Gids: Pas het Pareto-principe ofwel de 80/20 regel in je leven toe

Je kent het Pareto-principe ofwel de 80-20-regel, toch? Het is een van de krachtigste mentale modellen om sneller vooruit te komen in het leven. Als je het Pareto-principe in je leven begrijpt en toepast, kun je jouw effectiviteit vergroten. Het kan je succes naar een heel nieuw niveau tillen. Hoewel het principe heel eenvoudig is, is het soms lastig om het toe te passen.

Het vereist een zekere mate van moed en vertrouwen om all-in te gaan op de 80-20-regel. Maar de beloningen zijn het zeker waard. Lees verder om jouw vaardigheden te verbeteren om het pareto-principe in je werk en leven toe te passen. Het is een van de krachtigste manieren om naar bijna alles in de wereld te kijken.

Dit is een stap voor stap gids, een handleiding waarbij we tonen:

• Waarom het belangrijk is
• Hoe je een 80-20-analyse maakt
• Hoe je de onderste 80% kunt elimineren
• Wat te doen met de extra vrije tijd.

Wat is het Pareto-principe in het leven?

Het pareto-principe stelt dat in heel veel gevallen 80% van de waarde afkomstig is van 20% van de input. Het principe is genoemd naar de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto die ontdekte dat 80% van het land in Italië in handen was van slechts 20% van de bevolking. Dit was het resultaat van de ontwikkeling van het statistische concept van de pareto verdeling.

Later in de jaren veertig paste de Roemeens-Amerikaanse managementconsultant Joseph M. Juran deze verdeling toe op kwaliteitsmanagement. Hij realiseerde zich dat 80% van de kwaliteitsproblemen kan worden opgelost door 20% van de problemen. Met andere woorden: als kwaliteitsmanager kun je aan slechts 20% van jouw taken werken om een ​​kwaliteitspiek van 80% te bereiken. Andere onderzoekers ontdekten later dat vergelijkbare verdelingen op allerlei gebieden toe te passen zijn. Sindsdien wordt het principe van deze ongelijke verdelingen toegepast op allerlei velden. Denk aan sport, fondsenwerving of gezondheid op het werk.

Bovenal had het Pareto-principe een enorme impact op projectmanagement en persoonlijke năng suất. De ervaring leert: de waarde van taken ligt in het verlengde van een of andere vorm van pareto-verdeling. Met andere woorden: “Niet alle taken zijn gelijk gemaakt”.

Is de 80-20-regel altijd van toepassing?

De verdeling is niet altijd precies 80 tot 20 maar de boodschap is duidelijk: de meeste dingen in het leven hebben een dergelijke scheve verdeling en het pareto-principe is dan van toepassing. Bovendien, of de verdeling 80/20 of 75/25 of 90/10 is, maakt sowieso geen groot praktisch verschil uit. We gaan daarom uit van 80/20 als leidraad.

Hoogstwaarschijnlijk zal jouw praktische ervaring en gezond verstand dit ook aantonen. Soms kunnen een paar kleine dingen een groot verschil maken. Terwijl je op andere momenten uren of dagen werkt zonder veel vooruitgang te boeken. Sommige taken creëren gewoon veel meer waarde dan andere.

Welke invloed heeft het Pareto-principe op jouw leven en werk?

Wanneer je het Pareto-principe op jouw persoonlijke leven toepast, heeft dit verschillende implicaties:

• 20 procent van jouw taken creëert 80 procent van de waarde
• 20 procent van jouw vrienden zorgt voor 80 procent van je vreugde
• 20 procent van jouw projecten zorgt voor 80 procent van je succes
• bij elke taak levert 20 procent van de inspanning al 80 procent kwaliteit op
• je zou met 20% van je werk of klanten 80 procent van je inkomen kunnen creëren

Klinkt fascinerend? Vast wel! Dit leidt natuurlijk tot de praktische conclusie om je te moeten concentreren op de 20% van je werk met de hoogste waarde. Je kunt de resterende tijd dan verstandiger gebruiken. Maar hoe krijg je dit voor elkaar?

Hoe maak je een 80-20-analyse

Uitzoeken wat je meest waardevolle werk is, is niet altijd gemakkelijk. Als je nog nooit een 80-20-analyse hebt gedaan, kun je als eerste jouw intuïtie volgen. Je hebt misschien een goed gevoel bij jouw meest tijdrovende taken en taken met een geringe bijdrage. Begin met het maken van een lijst van deze taken. We zullen deze later nodig hebben om te beslissen hoe ermee om te gaan.

Wees transparant over jouw bestede tijd

Om echt een sprong voorwaarts te maken, heb je meer transparantie nodig. Onze geest houdt ons te vaak voor de gek en we zijn bevooroordeeld door onze voorkeuren en antipathieën als we alleen onze intuïtie volgen. Daarom moeten we intuïtie in evenwicht brengen met wat nauwkeurig onderzoek en analyse. Het begint allemaal met transparantie. Je moet weten hoe je jouw besteedt.

