Harvat ihmiset käyvät läpi päivänsä täysin niin kuin he alun perin kuvittelivat sen.
On yllättävän harvinaista, että poistut toimistosta tai työtilastasi suoritettuasi kaikki alun perin suunnittelemasi tehtävät. Vaikka aikomus ja rakenne ovat välttämättömiä asioiden saamiselle, parhaiten laaditut suunnitelmat voivat silti mennä pieleen.
Ottaaksemme täyden vastuun tuottavuudestamme meidän on ensin otettava vastuu itsestämme – työympäristöstämme, keskittymisestämme ja työskentelytavastamme. Se tarkoittaa, että tunnistamme tapoja, joilla rajoitamme omaa suorituskykyämme, ja teemme sitten tehokkaita muutoksia sen torjumiseksi.
Tuottavuus = syvä työ
Kaikista tuottavuusmalleista "syvätyö" on mahdollisesti yksi yksinkertaisimmista ja hyödyllisimmistä. Yksinkertaisesti sanottuna se tunnustaa, että teemme parhaamme syvän, keskeytymättömän keskittymisen tilassa. Tämä keskittyminen on säilytettävä – et voi istua edestakaisin kokousten ja tehtävien välillä ja odottaa tekeväsi syvällistä työtä.
Syvätyö on "pinnallisen työn" vastakohta: pienet, vähäarvoiset tehtävät, jotka pitävät meidät kiireisinä vaatimatta paljoa kognitiivista ponnistelua – eivätkä myöskään vie meitä paljon pidemmälle.
Sähköposti, chat-viestit, hallinto, kokoukset – nämä pinnalliset tehtävät kattavat päivämme aivan liian usein, mikä rohkaisee tottumaan usein vaihtamaan kontekstia, tehden keskittymisen ja läsnäolon yhteen tehtävään mahdottomaksi.
Aina kun mietimme, miten toimintamme vaikuttaa tuottavuuteen, on hyödyllistä käyttää syvätyömallia: arvioida, luommeko edellytykset pitkäjänteiselle syvätyölle vai kannustammeko tuottamattomaan pinnalliseen työhön.
Kuinka sabotoida tuottavuuttasi
Listaan nyt 8 esimerkkiä, joissa vähennät tuottavuuttasi etkä osaa tehdä "syvätyötä" hyvin.
Avaa itsesi häiriötekijöille
(Digitaalinen) työpaikka on täynnä häiriötekijöitä – sähköpostin push-ilmoituksista ja chat-viesteistä työtovereiden muokkauksiin yhteistyödokumentissa.
Sitä paitsi itse työpaikkasi voi myös toimia sinua vastaan, jolloin melu, työtoverit ja liike estävät keskittymiskykyäsi. Sen lisäksi, että opit hallitsemaan sovellusten ja laitteidesi ilmoitusasetuksia, on tärkeää ensin luoda optimaalinen työympäristö syvällistä työtä varten.
Se voi olla yhtä yksinkertaista kuin löytää musiikkia lisää keskittymistä varten, aktivoida puhelin ja online-tila "Älä häiritse" -tilassa siirtyäksesi virtaustilaan, siirtyä hiljaisempaan tilaan toimistossa tai kotoa.
Strukturoimaton työskentely
Sen lisäksi, että sekava työtila häiritsee, se voi itse asiassa aiheuttaa ahdistusta, joka vaikuttaa kognitiiviseen käyttäytymiseen ja päätöksentekoon. Mutta rakenne ulottuu myös henkistä ympäristössä, joten taukojen, syvällisen työn jaksojen ja säännöllisten sähköposteihin vastaamisaikojen kartoittaminen voi auttaa sinua pysymään raiteilla. Ajan estäminen on hyvä lähestymistapa, sillä se suojaa ja vapauttaa tilaa tietyille tehtäville. Kyse on ajankäytöstä tarkoituksenmukaisesti yksinkertaisen, toimivan rakenteen avulla.
Tiedostamaton viivyttely
Ilmeisesti olemme myös erittäin hyviä häiritsemään itseämme; lykätä vuoren työtä surffataksesi verkossa tai tarkistaaksesi sosiaalisen median. Mutta viime kädessä viivyttely on oire isommista ongelmista – olitpa sitten täysin uupunut, tarvitset tauon, vaihtaa työpaikkaa tai et vain välitä työstäsi. Viivyttelysi perimmäisen syyn käsitteleminen voi auttaa sinua voittamaan todella ärsyttäviä ongelmia pitkällä aikavälillä.
