Peu de gens passent leur journée complètement comme ils l'avaient imaginé à l'origine.
Il est étonnamment rare que vous quittiez le bureau ou votre espace de travail après avoir terminé toutes les tâches que vous aviez initialement prévues. Bien que l'intention et la structure soient essentielles pour faire avancer les choses, les plans les mieux conçus peuvent encore mal tourner.
Pour prendre le contrôle total de notre productivité, nous devons d'abord prendre en charge notre environnement de travail, notre concentration et notre façon de travailler. Cela signifie reconnaître les façons dont nous limitons nos propres performances, puis apporter des changements efficaces pour les contrer.
Productivité = travail en profondeur
De tous les modèles de productivité, le « travail en profondeur » est probablement l'un des plus simples et des plus utiles. En termes simples, cela reconnaît que nous faisons de notre mieux dans un état de concentration profonde et ininterrompue. Cette concentration doit être maintenue – vous ne pouvez pas alterner continuellement une journée avec des réunions et des tâches et ensuite vous attendre à faire un travail en profondeur.
Le travail en profondeur est à l'opposé du « travail superficiel » : les petites tâches de faible valeur qui nous tiennent occupés sans exiger beaucoup d'effort cognitif - et ne nous font pas vraiment avancer non plus.
E-mails, messages de chat, administration, réunions - ces tâches superficielles couvrent bien trop souvent nos journées, encourageant l'habitude de changer fréquemment de contexte, rendant impossible la concentration et la présence sur une tâche.
Chaque fois que nous pensons à la façon dont nos actions affectent notre productivité, il est utile d'utiliser le modèle du travail en profondeur : évaluer si nous créons les conditions d'un travail en profondeur à long terme ou si nous encourageons un travail superficiel improductif.
Comment saboter votre productivité
Nous énumérons maintenant 8 exemples où vous réduisez votre productivité et ne réussissez pas à bien faire le « travail en profondeur ».
S'ouvrir à la distraction
Le lieu de travail (numérique) regorge de distractions – des notifications push par e-mail et messages de discussion aux modifications apportées par des collègues dans un document de collaboration.
En dehors de cela, votre lieu de travail lui-même peut également jouer contre vous, le bruit, les collègues et les mouvements nuisant à votre capacité de concentration. En plus d'apprendre à gérer les paramètres de notification de vos applications et appareils, il est important de créer d'abord l'environnement de travail optimal pour un travail en profondeur.
Cela peut être aussi simple que de trouver de la musique d'accompagnement pour plus de concentration, d'activer votre téléphone et votre statut en ligne dans « Ne pas déranger » pour entrer dans un état de flux, de vous déplacer vers un espace plus calme au bureau ou à la maison.
Travail non structuré
En plus d'être distrayant, un espace de travail encombré peut même provoquer une anxiété qui affecte notre comportement cognitif et notre prise de décision. Mais la structure s'étend aussi à la mental l'environnement, donc la cartographie des pauses, des périodes de travail intenses et des temps de réponse réguliers par e-mail peuvent vous aider à rester sur la bonne voie. Le blocage du temps est une excellente approche ici, car il protège et libère de l'espace pour des tâches spécifiques. Il s'agit d'être déterminé avec votre temps, avec une structure simple et exploitable à suivre.
Procrastination inconsciente
Évidemment, nous sommes également très bons pour nous distraire ; reporter une montagne de travail pour surfer sur le Web ou consulter les médias sociaux. Mais en fin de compte, la procrastination est le symptôme de problèmes plus importants, que vous vous sentiez complètement dépassé, que vous ayez besoin de faire une pause, que vous changez de travail ou que vous ne vous occupiez tout simplement pas de votre travail. S'attaquer à la cause première de votre procrastination peut vous aider à surmonter certains problèmes vraiment ennuyeux à long terme.
Sous-estimer le temps dont vous avez besoin pour les tâches
Si vous acceptez des projets pour lesquels vous n'avez pas le temps ou que vous ne voyez pas la « vue d'ensemble », vous serez submergé et votre attention volera dans toutes les directions sans vraiment passer votre temps à vous concentrer sur une chose en particulier.
