Pocas personas pasan el día completamente como lo imaginaron originalmente.
Es sorprendentemente raro que abandone la oficina o su espacio de trabajo después de completar todas las tareas que inicialmente se propuso hacer. Aunque la intención y la estructura son esenciales para hacer las cosas, los planes mejor diseñados pueden salir mal.
Para tomar el control total de nuestra productividad, primero debemos hacernos cargo de nosotros mismos: nuestro entorno de trabajo, nuestro enfoque y la forma en que trabajamos. Significa reconocer las formas en que limitamos nuestro propio desempeño y luego hacer cambios efectivos para contrarrestarlo.
Productividad = trabajo profundo
De todos los modelos de productividad, el “trabajo profundo” es posiblemente uno de los más simples y útiles. En pocas palabras, reconoce que hacemos nuestro mejor trabajo en un estado de concentración profunda e ininterrumpida. Este enfoque debe mantenerse: no puede sentarse de un lado a otro entre reuniones y tareas y esperar hacer un trabajo en profundidad.
El trabajo profundo es lo opuesto al "trabajo superficial": las pequeñas tareas de bajo nivel que nos mantienen ocupados sin requerir mucho esfuerzo cognitivo y que tampoco nos llevan mucho más lejos.
Correo electrónico, mensajes de chat, administración, reuniones: estas tareas superficiales cubren nuestros días con demasiada frecuencia, fomentando el hábito de cambiar de contexto con frecuencia, lo que hace imposible el enfoque y la presencia en una tarea.
Siempre que pensamos en cómo nuestras acciones afectan nuestra productividad, es útil utilizar el modelo de trabajo profundo: evaluar si creamos las condiciones para un trabajo profundo a largo plazo o si fomentamos el trabajo superficial improductivo.
Cómo sabotear tu productividad
Ahora enumeramos 8 ejemplos en los que reduce su productividad y no logra hacer bien el "trabajo profundo".
Abrirse a la distracción
El lugar de trabajo (digital) está lleno de distracciones, desde notificaciones push por correo electrónico y mensajes de chat hasta ediciones de compañeros de trabajo en un documento de colaboración.
Aparte de eso, su propio lugar de trabajo también puede actuar en su contra, ya que el ruido, los compañeros de trabajo y el movimiento obstaculizan su capacidad de concentración. Además de aprender realmente cómo administrar la configuración de notificaciones para sus aplicaciones y dispositivos, es importante crear primero el entorno de trabajo óptimo para un trabajo en profundidad.
Eso puede ser tan simple como buscar música de acompañamiento para concentrarse más, activar su teléfono y el estado en línea en "No molestar" para entrar en un estado de flujo, o trasladarse a un espacio más tranquilo en la oficina o desde casa.
Trabajo no estructurado
Además de ser una distracción, un espacio de trabajo desordenado puede crear ansiedad que afecta nuestro comportamiento cognitivo y la toma de decisiones. Pero la estructura también se extiende al mental entorno, por lo que el mapeo de descansos, períodos de trabajo profundos y tiempos de respuesta de correo electrónico pueden ayudarlo a mantenerse encaminado. Bloquear el tiempo es un gran enfoque aquí, ya que protege y libera espacio para tareas específicas. Se trata de ser decidido con su tiempo, con una estructura simple y procesable a seguir.
Dilación inconsciente
Obviamente también somos muy buenos para distraernos; posponer una montaña de trabajo para navegar por la web o consultar las redes sociales. Pero al final, la procrastinación es un síntoma de problemas mayores, ya sea que se sienta completamente abrumado, necesite tomar un descanso, cambiar de trabajo o simplemente no le importe su trabajo. Al abordar la causa raíz de su procrastinación, es posible que pueda superar problemas muy molestos a largo plazo.
Subestimar el tiempo que necesita para las tareas.
Si acepta proyectos para los que no tiene tiempo o no ve el 'panorama general', se sentirá abrumado y su atención volará en todas las direcciones sin realmente perder su tiempo enfocándose en una cosa en particular.