Aliarvioi tehtäviin tarvitsemasi ajan
Jos suostut projekteihin, joihin sinulla ei ole aikaa tai et näe ”isompaa kuvaa”, sinusta tulee ylikuormitettua ja huomiosi lentää kaikkiin suuntiin ilman, että käytät aikaasi keskittymällä yhteen asiaan.
Ole realistinen sen suhteen, kuinka kauan tehtävät ja uudet pyynnöt vievät sinulta, ja varmista, että teet tästä vankan suunnitelman. Projektinhallintatyökalu (olemme faneja NapsautaYlös!) tai seurantatehtävät ovat välttämättömiä tähän, jossa voit ilmoittaa tarkalleen kuinka paljon aikaa tarvitset eri tehtäviin, jotta voit myös suunnitella etukäteen paremmin.
Liikaa tekemistä
Hukkuminen työpaikalla on haitallista mielenterveydellemme ja myös estää meitä toimimasta optimaalisesti. Valtava ruuhka voi stressata meitä, koska olemme huolissamme siitä, kuinka monta tehtävää on vielä tehtävä, sen sijaan, että keskittyisimme täysin käsillä olevaan tehtävään.
Työ, jonka teemme, kun olemme huolissamme kaikesta työstämme, on usein virheellistä ja hyvin inspiroimatonta – mikä puolestaan voi suuresti vähentää intohimoamme ja ylpeyttämme työstämme.
Liian vähän tekemistä
Kuulostaa tietysti melko ristiriitaiselta, mutta mieti sitä. Kun koit hiljaisen hetken työssäsi, keskitytkö heti lyhyen tehtävälistasi täydentämiseen? Vai käytitkö aikaa tuottamattomiin asioihin, koska kiire oli joka tapauksessa pienempi?
Parkinsonin lain mukaan työ laajenee sille varatun ajan mukaan – joten varo, ettet turhaan räjäytä yksinkertaisia tehtäviä, kun kanssasi on hiljaista.
Jatka sitten hyödyllisiä toimintoja – vaikka se olisi tehtävälistan kirjoittaminen, jota et tavallisesti koskaan ehdi tekemään. Postilaatikon siivoaminen ja järjestäminen, Linkedinin päivittäminen tai kirjoitettavan artikkelin tai suoritettavan tehtävän alustava tutkimus. Lyhyesti sanottuna, löydä upeita tapoja pysyä tuottavana, kun olet hieman vähemmän kiireinen.
Hämmentynyt työhön
Liian monet meistä kiirehtivät läpi päivänsä pysähtymättä edes kahdeksi minuutiksi uskoen, että sillä saamme paljon aikaan. Hyppäämme kokouksesta puheluun, varaamme 30 minuuttia tehtävien suorittamiseen tai sähköposteihin vastaamiseen ennen kuin siirrymme toiseen sovittuun sitoumukseen.
Se on hektistä, reaktiivista työskentelytapaa, joka on enimmäkseen tietämätön tuottamastaan todellisesta arvosta. Se on ad hoc -työtä – suunnatonta, usein ei palkitsevaa ja itse asiassa kuumasta tänne ja tuottamatonta tulipalojen sammuttamista.
Älä pidä taukoja
Huolimatta joistakin oudoista tauon ympärillä olevista tabuista - olipa kyseessä sitten täysi lounastauko tai loma-ajan viettäminen - kukaan ei ole muuta kuin vähän poissa.
Aina valmiustilassa ja "päällä" oleminen on kognitiivisesti erittäin intensiivistä aivoillemme, joten henkisten prosessiemme maksimoimiseksi meidän on kerättävä aikaa, jossa heillä ei todellakaan ole mitään tekemistä ja he eivät ole keskittyneet mihinkään.
Taukojen ei tarvitse olla suuria vaikuttaakseen – vain 5 tai 15 minuuttia, esimerkiksi työskentelemällä Pomodoro-tekniikka, saattaa riittää.
Levon ja tauon tulee olla laadukasta – ei siis täynnä kaikenlaista passiivista digitaalista vuorovaikutusta, sosiaalisen median tarkistamista tai henkilökohtaisista tehtävistä luopumista. Varmista, että teet jotain muuta jonkin aikaa, jotta sinä ja aivosi voit rentoutua ja olet paljon tuottavampi ja luovampi tauon jälkeen!
Lopuksi tuottavuudestasi
Kestää aikaa hallita aikasi hyvin ja olla todella tuottava. Muistuta aina itseäsi, mitä teet loppupäivän. Älä unohda rentoutua tarvittaessa. Ei ole paineita saada kaikki tehtyä nopeasti. Ole tuottava, mutta myös tyytyväinen!
Lähteet mm. AdHomeStead (linkki), Nopea yritys (linkki), muisti (linkki), TheBoss Magazine (linkki)
