Guia: aplique o princípio de Pareto ou a regra 80/20 em sua vida

Você conhece o princípio de Pareto ou a regra 80-20, certo? É um dos modelos mentais mais poderosos para avançar mais rápido na vida. Se você compreender e aplicar o princípio de Pareto em sua vida, poderá aumentar sua eficácia. Pode levar seu sucesso a um nível totalmente novo. Embora o princípio seja muito simples, às vezes é difícil de aplicar.

É preciso muita coragem e confiança para apostar tudo na linha 80-20. Mas as recompensas valem a pena. Continue lendo para melhorar suas habilidades para aplicar o princípio de Pareto em seu trabalho e em sua vida. É uma das maneiras mais poderosas de ver quase tudo no mundo.

Este é um guia passo a passo, um guia onde mostramos:

• Por que isso importa
• Como fazer uma análise 80-20
• Como eliminar o 80% inferior
• O que fazer com o tempo livre extra.

Qual é o Princípio de Pareto na vida?

O princípio de pareto afirma que em muitos casos 80% do valor vem de 20% da entrada. O princípio é o nome do economista italiano Vilfredo Pareto que descobriu que 80% do país na Itália era detido por apenas 20% da população. Este foi o resultado do desenvolvimento do conceito estatístico da distribuição de pareto.

Mais tarde, na década de 1940, o consultor de gestão romeno-americano se inscreveu Joseph M. Juran esta divisão se aplica ao gerenciamento de qualidade. Percebi que 80% dos problemas de qualidade podem ser resolvidos por 20% dos problemas. Em outras palavras, como gerente de qualidade, você pode trabalhar apenas em 20% de suas tarefas para atingir um pico de qualidade de 80%. Outros pesquisadores descobriram posteriormente que distribuições comparáveis ​​podem ser aplicadas em muitas áreas. Desde então, o princípio dessas distribuições desiguais tem sido aplicado a todos os tipos de campos. Pense em esportes, arrecadação de fundos ou saúde no trabalho.

Acima de tudo, o princípio de Pareto teve um grande impacto na gestão de projetos e pessoal produtividade. A experiência mostra: o valor das tarefas é uma extensão de alguma forma de distribuição de pareto. Em outras palavras: "Nem todas as tarefas são criadas iguais".

A regra 80-20 sempre se aplica?

A distribuição nem sempre é exatamente de 80 a 20, mas a mensagem é clara: a maioria das coisas na vida tem uma distribuição distorcida e o princípio de pareto se aplica. Além disso, se a distribuição é 80/20 ou 75/25 ou 90/10 não faz uma grande diferença prática de qualquer maneira. Portanto, assumimos 80/20 como uma diretriz.

Muito provavelmente, sua experiência prática e bom senso também demonstrarão isso. Às vezes, algumas pequenas coisas podem fazer uma grande diferença. Enquanto em outras ocasiões você trabalha horas ou dias sem fazer muito progresso. Algumas tarefas simplesmente criam muito mais valor do que outras.

Como o princípio de Pareto afeta sua vida e trabalho?

Quando você aplica o princípio de Pareto à sua vida pessoal, ele tem várias implicações:

• 20 por cento de suas tarefas criam 80 por cento do valor
• 20 por cento dos seus amigos fornecem 80 por cento da sua alegria
• 20 por cento de seus projetos garantem 80 por cento de seu sucesso
• 20 por cento do esforço para cada tarefa resulta em 80 por cento de qualidade
• você poderia criar 80 por cento de sua receita com 20% de seu trabalho ou clientes

Parece fascinante? Certamente! Isso, é claro, leva à conclusão prática de ter que se concentrar no 20% de seu trabalho de maior valor. Você pode então usar o tempo restante com mais sabedoria. Mas como você faz isso?

Como fazer uma análise 80-20

Descobrir seu trabalho mais valioso nem sempre é fácil. Se você nunca fez uma análise 80-20, pode ser o primeiro a seguir sua intuição. Você pode se sentir bem com suas tarefas mais demoradas e de baixa contribuição. Comece fazendo uma lista dessas tarefas. Precisaremos deles mais tarde para decidir como lidar com isso.

Seja transparente sobre o tempo que você gasta

Para realmente dar um salto à frente, você precisa de mais transparência. Muitas vezes, nossas mentes nos enganam e somos influenciados por nossos gostos e desgostos, se apenas seguirmos nossa intuição. Portanto, precisamos equilibrar a intuição com algumas pesquisas e análises cuidadosas. Tudo começa com transparência. Você precisa saber como você gasta seu.

