الدليل: طبق مبدأ باريتو أو قاعدة 80/20 في حياتك

أنت تعرف مبدأ باريتو أو قاعدة 80-20 ، أليس كذلك؟ إنه أحد أقوى النماذج العقلية للمضي قدمًا بشكل أسرع في الحياة. سيساعدك فهم مبدأ باريتو وتطبيقه في حياتك على زيادة فعاليتك. يمكن أن يأخذ نجاحك إلى مستوى جديد تمامًا. على الرغم من أن المبدأ بسيط للغاية ، إلا أنه يصعب تطبيقه في بعض الأحيان.

يتطلب الأمر قدرًا معينًا من الشجاعة والثقة للانخراط في قاعدة 80-20. لكن المكافآت تستحق ذلك. تابع القراءة لتحسين مهاراتك لتطبيق مبدأ باريتو في عملك وحياتك. إنها إحدى أقوى الطرق للنظر إلى كل شيء تقريبًا في العالم.

هذا دليل خطوة بخطوة ، برنامج تعليمي نعرض فيه:

• لماذا يهم
• كيفية عمل تحليل 80-20
• كيفية القضاء على القاع 80%
• ماذا تفعل مع وقت الفراغ الإضافي.

ما هو مبدأ باريتو في الحياة؟

ينص مبدأ باريتو على أنه في كثير من الحالات يأتي 80% من القيمة من 20% للإدخال. تم تسمية المبدأ على اسم الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو الذي اكتشف أن 80% من الأرض في إيطاليا كانت مملوكة لـ 20% فقط من السكان. كان هذا نتيجة لتطوير المفهوم الإحصائي لتوزيع باريتو.

في وقت لاحق في الأربعينيات من القرن الماضي ، عمل مستشار الإدارة الروماني الأمريكي جوزيف م. جوران هذا التقسيم لإدارة الجودة. أدرك أنه يمكن حل 80% من مشاكل الجودة عن طريق 20% من المشاكل. بمعنى آخر ، بصفتك مدير جودة ، يمكنك العمل على 20% فقط من مهامك للوصول إلى ذروة جودة تبلغ 80%. اكتشف باحثون آخرون لاحقًا أنه يمكن تطبيق توزيعات مماثلة في جميع أنواع المناطق. منذ ذلك الحين ، تم تطبيق مبدأ التوزيعات غير المتكافئة على جميع أنواع المجالات. فكر في الرياضة أو جمع التبرعات أو الصحة في العمل.

قبل كل شيء ، كان لمبدأ باريتو تأثير كبير على إدارة المشروع والشخصية إنتاجية. تظهر التجربة أن قيمة المهام هي امتداد لشكل من أشكال توزيع باريتو. بعبارات أخرى: "لم يتم إنشاء جميع المهام على قدم المساواة".

هل تنطبق قاعدة 80-20 دائمًا؟

لا يكون التوزيع دائمًا 80 إلى 20 بالضبط ، لكن الرسالة واضحة: معظم الأشياء في الحياة لها مثل هذا التوزيع المنحرف وينطبق مبدأ باريتو. علاوة على ذلك ، سواء كان التوزيع 80/20 أو 75/25 أو 90/10 لا فرق عملي كبير على أي حال. لذلك نستخدم 80/20 كمبدأ توجيهي.

على الأرجح ستثبت خبرتك العملية والفطرة السليمة هذا أيضًا. في بعض الأحيان ، يمكن لبعض الأشياء الصغيرة أن تحدث فرقًا كبيرًا. بينما تعمل في أوقات أخرى لساعات أو أيام دون إحراز تقدم كبير. بعض المهام تخلق قيمة أكبر بكثير من غيرها.