Sea realista sobre cuánto tiempo le llevarán las tareas y las nuevas solicitudes, y asegúrese de incorporar esto en un plan sólido. Una herramienta de gestión de proyectos (somos fans de ClickUp!) o el seguimiento de tareas es indispensable para esto, donde puede indicar exactamente cuánto tiempo necesitará para las diversas tareas, de modo que también pueda planificar mejor con anticipación.
Mucho por hacer
Ahogarnos en el trabajo es malo para nuestra salud mental y también nos impide funcionar de manera óptima. Una gran acumulación de trabajos atrasados puede estresarnos porque nos preocupamos por cuántas tareas quedan por hacer, en lugar de centrarnos por completo en la tarea que tenemos entre manos.
El trabajo que realizamos cuando nos preocupamos por todo nuestro trabajo a menudo es defectuoso y muy poco inspirado, lo que a su vez puede disminuir en gran medida nuestra pasión y orgullo por nuestro trabajo.
Muy poco que hacer
Suena bastante contradictorio, por supuesto, pero piénselo. Cuando experimentó un momento de tranquilidad en el trabajo, ¿se centró inmediatamente en completar su breve lista de tareas pendientes? ¿O dedicó tiempo a cosas improductivas porque la urgencia era menor de todos modos?
De acuerdo con la ley de Parkinson, el trabajo se expande de acuerdo con el tiempo asignado, así que tenga cuidado de no hacer explotar innecesariamente tareas simples cuando esté tranquilo.
Luego, continúe con actividades útiles, incluso si se trata de escribir una lista de tareas a las que normalmente nunca llega. Limpiando y organizando su bandeja de entrada, actualizando su Linkedin o haciendo una investigación preliminar sobre un artículo por escribir o una tarea por realizar. En resumen, encuentre excelentes formas de mantenerse productivo cuando esté un poco menos ocupado.
Confundido con el trabajo
Demasiados de nosotros nos apresuramos a pasar el día sin detenernos ni siquiera por dos minutos, creyendo que eso nos permitirá hacer muchas cosas. Pasamos de una reunión a una llamada telefónica, nos concentramos en 30 minutos para completar tareas o responder correos electrónicos antes de pasar a otro compromiso programado.
Es una forma de trabajar agitada y reactiva que en su mayoría ignora el valor real que produce. Es un trabajo ad hoc: sin dirección, a menudo no gratificante y en realidad apaga los incendios desde el punto caliente hasta aquí y de manera improductiva.
No tomes descansos
A pesar de algunos tabúes extraños que rodean un descanso, ya sea que sea su descanso completo para el almuerzo o realmente pasar su tiempo de vacaciones, nadie está más que un poco alejado.
Estar siempre en espera y "encendido" es cognitivamente muy intensivo para nuestro cerebro, por lo que para maximizar nuestros procesos mentales, tenemos que acumular tiempo en el que realmente no tengan nada que hacer y no estén enfocados en nada.
Los descansos no tienen que ser enormes para marcar la diferencia: solo 5 o 15 minutos, por ejemplo, trabajando con el Técnica Pomodoro, puede ser suficiente.
Ese descanso y descanso que tomes deben ser de calidad, por lo que no deben estar llenos de todo tipo de interacción digital pasiva, revisar tus redes sociales o deshacerte de tareas personales. ¡Asegúrate de hacer otra cosa por un tiempo para que tú y tu cerebro puedan relajarse y ser mucho más productivo y creativo después del descanso!
Finalmente sobre tu productividad
Se necesita tiempo para administrar bien su tiempo y ser verdaderamente productivo. Recuerde siempre lo que debe hacer durante el resto del día. No olvide relajarse si es necesario. No hay presión para hacer todo rápidamente. ¡Sea productivo, pero también satisfecho!
Fuentes ao AdHomeStead (enlace), Fast Company (enlace), Memoria (enlace), Revista TheBoss (enlace)