Acompanhe o seu comprometimento de tempo em um período de 2 a 3 semanas. Você pode usar um aplicativo de controle de tempo ou uma planilha simples. Trata-se de rastrear TUDO e fazê-lo com detalhes suficientes. Esse nível de rastreamento detalhado levará algum tempo. Mas é um investimento em seu futuro. Pense nisso como uma atribuição temporária. Você nem sempre precisa reduzir as coisas neste nível de detalhe. Faça isso por duas a três semanas e depois observe os resultados.

Conheça o valor do seu trabalho

A outra parte da análise 80-20 pode ser mais complicada. Para alguns assuntos, você tem indicadores rígidos, como a taxa diária efetiva que você cobra de um cliente. Em outros casos, não está claro qual valor as diferentes tarefas realmente criam.

Afinal, não se deve contabilizar apenas o dinheiro. Algumas atividades ajudam você a aumentar o reconhecimento da sua marca, melhorar suas habilidades ou sua saúde. Faça o seu melhor para avaliar o efeito que você pode obter com as várias tarefas de sua lista. Aplique os mesmos princípios ao definir as prioridades diárias.

Identificar 80% de Pareto de menor valor agregado

Com base no exposto, agora você deve ter uma lista de todas as suas tarefas, juntamente com o tempo gasto e o valor criado. Por análise ou por estimativa intuitiva.

Agora você calcula a relação esforço-benefício: basta dividir o valor pelo tempo gasto. Agora você classifica a lista inteira por esse valor com as proporções mais altas no topo. Como última etapa, você começa na parte inferior da lista e soma todo o tempo gasto. Quando esse número atingir 80% do seu tempo, trace uma linha.

Tudo abaixo dessa linha é o seu nível mais baixo de 80. Esse é o tipo de coisa que impede você de criar mais valor e se tornar mais bem-sucedido. Resumindo, essas são as coisas que você não deveria mais fazer. Observe-os com atenção e pergunte-se: Como faço para me livrar disso?

Como eliminar o 80% do princípio de Pareto

Acontece que existem seis estratégias principais para seguir a lei de Pareto e eliminar trabalhos com pouco valor agregado.

Só não

Algumas tarefas podem simplesmente ser omitidas. Eles produzem tão pouco valor que você nem percebe. Pare imediatamente.

Simplificar

Às vezes, a razão para o compromisso de tempo extra é o grau de complexidade. A tarefa em questão ou a maneira como você executa é muito complicada. Pergunte a si mesmo se existe uma maneira mais fácil de atingir seus objetivos. Lembre-se: a produtividade nunca diz respeito ao trabalho em si. É tudo uma questão de saída que você produz. Então, existe alguma maneira de usar uma ferramenta melhor? Você pode remover algumas etapas ou subtarefas sem comprometer os resultados? Todos os relacionamentos com outras pessoas são realmente necessários? Ou é um catch-up organizacional desnecessário que você pode ignorar?

Automatizar

Se você precisa realizar uma tarefa com frequência, sempre procure maneiras de automatizá-la. É melhor investir um dia ou mais na automação de uma tarefa do que trabalhar uma hora nela todos os dias. Claro, quem entende de tecnologia tem uma vantagem aqui. No entanto, mesmo se você não puder programar, existem opções para usar ambientes sem código para automatizar pelo menos as tarefas mais simples. E você sempre pode pedir a outras pessoas que automatizem para você, especialmente quando você vê o valor agregado que isso pode representar para você.

Delegar

Algumas das tarefas de baixo a médio valor podem ser delegadas. Você não precisa fazer tudo sozinho. Em vez disso, você pode se concentrar nos aspectos mais importantes dessas tarefas. Estabelecer e definir as metas e a direção geral de um projeto gera mais valor do que realmente fazê-lo. Liderança e gestão de desempenho também têm um impacto maior do que ser liderado. Use a delegação sempre que puder. Se você não tem delegados, pense em maneiras criativas de delegar lateralmente ou até mesmo no andar de cima. Fornece um acompanhamento eficiente ou sistema de gerenciamento de projetos.