كيف يؤثر مبدأ باريتو على حياتك وعملك؟

عندما تطبق مبدأ باريتو على حياتك الشخصية ، فإن له عدة آثار:

• 20 بالمائة من مهامك تخلق 80 بالمائة من القيمة
• 20 بالمائة من أصدقائك يقدمون 80 بالمائة من فرحتك
• 20٪ من مشاريعك تمثل 80٪ من نجاحك
• في كل مهمة ، ينتج 20 بالمائة من الجهد جودة 80 بالمائة
• يمكنك تحقيق 80 بالمائة من دخلك باستخدام 20% من عملك أو عملائك

تبدو رائعة؟ بالتاكيد! هذا ، بالطبع ، يؤدي إلى الاستنتاج العملي المتمثل في الاضطرار إلى التركيز على 20% لعملك بأعلى قيمة. يمكنك بعد ذلك استخدام الوقت المتبقي بحكمة أكبر. ولكن كيف يمكنك أن تفعل هذا؟

كيفية عمل تحليل 80-20

إن اكتشاف العمل الأكثر قيمة ليس بالأمر السهل دائمًا. إذا لم تكن قد أجريت تحليل 80-20 من قبل ، فإن أول شيء يمكنك القيام به هو اتباع حدسك. قد تشعر بالرضا عن المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً وتقل مساهمتها. ابدأ بإعداد قائمة بهذه المهام. سنحتاجها لاحقًا لنقرر كيفية التعامل معها.

تحلى بالشفافية بشأن الوقت الذي تقضيه

لتحقيق قفزة حقيقية إلى الأمام ، تحتاج إلى مزيد من الشفافية. تخدعنا عقولنا كثيرًا ونحن منحازون لما نحب ونكره إذا اتبعنا حدسنا فقط. لهذا السبب نحتاج إلى موازنة الحدس مع بعض البحث والتحليل الدقيق. كل شيء يبدأ بالشفافية. عليك أن تعرف كيف تنفق أموالك.

تتبع التزامك بالوقت خلال فترة 2-3 أسابيع. يمكنك استخدام تطبيق تتبع الوقت أو جدول بيانات بسيط. يتعلق الأمر بمتابعة كل شيء والقيام بذلك بتفاصيل كافية. سيكلفك تتبع هذا المستوى من التفاصيل بعض الوقت. لكنه استثمار في مستقبلك. فكر في الأمر كمهمة مؤقتة. ليس عليك دائمًا تقليل الأشياء إلى هذا المستوى من التفاصيل. افعل ذلك لمدة أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع ثم شاهد النتائج.

اعرف قيمة عملك

يمكن أن يكون الجزء الآخر من تحليل 80-20 أكثر تعقيدًا. بالنسبة لبعض الموضوعات ، لديك مؤشرات صلبة ، مثل السعر اليومي الفعال الذي تفرضه على العميل. في حالات أخرى ، ليس من الواضح ما هي القيمة التي تخلقها المهام المختلفة بالفعل.

بعد كل شيء ، ليس المال فقط هو الذي يجب أن يؤخذ في الاعتبار. تساعدك بعض الأنشطة على تنمية الوعي بعلامتك التجارية وتحسين مهاراتك أو صحتك. ابذل قصارى جهدك لتقييم التأثير الذي يمكنك تحقيقه من خلال المهام المختلفة في قائمتك. طبق نفس المبادئ عند تحديد الأولويات يوميًا.

حدد 80% من Pareto ذات القيمة المضافة الأقل

بناءً على ما سبق ، يجب أن يكون لديك الآن قائمة بجميع مهامك ، جنبًا إلى جنب مع الوقت الذي تقضيه والقيمة التي تم إنشاؤها. إما من خلال التحليل أو من خلال تقدير بديهي.

أنت الآن تحسب نسبة الجهد-المنفعة: ما عليك سوى قسمة القيمة على الوقت المستغرق. الآن تقوم بفرز القائمة بأكملها بهذه القيمة بأعلى النسب في الأعلى. كخطوة أخيرة ، ابدأ من أسفل القائمة واجمع كل الوقت الذي تقضيه. بمجرد أن يصل هذا الرقم إلى 80% من وقتك ، ارسم خطًا.

أي شيء تحت هذا الخط هو أقل 80 لديك. هذا هو نوع الشيء الذي يمنعك من خلق المزيد من القيمة وأن تصبح أكثر نجاحًا. قصة قصيرة طويلة ، هذه هي الأشياء التي لا يجب عليك فعلها بعد الآن. انظر إليهم بعناية واسأل نفسك: كيف أتخلص من هذا؟

كيفية التخلص من 80% من مبدأ باريتو

اتضح أن هناك ست استراتيجيات رئيسية لاتباع قانون باريتو والقضاء على الأعمال منخفضة القيمة.

