareas es una extensión de alguna forma de distribución de Pareto. En otras palabras: "No todas las tareas son iguales".

¿Se aplica siempre la regla 80-20?

La distribución no siempre es exactamente de 80 a 20, pero el mensaje es claro: la mayoría de las cosas en la vida tienen una distribución tan sesgada y se aplica el principio de Pareto. Además, si la distribución es 80/20 o 75/25 o 90/10 no hace una gran diferencia práctica de todos modos. Por lo tanto, asumimos 80/20 como una pauta.

Lo más probable es que su experiencia práctica y su sentido común también lo demuestren. A veces, algunas pequeñas cosas pueden marcar una gran diferencia. Mientras que en otras ocasiones trabajas horas o días sin avanzar mucho. Algunas tareas simplemente crean mucho más valor que otras.

¿Cómo afecta el principio de Pareto a su vida y trabajo?

Cuando aplica el principio de Pareto a su vida personal, tiene varias implicaciones:

• El 20 por ciento de sus tareas genera el 80 por ciento del valor
• El 20 por ciento de sus amigos proporcionan el 80 por ciento de su alegría.
• El 20 por ciento de sus proyectos garantizan el 80 por ciento de su éxito
• El 20 por ciento del esfuerzo de cada tarea produce un 80 por ciento de calidad.
• podría crear el 80 por ciento de sus ingresos con 20% de su trabajo o clientes

¿Suena fascinante? ¡Seguramente! Esto, por supuesto, lleva a la conclusión práctica de tener que concentrarse en el 20% de su trabajo de mayor valor. A continuación, puede utilizar el tiempo restante de forma más inteligente. Pero, ¿cómo se hace esto?

Cómo hacer un análisis 80-20

No siempre es fácil averiguar cuál es su trabajo más valioso. Si nunca ha realizado un análisis 80-20, puede ser el primero en seguir su intuición. Es posible que se sienta bien con sus tareas más lentas y de menor contribución. Empiece por hacer una lista de estas tareas. Los necesitaremos más adelante para decidir cómo abordarlo.

Sea transparente sobre el tiempo que dedica

Para realmente dar un salto adelante, necesita más transparencia. Con demasiada frecuencia nuestras mentes nos engañan y estamos sesgados por nuestros gustos y disgustos si solo seguimos nuestra intuición. Por lo tanto, debemos equilibrar la intuición con una investigación y un análisis cuidadosos. Todo comienza con la transparencia. Necesita saber cómo gasta su.

Realice un seguimiento de su compromiso de tiempo durante un período de 2 a 3 semanas. Puede utilizar una aplicación de seguimiento del tiempo o una simple hoja de cálculo. Se trata de rastrear TODO y hacerlo con suficiente detalle. Este nivel de seguimiento detallado le llevará algún tiempo. Pero es una inversión en tu futuro. Piense en ello como una asignación temporal. No siempre es necesario reducir las cosas a este nivel de detalle. Hágalo durante dos o tres semanas y luego observe los resultados.

Conoce el valor de tu trabajo

La otra parte del análisis 80-20 puede ser más complicada. Para algunos temas, tiene indicadores concretos, como la tarifa diaria efectiva que le cobra a un cliente. En otros casos, no está claro qué valor crean realmente las diferentes tareas.

Después de todo, no es solo dinero a tener en cuenta. Algunas actividades lo ayudan a aumentar el conocimiento de su marca, mejorar sus habilidades o su salud. Haga todo lo posible para evaluar el efecto que puede lograr con las diversas tareas de su lista. Aplique los mismos principios que al establecer las prioridades diarias.

Identificar el 80% de Pareto de menor valor agregado

Con base en lo anterior, ahora debería tener una lista de todas sus tareas, junto con el tiempo invertido y el valor creado. Ya sea por análisis o por una estimación intuitiva.

Ahora calcula la relación esfuerzo-beneficio: simplemente divida el valor por el tiempo invertido. Ahora ordena la lista completa por este valor con las proporciones más altas en la parte superior. Como último paso, comienza al final de la lista y suma todo el tiempo invertido. Una vez que este número llegue al 80% de su tiempo, dibuje una línea.

Todo lo que esté por debajo de esta línea es su 80 más bajo. Este es el tipo de cosas que le impide crear más valor y tener más éxito. En pocas palabras, estas son las cosas que ya no deberías hacer. Mírelos atentamente y pregúntese: ¿Cómo me deshago de esto?

Cómo eliminar el 80% del principio de Pareto

Resulta que existen seis estrategias principales para seguir la ley de Pareto y eliminar el trabajo con poco valor agregado.

Simplemente no

Algunas tareas pueden simplemente omitirse. Producen tan poco valor que no te das cuenta de todos modos. Deténgase inmediatamente.

Simplificar

A veces, el motivo del compromiso de tiempo adicional es el grado de complejidad. O la tarea que tienes entre manos o la forma en que la realizas es demasiado complicada. Pregúntese si existe una manera más fácil de lograr sus objetivos. Recuerde: la productividad nunca se trata del trabajo en sí. Se trata de la salida que produce. Entonces, ¿hay alguna forma de utilizar una herramienta mejor? ¿Puede eliminar algunos pasos o subtareas sin comprometer los resultados? ¿Son realmente necesarias todas las relaciones con otras personas? ¿O es una puesta al día organizativa innecesaria que podría ignorar?