Reduza a intensidade do trabalho

Algumas tarefas de baixo valor podem ser o que chamamos de “tarefas infinitas”. Essencialmente, essas tarefas nunca podem ser concluídas porque não têm propósito. Freqüentemente, eles aparecem em trabalhos criativos ou conceituais para os quais nenhum resultado claro foi definido.

Defina uma meta clara para que esses tipos de tarefas realmente saibam quando você terminar. Se você não consegue definir claramente o resultado, estabeleça um orçamento e cumpra-o. Defina o orçamento baixo o suficiente para que o esforço que você coloca nele corresponda ao valor que a tarefa pode criar. É essencial trabalhar com restrições de tempo nesses tipos de tarefas.

Aceite soluções boas o suficiente: perfeição 80%

A distribuição de valor 80/20 da Lei de Pareto se aplica não apenas ao seu trabalho como um todo, mas também a cada tarefa individual em si. Se você puder se dar bem com uma solução 80% é boa o suficiente para todas as suas tarefas de baixo valor, poderá reduzir quase dois terços de sua carga de trabalho. (80% de 80% é 64%). Pense nisso: você nem precisa parar de fazer nada. Você apenas se contenta com um pouco menos de perfeição nas tarefas que criam pouco valor de qualquer maneira. Essa etapa sozinha pode dar a você mais de cinco horas extras em uma semana de trabalho de 40 horas.

O que fazer com o tempo livre extra?

Se você for minucioso com sua análise 80/20 e puder tirar as consequências dela, você terá muito tempo livre. Isso pode facilmente chegar a várias horas por dia. Como você faz uso disso?

Duplique o seu esforço nos objetos de valor

Uma próxima etapa fácil é dobrar suas tarefas valiosas. Faça mais coisas que o tornam bem-sucedido. Isso aumenta a produtividade e o sucesso. No entanto, você deve perceber que em algum momento isso terá retornos decrescentes.

Faça melhor as coisas importantes

Você também deve usar parte do tempo disponível recentemente para melhorar a qualidade de execução de suas tarefas mais importantes. Invista um pouco mais de tempo naquele argumento super importante para um novo projeto. Certifique-se de manter essa conversa com as duas mãos que pode levá-lo a um novo nível de carreira. Prepare-se melhor para as negociações salariais com seu chefe. Às vezes, uma única tarefa pode ter um efeito enorme em seu sucesso geral. Você tem que ter certeza de fazer isso ainda melhor.

Reduza sua carga de trabalho para ter mais tempo para outros aspectos de sua vida

Por fim, um aspecto importante é ser capaz de reduzir sua carga de trabalho. Isso é especialmente verdadeiro se você estiver sobrecarregado. Ao reduzir sua carga de trabalho, você pode estender seus interesses além de seus hobbies, família e amigos.

Use o tempo livre para descobrir novas ideias e oportunidades

A quarta e mais gratificante oportunidade para muitos é usar parte do tempo liberado para explorar novas ideias e oportunidades. Comece por conta própria companhia ou projeto próximo a ele, no qual você pensou por um ano. Participe de eventos de networking e conecte-se com novas pessoas. Aprenda uma nova habilidade ou invista uma hora por semana auto-reflexão. Sua vida pode se tornar mais colorida e gratificante à medida que você aumenta suas oportunidades.

Obtenha o máximo do princípio de Pareto

Um fato que muitas pessoas não percebem é o seguinte: os itens em seus 20% principais também seguem uma distribuição 80:20. Isso significa que, quando terminar de se concentrar nas tarefas que criam mais valor, você pode aumentar sua eficácia novamente, executando uma análise adicional de 80 a 20 nesses 20 principais.

Isso significa que você deve se concentrar em apenas 4% das coisas que normalmente fazia antes. Se você fizer isso, poderá obter quase dois terços dos resultados com menos de 5% do esforço. Sua eficácia seria de 16 vezes.

Imagine como você teria um desempenho muito melhor se pudesse se concentrar apenas nesses tópicos. Você pode gastar muito tempo e energia em um uso mais produtivo.

É claro que isso pode ser repetido indefinidamente. O princípio também explica as enormes diferenças entre as pessoas em sua eficácia. Algumas pessoas se concentram naturalmente apenas nos tópicos que geram mais valor. O resto eles ignoram ou delegam.

Se você deseja aumentar seu sucesso, comece analisando seu trabalho agora!

Fontes incluindo Forbes (ligação), Quarenta e três (ligação), Mark Manson (ligação), Tony Robbins (ligação)