Poucas pessoas passam o dia completamente como o imaginaram originalmente.
É surpreendentemente raro você deixar o escritório ou seu espaço de trabalho depois de concluir todas as tarefas que inicialmente se propôs a fazer. Embora a intenção e a estrutura sejam essenciais para fazer as coisas, os planos mais bem elaborados podem dar errado.
Para assumir o controle total de nossa produtividade, devemos primeiro assumir o controle de nós mesmos - nosso ambiente de trabalho, nosso foco e a maneira como trabalhamos. Significa reconhecer as maneiras pelas quais limitamos nosso próprio desempenho e, em seguida, fazer mudanças eficazes para combatê-lo.
Produtividade = trabalho profundo
De todos os modelos de produtividade, o “trabalho profundo” é possivelmente um dos mais simples e úteis. Simplificando, ele reconhece que fazemos nosso melhor trabalho em um estado de concentração profunda e ininterrupta. Esse foco precisa ser mantido - você não pode alternar continuamente um dia com reuniões e tarefas e depois esperar fazer um trabalho aprofundado.
O trabalho profundo é o oposto do "trabalho superficial": as tarefas pequenas e de baixo valor que nos mantêm ocupados sem exigir muito esforço cognitivo - e também não nos levam muito mais longe.
E-mail, mensagens de chat, administração, reuniões - essas tarefas superficiais cobrem nossos dias com muita frequência, encorajando o hábito de mudar de contexto com frequência, tornando o foco e a presença em uma tarefa impossível.
Sempre que pensamos sobre como nossas ações afetam nossa produtividade, é útil usar o modelo de trabalho profundo: avaliar se criamos as condições para um trabalho profundo de longo prazo ou se encorajamos o trabalho superficial improdutivo.
Como sabotar sua produtividade
Agora listamos 8 exemplos em que você reduz sua produtividade e não consegue fazer bem o “trabalho profundo”.
Abrindo-se para a distração
O local de trabalho (digital) está cheio de distrações - de notificações push por e-mail e mensagens de bate-papo a edições de colegas de trabalho em um documento de colaboração.
Além disso, seu próprio local de trabalho também pode trabalhar contra você, com ruído, colegas de trabalho e movimentos prejudicando sua capacidade de concentração. Além de realmente aprender como gerenciar as configurações de notificação para seus aplicativos e dispositivos, é importante primeiro criar o ambiente de trabalho ideal para um trabalho aprofundado.
Isso pode ser tão simples quanto encontrar música para mais concentração, ativar seu telefone e o status online em “Não perturbe” para entrar em um estado de fluxo, ir para um espaço mais silencioso no escritório ou em casa.
Trabalho não estruturado
Além de ser uma distração, um espaço de trabalho desordenado pode até causar ansiedade que afeta nosso comportamento cognitivo e nossa tomada de decisão. Mas a estrutura também se estende ao mental ambiente, então mapear pausas, períodos de trabalho intensos e tempos regulares de resposta de e-mail podem ajudá-lo a se manter no caminho certo. Bloquear o tempo é uma ótima abordagem aqui, pois protege e libera espaço para tarefas específicas. Trata-se de ter um propósito com o seu tempo, com uma estrutura simples e prática a ser seguida.
Procrastinação inconsciente
Obviamente, também somos muito bons em nos distrair; adiar uma montanha de trabalho para navegar na web ou verificar as redes sociais. Mas, no final das contas, a procrastinação é um sintoma de problemas maiores - se você está se sentindo completamente sobrecarregado, precisa fazer uma pausa, mudar de emprego ou simplesmente não se importar com o trabalho. Abordar a causa raiz de sua procrastinação pode ajudá-lo a superar alguns problemas realmente irritantes a longo prazo.
Subestimar o tempo que você precisa para as tarefas
Se concordar com projetos para os quais não tem tempo ou não enxergar o 'quadro geral', você ficará sobrecarregado e sua atenção voará em todas as direções, sem realmente gastar seu tempo focando em uma coisa em particular.
Seja realista sobre quanto tempo as tarefas e novas solicitações levarão e certifique-se de trabalhar isso em um plano sólido. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos (somos fãs de ClickUp!) ou o acompanhamento de tarefas é imprescindível para isso, onde você pode indicar exatamente quanto tempo vai precisar para as várias tarefas, para que também possa planejar melhor com antecedência.
Muito para fazer
Afogar-se no trabalho é ruim para nossa saúde mental e também nos impede de funcionar de maneira ideal. Um enorme acúmulo de pedidos pode nos estressar porque nos preocupamos com o número de tarefas a fazer, em vez de nos concentrarmos totalmente na tarefa em questão.
O trabalho que realizamos quando nos preocupamos com todo o nosso trabalho é muitas vezes imperfeito e pouco inspirado - o que, por sua vez, pode diminuir muito nossa paixão e orgulho pelo nosso trabalho.
Muito pouco para fazer
Parece bastante contraditório, é claro, mas pense nisso. Quando você experimentou um momento de silêncio no trabalho, você imediatamente se concentrou em completar sua pequena lista de tarefas? Ou você gastou tempo com coisas improdutivas porque a urgência era menor de qualquer maneira?
De acordo com a lei de Parkinson, o trabalho se expande de acordo com o tempo alocado a ele - portanto, tome cuidado para não explodir desnecessariamente tarefas simples quando estiver em paz.
Em seguida, prossiga com as atividades úteis - mesmo que seja escrever uma lista de tarefas que você normalmente nunca faz. Limpando e organizando sua caixa de entrada, atualizando seu Linkedin ou fazendo uma pesquisa preliminar em um artigo a ser escrito ou uma tarefa a ser realizada. Resumindo, encontre ótimas maneiras de se manter produtivo quando estiver um pouco menos ocupado.
Confuso com o trabalho
Muitos de nós corremos através dos nossos dias sem parar nem por dois minutos, acreditando que isso vai nos ajudar a fazer muito. Saltamos de uma reunião para um telefonema, acumulamos 30 minutos para concluir tarefas ou responder a e-mails antes de passar para outro compromisso agendado.
É uma forma agitada e reativa de trabalhar que geralmente não tem consciência do valor real que produz. É um trabalho ad hoc - sem direção, muitas vezes não recompensador e, na verdade, extinguindo incêndios de muito calor para cá e improdutivo.
Não faça pausas
Apesar de alguns tabus estranhos em torno de um intervalo - seja o intervalo completo para o almoço ou realmente passar o tempo de férias - ninguém está mais do que um pouco desligado.
Estar sempre em espera e "ligado" é cognitivamente muito intensivo para nossos cérebros, então, para maximizar nossos processos mentais, temos que acumular tempo onde eles basicamente não têm nada para fazer e não estão focados em nada.
As pausas não precisam ser enormes para fazer a diferença - apenas 5 ou 15 minutos, por exemplo, trabalhando com o Técnica Pomodoro, pode ser o suficiente.
O descanso e a pausa que você faz devem ser de qualidade - não preenchidos com todos os tipos de interação digital passiva, verificando suas redes sociais ou se livrando de tarefas pessoais. Certifique-se de fazer outra coisa por um tempo para que você e seu cérebro possam relaxar e você será muito mais produtivo e criativo após o intervalo!
Finalmente, sobre sua produtividade
Leva tempo para gerenciar bem o seu tempo e ser realmente produtivo. Lembre-se sempre do que fazer no resto do dia. Não se esqueça de relaxar, se for preciso. Não há pressão para fazer tudo rapidamente. Seja produtivo, mas também satisfeito!
Fontes ao AdHomeStead (ligação), Fast Company (ligação), Memória (ligação), TheBoss Magazine (ligação)
