Er zijn maar weinig mensen die hun dag volledig doorlopen hoe ze deze oorspronkelijk helemaal voor ogen hadden.
Het komt verrassend zelden voor dat je het kantoor of je werkruimte verlaat nadat je alle taken hebt volbracht die je aanvankelijk wilde doen. Hoewel intentie en structuur essentieel zijn om dingen voor elkaar te krijgen, kunnen namelijk de best opgestelde plannen nog steeds mislopen.
Om de volledige leiding te nemen over onze productiviteit, moeten we eerst de leiding nemen over onszelf – over onze werkomgeving, onze focus en onze manier van werken. Het betekent de manieren herkennen waardoor we onze eigen prestaties beperken en vervolgens effectieve veranderingen doorvoeren om ze tegen te gaan.
Productiviteit = diep werk
Van alle modellen rond productiviteit is “deep work” mogelijk een van de eenvoudigste en meest bruikbare. Simpel gezegd, het herkend dat we ons beste werk doen in een staat van diepe, ononderbroken concentratie. Deze focus moet behouden blijven – je kunt geen dag continu af laten wisselen met vergaderingen en taken en vervolgens verwachten diepgaand werk te leveren.
Diep werk staat lijnrecht tegenover “oppervlakkig werk”: de kleine, laagwaardige taken die ons bezig houden zonder veel cognitieve inspanning te vergen – en ook ons niet echt veel verder vooruit helpen.
E-mail, chat berichten, administratie, vergaderingen – deze oppervlakkige taken bestrijken onze dagen veel te vaak, waardoor de gewoonte wordt aangemoedigd om regelmatig van context te wisselen, waardoor focus en aanwezigheid op één taak onmogelijk wordt.
Telkens wanneer we nadenken over hoe onze acties onze productiviteit beïnvloeden, is het nuttig om het deep work-model te gebruiken: beoordelen of we de voorwaarden scheppen voor langdurig diep werk of we juist onproductief oppervlakkig werken in de hand werken.
Hoe je jouw productiviteit saboteert
We noemen nu 8 voorbeelden waarop je jouw productiviteit naar beneden haalt en niet goed aan het doen van “deep work” toe zal komen.
Jezelf openstellen voor afleiding
De (digitale) werkplek is vol afleiding – van e-mail push notificaties en chat berichten tot aanpassingen van collega’s in een samenwerkingsdocument.
Afgezien daarvan kan jouw werkplek zelf ook tegen je werken, met lawaai, collega’s en beweging die jouw concentratievermogen belemmeren. Naast het daadwerkelijk leren beheren van meldingsinstellingen voor je apps en apparaten, is het belangrijk eerst de optimale werkomgeving te creëeren voor diepgaand werk.
Dat kan net zo eenvoudig zijn als begeleidende muziek voor meer concentratie te vinden, je telefoon en online status in “Niet storen” te activeren om in een flow-status te komen, tot aan het verhuizen naar een stillere ruimte op kantoor of vanuit huis.
Ongestructureerd werken
Behalve dat het afleidend is, kan een rommelige werkruimte zelfs angst veroorzaken die ons cognitieve gedrag en onze besluitvorming beïnvloeden. Maar structuur strekt zich ook uit tot de mentale omgeving, dus het in kaart brengen van pauzes, periodes voor diep werk en gezette tijden voor het beantwoorden van e-mail kan je helpen op koers te blijven. Het blokken van tijd is hier een geweldige benadering, omdat het beschermt en ruimte vrijmaakt voor specifieke taken. Het gaat erom dat je doelbewust met je tijd omgaat, met een eenvoudige, bruikbare structuur die je kunt volgen.
Onbewust uitstelgedrag
Het is duidelijk dat we onszelf ook heel goed kunnen afleiden; een berg werk uitstellen om op internet te surfen of sociale media te bekijken. Maar uiteindelijk is uitstelgedrag een symptoom van grotere problemen – of je je nu volledig overweldigd voelt, een pauze moet nemen of van taak moet veranderen, of gewoon echt niet bezig bent met je werk. Door de oorzaak van jouw uitstelgedrag aan te pakken, kun je mogelijk heel vervelende problemen op de langere termijn overwinnen.