Automatizar

Si tiene que realizar una tarea con frecuencia, busque siempre formas de automatizarla. Es mejor invertir un día o más en automatizar una tarea que trabajar una hora en ella todos los días. Por supuesto, las personas conocedoras de la tecnología tienen una ventaja aquí. Sin embargo, incluso si no puede programar, existen opciones para usar entornos sin código para automatizar al menos las tareas más simples. Y siempre puede pedirle a otros que lo automaticen, especialmente cuando vea el valor agregado que esto puede significar para usted.

Delegar

Algunas de las tareas de valor bajo a medio se pueden delegar. No tiene que hacer todo usted mismo. En cambio, puede concentrarse en los aspectos más importantes de estas tareas. Establecer y definir los objetivos y la dirección general de un proyecto genera más valor que hacerlo realmente. La gestión del liderazgo y el desempeño también tiene un mayor impacto que ser liderado. Utilice la delegación siempre que pueda. Si no tiene delegados, piense en formas creativas de delegar hacia los lados o incluso hacia arriba. Proporcionar un sistema eficiente de seguimiento o gestión de proyectos.

Reducir la intensidad del trabajo

Algunas tareas de bajo valor pueden ser lo que llamamos "tareas infinitas". Esencialmente, esas tareas nunca se pueden completar porque no tienen ningún propósito. A menudo aparecen en trabajos creativos o conceptuales para los que no se ha definido un resultado claro.

Establezca un objetivo claro para este tipo de tareas para saber realmente cuándo ha terminado. Si no puede definir claramente el resultado, establezca un presupuesto y cúmplalo. Establezca el presupuesto lo suficientemente bajo para que el esfuerzo que le dedique coincida con el valor que la tarea puede generar. Es fundamental trabajar con limitaciones de tiempo en este tipo de tareas.

Confíe en soluciones suficientemente buenas: la perfección 80%

La distribución del valor 80/20 de la Ley de Pareto se aplica no solo a su trabajo en su conjunto, sino también a cada tarea individual en sí. Si puede llevarse bien con una solución 80% que es lo suficientemente buena para todas sus tareas de bajo valor, podría reducir casi dos tercios de su carga de trabajo. (80% de 80% es 64%). Piensa en eso: ni siquiera tienes que dejar de hacer nada. Solo te conformas con un poco menos de perfección en aquellas tareas que crean poco valor de todos modos. Este paso por sí solo puede brindarle más de cinco horas adicionales en una semana laboral de 40 horas.

¿Qué hacer con el tiempo libre extra?

Si eres minucioso con tu análisis 80/20 y puedes sacar las consecuencias de él, tienes mucho tiempo libre. Estos pueden sumar fácilmente varias horas al día. ¿Cómo se usa esto?

Duplica tu esfuerzo en los objetos de valor

Un próximo paso fácil es duplicar sus valiosas tareas. Haga más de las cosas que lo hacen exitoso. Esto le da un impulso en la productividad y el éxito. Sin embargo, debe darse cuenta de que en algún momento esto tendrá rendimientos decrecientes.

Haz las cosas importantes mejor

También debe utilizar parte del tiempo disponible recientemente para mejorar la calidad de la realización de sus tareas más importantes. Invierte un poco más de tiempo en ese discurso súper importante para un nuevo proyecto. Asegúrese de tomar esa conversación con ambas manos que puede llevarlo a un nuevo nivel profesional. Prepárese mejor para las negociaciones salariales con su jefe. A veces, una sola tarea puede tener un efecto enorme en su éxito general. Tienes que asegurarte de hacerlo aún mejor.

Reduzca su carga de trabajo para tener más tiempo para otros aspectos de su vida

Finalmente, un aspecto importante es poder reducir su carga de trabajo. Esto es especialmente cierto si tiene mucho trabajo. Al reducir su carga de trabajo, puede ampliar sus intereses más allá de sus pasatiempos, familiares y amigos.

Utilice el tiempo libre para descubrir nuevas ideas y oportunidades.

La cuarta y más gratificante oportunidad para muchos es utilizar parte del tiempo libre para explorar nuevas ideas y oportunidades. Empiece por su cuenta empresa o proyecto junto a él, en el que pensaste durante un año. Participe en eventos de networking y conéctese con gente nueva. Aprenda una nueva habilidad o invierta una hora a la semana autorreflexión. Su vida puede volverse más colorida y gratificante a medida que aumenta sus oportunidades.

Aproveche al máximo el principio de Pareto

Un hecho que mucha gente no nota es el siguiente: los elementos de su 20 por ciento superior también siguen una distribución de 80:20. Esto significa que cuando haya terminado de enfocarse en las tareas que crean el mayor valor, puede aumentar su efectividad nuevamente ejecutando un análisis adicional de 80-20 en estos 20 principales.

Esto significa que debe concentrarse en solo el cuatro por ciento de las cosas que normalmente hacía antes. Si hace esto, puede obtener casi dos tercios de los resultados con menos del cinco por ciento del esfuerzo. Tu efectividad sería 16 veces mayor.

Imagínese cuánto mejor se desempeñaría si solo pudiera concentrarse en esos temas. Puede dedicar mucho tiempo y energía a un uso más productivo.

Por supuesto, esto se puede repetir una y otra vez. El principio también explica las enormes diferencias entre las personas en cuanto a su eficacia. Algunas personas naturalmente se enfocan solo en aquellos temas que generan el mayor valor. El resto lo ignoran o delegan.

Si desea impulsar su éxito, ¡comience analizando su trabajo ahora!

Fuentes que incluyen Forbes (enlace), Cuarenta y tres (enlace), Mark Manson (enlace), Tony Robbins (enlace)