فقط لا تفعل

يمكن ببساطة تجاهل بعض المهام. إنهم ينتجون القليل من القيمة لدرجة أنك لا تدركها على أي حال. توقف عن ذلك على الفور.

تبسيط

أحيانًا يكون سبب الالتزام بوقت إضافي هو درجة التعقيد. إما أن تكون المهمة التي بين يديك أو الطريقة التي تؤدي بها معقدة للغاية. اسأل نفسك ما إذا كانت هناك طريقة أسهل لتحقيق أهدافك. تذكر: لا تتعلق الإنتاجية أبدًا بالعمل نفسه. الأمر كله يتعلق بالمخرجات التي تنتجها. إذن ، هل هناك طريقة لاستخدام أداة أفضل؟ هل يمكنك إزالة بعض الخطوات أو المهام الفرعية دون المساس بالنتائج؟ هل كل المواجهات مع الآخرين ضرورية حقًا؟ أم أنه من غير الضروري اللحاق بالركب التنظيمي الذي يمكنك تجاهله؟

أتمتة

إذا كان عليك أداء مهمة في كثير من الأحيان ، فابحث دائمًا عن طرق لأتمتة المهمة. من الأفضل أن تستثمر يومًا أو أكثر في أتمتة مهمة بدلاً من العمل عليها لمدة ساعة يوميًا. يتمتع الأشخاص البارعون في مجال التكنولوجيا بميزة هنا بالطبع. ومع ذلك ، حتى إذا كنت لا تعرف كيفية البرمجة ، فهناك فرص لاستخدام بيئات لا تحتوي على تعليمات برمجية لأتمتة المهام الأبسط على الأقل. ويمكنك دائمًا أن تطلب من الآخرين أتمتة من أجلك ، خاصةً عندما ترى مقدار القيمة المضافة التي يمكن أن يوفرها لك ذلك.

مندوب

يمكن تفويض بعض المهام ذات القيمة المنخفضة إلى المتوسطة. ليس عليك أن تفعل كل شيء بنفسك. بدلاً من ذلك ، يمكنك التركيز على أهم جوانب هذه المهام. إن تحديد الأهداف والاتجاه العام لمشروع ما وتحديده ينتج عنه قيمة أكبر من القيام به في الواقع. كما أن للقيادة وإدارة الأداء تأثير أكبر من القيادة. استخدم التفويض أينما تستطيع. إذا لم يكن لديك مندوبون ، ففكر في طرق مبتكرة للتفويض بشكل جانبي أو حتى لأعلى. توفير متابعة فعالة أو نظام إدارة المشروع.

تقليل كثافة العمل

قد تكون بعض المهام منخفضة القيمة ما نطلق عليه "المهام اللانهائية". لا يمكن أن تكتمل هذه المهام بشكل أساسي لأنه ليس لها أهداف محددة. غالبًا ما تظهر في عمل إبداعي أو مفاهيمي لا يتم تحديد نتيجة واضحة له.

حدد هدفًا واضحًا لهذه الأنواع من المهام لتعرف حقًا عند الانتهاء. إذا لم تتمكن من تحديد النتيجة بوضوح ، فقم بتعيين ميزانية والتزم بها. عيّن الميزانية منخفضة بما يكفي بحيث يتطابق الجهد الذي تبذله فيها مع القيمة التي يمكن أن تخلقها المهمة. من الضروري العمل مع قيود الوقت على هذه الأنواع من المهام.

استقر على حلول جيدة بما فيه الكفاية: 80% الكمال

لا ينطبق توزيع القيمة 80/20 لقانون باريتو على عملك ككل فحسب ، بل ينطبق أيضًا على كل مهمة في حد ذاتها. إذا كان بإمكانك الحصول على حل 80% جيد بما فيه الكفاية لجميع مهامك منخفضة القيمة ، فيمكنك بالفعل تقليل ما يقرب من ثلثي عبء العمل الخاص بك. (80% من 80% هو 64%). فكر في ذلك: ليس عليك حتى التوقف عن فعل شيء ما. أنت راضٍ فقط عن مستوى أقل من الكمال في تلك المهام التي تخلق القليل من القيمة على أي حال. يمكن أن توفر لك هذه الخطوة وحدها أكثر من خمس ساعات إضافية في 40 ساعة عمل في الأسبوع.