Houd je tijdsbesteding bij over een periode van 2-3 weken. Je kunt een tijdregistratie-app of een eenvoudige spreadsheet gebruiken. Het gaat erom ALLES te volgen en het voldoende gedetailleerd te doen. Deze mate van gedetailleerd bijhouden kost je even wat tijd. Maar het is een investering in jouw toekomst. Zie het als een tijdelijke opdracht. Je hoeft niet altijd op dit detailniveau de boel te herleiden. Doe het twee tot drie weken en kijk dan naar de resultaten.

Ken de waarde van jouw werk

Het andere gedeelte van de 80-20-analyse kan lastiger zijn. Voor sommige onderwerpen heb je harde indicatoren, zoals het effectieve dagtarief dat je een klant in rekening brengt. In andere gevallen is het niet duidelijk welke waarde verschillende taken daadwerkelijk creëren.

Per slot van rekening is het niet alleen geld waarmee rekening moet worden gehouden. Sommige activiteiten helpen je jouw naamsbekendheid te laten groeien, je vaardigheden of jouw gezondheid te verbeteren. Doe je best om het effect te evalueren dat je kunt bereiken met de verschillende taken op je lijst. Pas dezelfde principes toe als wanneer je dagelijks prioriteiten stelt.

Identificeer Pareto’s 80% van minder toegevoegde waarde

Je zou op basis van bovenstaande nu een lijst moeten hebben van al jouw taken, samen met de bestede tijd en de gecreëerde waarde. Ofwel door analyse of vanuit een intuïtieve inschatting.

Je berekent nu de inspanning-batenverhouding: deel de waarde gewoon door de bestede tijd. Nu sorteer je de hele lijst op deze waarde met de hoogste ratio’s bovenaan. Als laatste stap begin je onderaan de lijst en tel je alle tijdsbesteding bij elkaar op. Zodra dit aantal 80% van je tijd raakt, trek je een grens.

Alles onder deze lijn is je laagste 80. Dit is het soort dingen dat je ervan weerhoudt meer waarde te creëren en succesvoller te worden. Om een lang verhaal kort te maken: dit zijn de dingen die je niet meer zou moeten doen. Bekijk ze aandachtig en vraag jezelf af: hoe kom ik hier vanaf?

Hoe de 80% van het Pareto-principe te elimineren

Het blijkt dat er zes hoofdstrategieën zijn om de wet van Pareto te volgen en werk met weinig toegevoegde waarde te elimineren.

Gewoon niet doen

Sommige taken kunnen gewoon worden weggelaten. Ze produceren zo weinig waarde dat je het sowieso niet beseft. Stop er maar meteen mee.

Vereenvoudigen

Soms is de reden voor extra tijdsbesteding de mate van complexiteit. Ofwel de taak die voorhanden is of de manier waarop je presteert, is te gecompliceerd. Vraag jezelf af of er een gemakkelijkere manier is om jouw doelen te bereiken. Onthoud: productiviteit gaat nooit over het werk zelf. Het draait allemaal om de output die je produceert. Dus, is er een manier om een betere tool te gebruiken? Kun je enkele stappen of subtaken verwijderen zonder concessies te doen aan de resultaten? Zijn alle verstandhoudingen met andere mensen echt nodig? Of is het onnodige organisatorische bijpraat die je zou kunnen negeren?

Automatiseren

Als je een taak vaak moet uitvoeren, zoek dan altijd naar manieren om deze te automatiseren. Het is beter om een dag of meer te investeren in het automatiseren van een taak dan er elke dag een uur aan te werken. Technisch onderlegde mensen hebben hier natuurlijk een voordeel. Desalniettemin, zelfs als je niet kunt programmeren, zijn er mogelijkheden om no-code omgevingen te gebruiken om in ieder geval de eenvoudigere taken te automatiseren. En je kunt ook altijd nog anderen vragen om voor je te automatiseren, zeker wanneer je inziet hoeveel toegevoegde waarde dit voor je kan zijn.

Delegeren

Sommige van de taken met een lage tot gemiddelde waarde kunnen worden gedelegeerd. Je hoeft niet alles zelf te doen. In plaats daarvan kun je je concentreren op de belangrijkste aspecten van deze taken. Het stellen en definiëren van de doelen en algemene richting voor een project levert een hogere waarde op dan het daadwerkelijk doen. Leiderschap en prestatiebeheer hebben ook een grotere impact dan geleid worden. Gebruik delegatie waar je maar kunt. Als je geen afgevaardigden hebt, bedenk dan creatieve manieren om zijwaarts of zelfs naar boven te delegeren. Zorg voor een efficiënt opvolgings- of project management systeem.