Tijd onderschatten die je voor taken nodig hebt
Als je akkoord gaat met projecten waar je geen tijd voor hebt of niet het ‘grotere plaatje’ overziet, dan zal je overweldigd raken en je aandacht alle kanten op schieten zonder echt je tijd te besteden met focus aan één ding in het bijzonder.
Wees realistisch over hoe lang taken en nieuwe verzoeken je zullen kosten, en zorg ervoor dat je dit in een solide plan verwerkt. Een project management tool (wij zijn fan van ClickUp!)of het volgen van taken is hiervoor onmisbaar, waarbij je precies kunt aangeven hoeveel tijd je voor de verschillende taken nodig zal hebben, zodat je ook beter vooruit kunt plannen.
Te veel te doen
Verdrinken in het werk is slecht voor onze geestelijke gezondheid en verhindert ons daarnaast ook om optimaal te functioneren. Een enorme achterstand kan ons stress opleveren omdat we ons zorgen maken over het aantal taken dat nog moet worden gedaan, in plaats van ons volledig te concentreren op de taak die voorhanden is.
Het werk dat we realiseren als we ons zorgen maken over al onze werkzaamheden, is vaak vol met fouten en erg ongeïnspireerd – wat op zijn beurt onze passie en trots voor ons werk enorm naar beneden kan brengen.
Te weinig om te doen
Klinkt natuurlijk nogal tegenstrijdig, maar denk er eens over na. Als je een rustig moment op je werk hebt meegemaakt, concentreerde je je dan direct op het afronden van je korte takenlijst? Of ging je tijd besteden aan onproductieve dingen omdat de urgentie toch lager lag?
Volgens de wet van Parkinson wordt het werk uitgebreid naargelang de tijd die eraan is toegewezen – dus zorg ervoor dat je geen eenvoudige taken onnodig opblaast als het rustig bij je is.
Ga vervolgens aan de slag met nuttige werkzaamheden – ook al is het een to-do-lijstje aan het opschrijven waar je normaal gesproken nooit aan toe komt. Het opruimen en indelen van je inbox, het daadwerkelijk updaten van je Linkedin of het vooronderzoek doen naar een te schrijven artikel of uit te voeren taak. Kortom, zoek geweldige manieren om productief te blijven als je het even wat minder druk hebt.
Drukte verwarren met werk
Te veel van ons haasten zich door onze dagen zonder maar twee minuten stil te blijven, in de overtuiging dat we daarmee veel gedaan krijgen. We springen van een vergadering naar een telefoongesprek, proppen ons in 30 minuten taken uitvoeren of reageren op e-mails, voordat we verder gaan met een andere geplande verplichting.
Het is een hectische, reactieve manier van werken die zich meestal niet bewust is van de werkelijke waarde die het produceert. Het is ad hoc werken – richtingsloos, vaak niet lonend en eigenlijk van hot naar her en onproductief brandjes blussen.
Geen pauzes nemen
Ondanks enkele vreemde taboes rond een pauze – of dat nu je volledige lunchpauze is of je vakantietijd daadwerkelijk besteedt – is niemand meer dan een beetje vrij.
Altijd maar standby en “aan” moeten zijn is cognitief zeer intensief voor onze hersenen, dus om onze mentale processen te maximaliseren, moeten we tijd opbouwen waar ze eigenlijk niks te doen hebben en helemaal nergens op gefocust zijn.
Pauzes hoeven niet enorm te zijn om een verschil te maken – slechts 5 of 15 minuten, bijvoorbeeld door te werken met de पोमोडोरो तकनीक, kan al genoeg zijn.
Die rust en pauze die je neemt zou wel van kwaliteit moeten zijn – dus niet gevuld met allerlei passieve digitale interactie, checken van je social media of het wegwerken van persoonlijke taken. Zorg er echt voor dat je even wat anders doet, zodat jij en je hersenen wat tot rust komen waardoor je na de pauze een stuk productiever én creatiever zal zijn!
Tot slot over je productiviteit
Het duurt even om je tijd goed te beheren en echt productief te zijn. Herinner jezelf er altijd aan wat je de rest van de dag moet doen. Vergeet niet te ontspannen als het moet. Er is geen druk om alles snel af te moeten ronden. Wees productief, maar ook tevreden!
Bronnen o.a. AdHomeStead (संपर्क), FastCompany (संपर्क), Memory (संपर्क), TheBossMagazine (संपर्क)