ماذا تفعل بوقت الفراغ الإضافي؟

إذا كنت دقيقًا في تحليل 80/20 الخاص بك ويمكنك استخلاص العواقب منه ، فسيكون لديك الكثير من وقت الفراغ. يمكن أن تضيف بسهولة ما يصل إلى عدة ساعات في اليوم. كيف تستخدم هذا؟

ضاعف جهدك على الأشياء القيمة

تتمثل الخطوة التالية السهلة في مضاعفة مهامك القيمة. افعل المزيد من الأشياء التي تجعلك ناجحًا. سيعطيك هذا دفعة في الإنتاجية والنجاح. ومع ذلك ، عليك أن تدرك أن هذا سيكون له عوائد متناقصة في مرحلة ما.

افعل الأشياء المهمة بشكل أفضل

يجب أيضًا استخدام بعض الوقت المتاح حديثًا لتحسين جودة أداء المهام الأكثر أهمية. استثمر المزيد من الوقت في هذا العرض التقديمي المهم للغاية لمشروع جديد. تأكد من إجراء تلك المحادثة بكلتا يديك والتي يمكن أن تأخذك إلى مستوى وظيفي جديد. استعد بشكل أفضل لمفاوضات الراتب مع رئيسك في العمل. في بعض الأحيان ، يمكن أن يكون لمهمة واحدة تأثير كبير على نجاحك الإجمالي. عليك أن تتأكد من أنك تعمل بشكل أفضل.

قلل من عبء العمل لديك للحصول على مزيد من الوقت لجوانب أخرى من حياتك

أخيرًا ، يتمثل أحد الجوانب المهمة في القدرة على تقليل عبء العمل لديك. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت مرهقًا جدًا. من خلال تقليل عبء العمل ، يمكنك إبقاء اهتماماتك بعيدة عن هواياتك وعائلتك وأصدقائك.

استخدم وقت الفراغ لاكتشاف أفكار وفرص جديدة

الفرصة الرابعة والأكثر مكافأة بالنسبة للكثيرين هي استغلال بعض الوقت المتاح لاستكشاف أفكار وفرص جديدة. ابدأ بنفسك شركة أو مشروعًا مجاورًا فكرت فيه لمدة عام. المشاركة في أحداث التواصل والتواصل مع أشخاص جدد. تعلم مهارة جديدة أو استثمر ساعة أسبوعيًا فيها التأمل الذاتي. يمكن أن تصبح حياتك أكثر سخونة ومجزية كلما زادت فرصك.

احصل على أقصى استفادة من مبدأ باريتو

الحقيقة التي يفشل الكثير من الناس في ملاحظتها هي أن العناصر الموجودة في أعلى 20 بالمائة لديك تتبع أيضًا توزيعًا بنسبة 80:20. هذا يعني أنه عند الانتهاء من التركيز على المهام التي تحقق أكبر قدر من القيمة ، يمكنك زيادة فعاليتك مرة أخرى عن طريق إجراء تحليل إضافي 80-20 على هذه المهام العشرين الأولى.

هذا يعني أنك بحاجة إلى التركيز على أربعة بالمائة فقط من الأشياء التي كنت تفعلها عادة من قبل. إذا قمت بذلك ، يمكنك تحقيق ما يقرب من ثلثي النتائج بأقل من خمسة بالمائة من الجهد. ستكون فعاليتك 16 ضعف ذلك.

تخيل كم سيكون أداؤك أفضل إذا كان بإمكانك التركيز فقط على تلك الموضوعات. يمكنك قضاء الكثير من الوقت والطاقة في استخدام أكثر إنتاجية.

يمكن بالطبع تكرار ذلك مرارًا وتكرارًا. يشرح المبدأ أيضًا الاختلافات الهائلة بين الأشخاص في فعاليتهم. يركز بعض الأشخاص بشكل طبيعي فقط على تلك الموضوعات التي تولد أكبر قدر من القيمة. الباقي يتجاهلون أو يفوضون.

إذا كنت ترغب في تعزيز نجاحك ، فابدأ بتحليل عملك الآن!

المصادر بما في ذلك فوربس (حلقة الوصل)، ثلاثة و اربعون (حلقة الوصل) ، مارك مانسون (حلقة الوصل) ، توني روبينز (حلقة الوصل)