Niewiele osób przeżywa swój dzień tak, jak pierwotnie to sobie wyobrażali.
Zaskakująco rzadko opuszczasz biuro lub miejsce pracy po wykonaniu wszystkich zadań, które początkowo chciałeś wykonać. Chociaż intencje i struktura są niezbędne do wykonania zadań, najlepiej opracowane plany mogą się nie udać.
Aby przejąć pełną kontrolę nad naszą produktywnością, musimy najpierw przejąć kontrolę nad sobą - naszym środowiskiem pracy, naszym celem i sposobem, w jaki pracujemy. Oznacza to rozpoznanie sposobów, w jakie ograniczamy własne wyniki, a następnie wprowadzanie skutecznych zmian, aby temu przeciwdziałać.
Produktywność = głęboka praca
Ze wszystkich modeli wydajności praca głęboka jest prawdopodobnie jednym z najprostszych i najbardziej użytecznych. Mówiąc najprościej, uznaje, że wykonujemy naszą najlepszą pracę w stanie głębokiej, nieprzerwanej koncentracji. Należy zachować tę koncentrację - nie można spędzać dnia na przemian ze spotkaniami i zadaniami, a następnie oczekiwać dogłębnej pracy.
Praca głęboka jest diametralnie sprzeczna z „pracą powierzchowną”: drobnymi zadaniami o niskiej wartości, które zajmują nas bez większego wysiłku poznawczego - i tak naprawdę nie prowadzą nas dalej.
E-maile, wiadomości na czacie, administracja, spotkania - te powierzchowne zadania dotyczą naszych dni zbyt często, zachęcając do nawyku regularnego zmieniania kontekstów, uniemożliwiając skupienie się i obecność na jednym zadaniu.
Ilekroć myślimy o tym, jak nasze działania wpływają na naszą produktywność, warto zastosować głęboki model pracy: ocenić, czy stwarzamy warunki do długotrwałej, głębokiej pracy, czy też promujemy nieproduktywną, powierzchowną pracę.
Jak sabotować swoją produktywność
Podajemy teraz 8 przykładów, w których obniżasz produktywność i nie będziesz wykonywać „głębokiej pracy”.
Otwarcie się na rozproszenie uwagi
(Cyfrowe) miejsce pracy jest pełne rozrywek - od powiadomień push e-mail i wiadomości na czacie po poprawki wprowadzone przez współpracowników w dokumencie współpracy.
Poza tym samo miejsce pracy może również działać przeciwko tobie, a hałas, koledzy i ruch utrudniają koncentrację. Oprócz faktycznej nauki zarządzania ustawieniami powiadomień dla aplikacji i urządzeń ważne jest, aby najpierw stworzyć optymalne środowisko pracy do dogłębnej pracy.
Może to być tak proste, jak znalezienie towarzyszącej muzyki dla większej koncentracji, aktywacja telefonu i stanu online w trybie „Nie przeszkadzać”, aby wejść w stan płynności, aż do przeniesienia się do spokojniejszego pomieszczenia w biurze lub z domu.
Praca nieustrukturyzowana
Oprócz rozpraszania uwagi, zagracony obszar roboczy może nawet powodować niepokój, który wpływa na nasze zachowania poznawcze i podejmowanie decyzji. Ale struktura rozciąga się również na psychiczny środowisko, więc zaplanowanie przerw, głębokich okresów pracy i regularnych odpowiedzi na e-maile może pomóc Ci pozostać na dobrej drodze. Blokowanie czasu jest tutaj świetnym podejściem, ponieważ chroni i zwalnia miejsce na określone zadania. Chodzi o celowe wykorzystanie czasu z prostą strukturą, którą możesz naśladować.
Nieświadoma prokrastynacja
Oczywiście potrafimy też bardzo dobrze się rozpraszać; odkładanie góry pracy na surfowanie po Internecie lub oglądanie mediów społecznościowych. Ostatecznie prokrastynacja jest objawem większych problemów - niezależnie od tego, czy czujesz się całkowicie przytłoczony, musisz zrobić sobie przerwę lub zmienić zadania, czy po prostu naprawdę nie wykonujesz swojej pracy. Zajmując się pierwotną przyczyną prokrastynacji, możesz przezwyciężyć potencjalnie bardzo nieprzyjemne długoterminowe problemy.
Nie doceniaj czasu potrzebnego na zadania
Jeśli zgadzasz się na projekty, na które nie masz czasu lub nie widzisz „szerszego obrazu”, będziesz przytłoczony, a twoja uwaga będzie rozbiegać się we wszystkich kierunkach bez poświęcania czasu na skupianie się w szczególności na jednej rzeczy.