Soyez réaliste quant à la durée que vous prendront les tâches et les nouvelles demandes et assurez-vous de les intégrer dans un plan solide. Un outil de gestion de projet (nous sommes fans de ClickUp!) ou le suivi des tâches est indispensable pour cela, où vous pouvez indiquer exactement de combien de temps vous aurez besoin pour les différentes tâches, afin que vous puissiez également mieux planifier à l'avance.
Trop à faire
La noyade au travail est mauvaise pour notre santé mentale et nous empêche également de fonctionner de manière optimale. Un énorme retard peut nous stresser parce que nous nous soucions du nombre de tâches qui restent à accomplir, au lieu de nous concentrer pleinement sur la tâche à accomplir.
Le travail que nous accomplissons lorsque nous nous soucions de tout notre travail est souvent imparfait et très peu inspiré, ce qui à son tour peut grandement diminuer notre passion et notre fierté pour notre travail.
Trop peu à faire
Cela semble assez contradictoire, bien sûr, mais réfléchissez-y. Lorsque vous avez vécu un moment calme au travail, vous êtes-vous immédiatement concentré sur la réalisation de votre courte liste de choses à faire ? Ou avez-vous passé du temps sur des choses improductives parce que l'urgence était de toute façon moindre ?
D'après la loi de Parkinson, le travail s'allonge en fonction du temps qui lui est imparti – attention donc à ne pas faire exploser inutilement des tâches simples lorsque vous êtes en paix.
Ensuite, passez à des activités utiles, même s'il s'agit d'écrire une liste de choses à faire que vous n'avez normalement jamais à faire. Nettoyer et organiser votre boîte de réception, mettre à jour votre Linkedin ou faire des recherches préliminaires sur un article à écrire ou une tâche à effectuer. Bref, trouvez d'excellents moyens de rester productif lorsque vous êtes un peu moins occupé.
Confus avec le travail
Trop d'entre nous se précipitent dans nos journées sans s'arrêter même pendant deux minutes, croyant que cela nous fera beaucoup de choses. Nous passons d'une réunion à un appel téléphonique, en 30 minutes pour terminer des tâches ou répondre à des e-mails avant de passer à un autre engagement planifié.
C'est une façon de travailler trépidante et réactive qui est généralement inconsciente de la valeur réelle qu'elle produit. C'est un travail ponctuel - sans direction, souvent peu gratifiant et qui éteint en fait les incendies de chaud à ici et improductifs.
Ne faites pas de pauses
Malgré certains tabous étranges entourant une pause - qu'il s'agisse de votre pause déjeuner complète ou de vos vacances - personne n'est plus qu'un peu en retrait.
Être toujours en veille et « allumé » est très intensif sur le plan cognitif pour notre cerveau, donc pour maximiser nos processus mentaux, nous devons accumuler du temps où ils n'ont fondamentalement rien à faire et ne sont concentrés sur rien.
Les pauses n'ont pas besoin d'être énormes pour faire la différence - juste 5 ou 15 minutes, par exemple, en travaillant avec le Technique Pomodoro, peut être suffisant.
Ce repos et cette pause que vous prenez doivent être de qualité – et ne doivent donc pas être remplis de toutes sortes d'interactions numériques passives, de vérification de vos réseaux sociaux ou de suppression de tâches personnelles. Assurez-vous de faire autre chose pendant un moment afin que vous et votre cerveau puissiez vous détendre et que vous soyez beaucoup plus productif et créatif après la pause !
Enfin sur votre productivité
Il faut du temps pour bien gérer son temps et être vraiment productif. Rappelez-vous toujours quoi faire pour le reste de la journée. N'oubliez pas de vous détendre si vous le devez. Il n'y a aucune pression pour que tout soit fait rapidement. Soyez productif, mais aussi satisfait !
Sources entre autres AdHomeStead (lien), Entreprise rapide (lien), Mémoire (lien), TheBoss Magazine (lien)