Verminder de intensiteit van het werk

Sommige taken met een lage waarde kunnen zijn wat we “oneindige taken” noemen. Die taken kunnen in wezen nooit worden voltooid omdat er geen doel bij ze gesteld is. Vaak verschijnen ze in creatief of conceptueel werk waarvoor geen duidelijk resultaat is gedefinieerd.

Stel een duidelijk doel voor dit soort taken om ook echt te weten wanneer je klaar bent. Als je de uitkomst niet duidelijk kunt definiëren, stel dan een budget op en houd je eraan. Stel het budget laag genoeg in zodat de moeite die je erin steekt overeenkomt met de waarde die de taak kan creëren. Het is essentieel om met tijdbeperking te werken bij dit soort taken.

Neem genoegen met oplossingen die goed genoeg zijn: 80% perfectie

De 80/20-waardeverdeling van de wet van Pareto is niet alleen van toepassing op jouw werk als geheel, maar ook op iedere afzonderlijke taak op zich. Als je kunt opschieten met een 80% -is-goed-genoeg-oplossing voor al je taken met een lage waarde, zou je al bijna twee derde van jouw werklast kunnen verminderen. (80% van 80% is 64%). Denk daar eens over na: je hoeft niet eens te stoppen met iets te doen. Je stelt alleen tevreden met iets minder perfectie op die taken die sowieso weinig waarde creëren. Alleen al deze stap kan je in een 40-urige werkweek meer dan vijf uur extra opleveren.

Wat te doen met de extra vrije tijd?

Als je grondig bent met je 80/20-analyse en er de consequenties uit kunt trekken, heb je veel vrije tijd. Deze kunnen gemakkelijk oplopen tot enkele uren per dag. Hoe maak je hier gebruik van?

Verdubbel je inspanning op de waardevolle zaken

Een eenvoudige volgende stap is om je waardevolle taken te verdubbelen. Doe meer van de dingen die jou succesvol maken. Dit geeft je een boost in productiviteit en succes. Je moet je echter realiseren dat dit op een gegeven moment een afnemend rendement zal hebben.

Doe de belangrijke dingen beter

Je moet ook een deel van de nieuw beschikbare tijd gebruiken om de kwaliteit van het uitvoeren van jouw belangrijkste taken te verbeteren. Investeer wat meer tijd in die superbelangrijke pitch voor een nieuw project. Zorg ervoor dat je dat gesprek met beide handen vastpakt die jou naar een nieuw carrièreniveau kan brengen. Bereid je beter voor op de salarisonderhandelingen met je baas. Soms kan een enkele taak een enorm effect hebben op jouw algehele succes. Je moet ervoor zorgen dat je het nog beter doet.

Verlaag je werkdruk om meer tijd te hebben voor andere aspecten van jouw leven

Ten slotte is een belangrijk aspect het kunnen verminderen van jouw werkdruk. Dit geldt vooral als je erg overwerkt bent. Door je werkdruk te verminderen, kun je jouw interesses nog buiten je hobby’s, familie en vrienden.

Gebruik de vrije tijd om nieuwe ideeën en kansen te ontdekken

De vierde en voor velen meest lonende mogelijkheid is om een deel van de vrijgekomen tijd te gebruiken om nieuwe ideeën en kansen te gaan verkennen. Start het eigen bedrijf of project ernaast, waar je een jaar lang aan dacht. Neem deel aan netwerkevenementen en kom in contact met nieuwe mensen. Leer een nieuwe vaardigheid of investeer een uur per week in zelfreflectie. Je leven kan kleurrijker en lonender worden naarmate je jouw kansen vergroot.

Haal het uiterste uit Pareto-principe

Een feit dat veel mensen niet opmerken is dit: de items in jouw top 20 procent volgen ook een 80:20 verdeling. Dit betekent dat wanneer je klaar bent met het focussen op de taken die de meeste waarde creëren, je jouw effectiviteit opnieuw kunt vergroten door een 80-20-analyse op deze top 20 extra uit te voeren.

Dit betekent dat je je moet concentreren op slechts vier procent van de dingen die je normaal eerder deed. Als je dit doet, kun je bijna twee derde van de resultaten behalen met minder dan vijf procent van de inspanning. Jouw effectiviteit zou daarmee 16 keer zijn.

Stel je voor hoeveel beter je zou presteren als je je alleen op die onderwerpen kon concentreren. Je kunt veel tijd en energie besteden aan productiever gebruik.

Dit kan natuurlijk keer op keer worden herhaald. Het principe verklaart ook de enorme verschillen tussen mensen in hun effectiviteit. Sommige mensen concentreren zich van nature alleen op die onderwerpen die de meeste waarde genereren. De rest negeren ze of delegeren ze.

Als je jouw succes een boost wilt geven, ga dan aan de slag door nu jouw werk te gaan analyseren!

Các nguồn bao gồm Forbes (liên kết), FortyThree (liên kết), Mark Manson (liên kết), Tony Robbins (liên kết)