Miej realistyczne podejście do tego, ile czasu zajmą Ci zadania i nowe prośby, i upewnij się, że opracujesz to w solidny plan. Narzędzie do zarządzania projektami (jesteśmy fanami ClickUp!) lub śledzenie zadań jest do tego niezbędne, gdzie możesz dokładnie określić, ile czasu będziesz potrzebować na różne zadania, abyś mógł lepiej planować z wyprzedzeniem.
Zbyt wiele do zrobienia
Utonięcie w pracy jest szkodliwe dla naszego zdrowia psychicznego, a także uniemożliwia nam optymalne funkcjonowanie. Ogromne zaległości mogą nas stresować, ponieważ martwimy się o liczbę zadań, które pozostały do wykonania, zamiast skupiać się w pełni na zadaniu.
Praca, którą wykonujemy, gdy martwimy się o całą naszą pracę, jest często pełna błędów i bardzo pozbawiona inspiracji - co z kolei może znacznie zmniejszyć naszą pasję i dumę z naszej pracy.
Nie wystarczy
Brzmi oczywiście sprzecznie, ale pomyśl o tym. Gdybyś miał chwilę spokoju w pracy, czy od razu skupiłeś się na dokończeniu swojej krótkiej listy rzeczy do zrobienia? A może spędzałeś czas na bezproduktywnych rzeczach, ponieważ pilność była mniejsza?
Zgodnie z prawem Parkinsona praca rozciąga się zgodnie z przeznaczonym na nią czasem - więc pamiętaj, aby niepotrzebnie nie wysadzać w powietrze prostych zadań, gdy jesteś spokojny.
Następnie zacznij od pożytecznej pracy - nawet jeśli jest to spisanie listy rzeczy do zrobienia, do której zwykle nie masz dostępu. Porządkowanie i porządkowanie skrzynki odbiorczej, faktyczna aktualizacja LinkedIn lub wstępne badanie artykułu do napisania lub zadania do wykonania. Krótko mówiąc, znajdź świetne sposoby na utrzymanie produktywności, gdy jesteś mniej zajęty.
Pomieszaj zajęcie z pracą
Zbyt wielu z nas spieszy się przez swoje dni bez przerwy na dwie minuty, wierząc, że dużo z tym zrobimy. Przeskakujemy ze spotkania do rozmowy telefonicznej, zajmujemy się 30 minutami wykonywania zadań lub odpowiadania na e-maile, zanim przejdziemy do kolejnego zaplanowanego zobowiązania.
Jest to gorączkowy, reaktywny sposób pracy, który zwykle nie zdaje sobie sprawy z prawdziwej wartości, jaką wytwarza. Jest to praca doraźna - bezkierunkowa, często nie satysfakcjonująca i faktycznie gasząca pożary z miejsca na miejsce i bezproduktywnie.
Nie rób sobie przerw
Pomimo pewnych dziwnych tabu dotyczących przerwy - niezależnie od tego, czy jest to Twoja pełna przerwa na lunch, czy faktycznie spędzasz czas na wakacjach - nikt nie jest zbyt wolny.
Bycie w stanie gotowości i „włączonym” przez cały czas jest poznawczo bardzo intensywne dla naszego mózgu, więc aby zmaksymalizować nasze procesy umysłowe, musimy gromadzić czas tam, gdzie nie mają nic do roboty i nie mają na czym się skupić.
Przerwy nie muszą być duże, aby coś zmienić - wystarczy 5 lub 15 minut, na przykład podczas pracy z Technika Pomodoromoże wystarczyć.
Ten odpoczynek i przerwa powinny być dobrej jakości - a więc nie wypełnione wszelkiego rodzaju pasywnymi interakcjami cyfrowymi, sprawdzaniem mediów społecznościowych lub pozbyciem się osobistych zadań. Naprawdę upewnij się, że robisz coś innego, abyś Ty i Twój mózg trochę się zrelaksowali, abyście po przerwie byli bardziej produktywni i kreatywni!
Wreszcie o Twojej produktywności
Właściwe zarządzanie czasem i bycie naprawdę produktywnym wymaga czasu. Zawsze przypominaj sobie, co robić przez resztę dnia. Nie zapomnij się zrelaksować, jeśli musisz. Nie ma presji, aby szybko załatwić sprawę. Bądź produktywny, ale także zadowolony!
Źródła obejmują AdHomeStead (połączyć), FastCompany (połączyć), Pamięć (połączyć), TheBossMagazine (połączyć)
