Немногие люди проживают свой день полностью так, как они изначально представляли его.
На удивление редко вы покидаете офис или рабочее место после выполнения всех задач, которые изначально хотели сделать. Несмотря на то, что намерение и структура важны для достижения цели, хорошо составленные планы все равно могут пойти не так.
Чтобы полностью контролировать нашу продуктивность, мы должны прежде всего взять на себя ответственность - нашу рабочую среду, нашу направленность и то, как мы работаем. Это означает распознавание способов, которыми мы ограничиваем нашу собственную производительность, а затем внесение эффективных изменений для противодействия этому.
Продуктивность = глубокая работа
Из всех моделей продуктивности глубокая работа, пожалуй, одна из самых простых и полезных. Проще говоря, он признает, что мы делаем все, что в наших силах, в состоянии глубокой непрерывной концентрации. Этот фокус необходимо поддерживать - вы не можете чередовать день с встречами и задачами, а затем рассчитывать на выполнение углубленной работы.
Глубокая работа диаметрально противоположна «поверхностной работе»: мелким, малоценным задачам, которые занимают нас, не требуя больших когнитивных усилий - и на самом деле не продвигают нас намного дальше.
Электронная почта, сообщения в чате, администрирование, встречи - эти поверхностные задачи слишком часто возникают в наши дни, поощряя привычку регулярно менять контекст, делая невозможным сосредоточение и присутствие на одной задаче.
Всякий раз, когда мы думаем о том, как наши действия влияют на нашу продуктивность, полезно использовать модель глубокой работы: оценить, создаем ли мы условия для долгосрочной глубокой работы или продвигаем непродуктивную поверхностную работу.
Как саботировать вашу продуктивность
Сейчас мы приводим 8 примеров, в которых вы снижаете свою продуктивность и не дойдете до «глубокой работы».
Откройтесь отвлечению
(Цифровое) рабочее место полно отвлекающих факторов - от push-уведомлений по электронной почте и сообщений чата до корректировок, сделанных коллегами в документе для совместной работы.
Кроме того, ваше рабочее место также может работать против вас, поскольку шум, коллеги и движение мешают вам сосредоточиться. Помимо фактического обучения управлению настройками уведомлений для ваших приложений и устройств, важно сначала создать оптимальную рабочую среду для углубленной работы.
Это может быть так же просто, как найти сопровождающую музыку для большей концентрации, активировать свой телефон и статус в сети в «Не беспокоить», чтобы перейти в состояние потока, вплоть до перехода в более тихую комнату в офисе или из дома.
Неструктурированная работа
Загроможденное рабочее место не только отвлекает, но и вызывает беспокойство, которое влияет на наше когнитивное поведение и принятие решений. Но структура также распространяется на умственный окружающая среда, поэтому планирование перерывов, периодов глубокой работы и регулярные ответы по электронной почте могут помочь вам не сбиться с пути. Блокировка времени - отличный подход, поскольку он защищает и освобождает место для конкретных задач. Речь идет о том, чтобы использовать свое время целенаправленно, с простой, действенной структурой, которой вы можете следовать.
Бессознательное промедление
Очевидно, мы также очень хорошо умеем отвлекаться; откладывать кучу работы в поисках веб-страниц или социальных сетей. В конце концов, прокрастинация - это симптом более серьезных проблем: чувствуете ли вы себя полностью подавленным, вынуждены сделать перерыв или сменить задачи, или просто не выполняете свою работу. Устраняя основную причину прокрастинации, вы можете преодолеть потенциально очень неприятные долгосрочные проблемы.
Недооценивайте время, необходимое для выполнения задач
Если вы соглашаетесь с проектами, на которые у вас нет времени, или вы не видите «более широкой картины», вы будете поражены, и ваше внимание будет стремиться во все стороны, не тратя время на то, чтобы сосредоточиться на чем-то конкретном.
Реалистично оценивайте, сколько времени у вас уйдет на выполнение задач и новых запросов, и убедитесь, что у вас есть четкий план. Инструмент управления проектами (мы фанаты ClickUp!) или отслеживание задач, где вы можете точно указать, сколько времени вам понадобится для различных задач, чтобы вы могли лучше планировать наперед.
Слишком много дел
Утопление на работе вредно для нашего психического здоровья, а также мешает нам оптимально функционировать. Огромное отставание может поставить нас в стрессовую ситуацию, потому что мы беспокоимся о количестве задач, которые еще предстоит выполнить, вместо того, чтобы полностью сосредоточиться на текущей задаче.
Работа, которую мы выполняем, когда мы озабочены всей своей работой, часто полна ошибок и очень скучна, что, в свою очередь, может значительно уменьшить нашу страсть и гордость за свою работу.
Недостаточно сделать
Звучит, конечно, противоречиво, но вдумайтесь. Если на работе у вас был тихий момент, сразу ли вы сосредоточились на завершении своего короткого списка дел? Или вы тратили время на непродуктивные вещи, потому что срочность была меньше?
Согласно закону Паркинсона, работа расширяется в соответствии с отведенным на нее временем, поэтому старайтесь излишне не взрывать простые задачи, когда вы спокоены.
Затем приступайте к полезной работе - даже если это составление списка дел, к которому вы обычно никогда не доходите. Очистка и организация вашего почтового ящика, фактическое обновление вашего Linkedin или предварительное исследование статьи, которую нужно написать, или задачи, которую нужно выполнить. Короче говоря, найдите отличные способы оставаться продуктивными, когда вы менее заняты.
Спутайте занятость с работой
Слишком многие из нас спешат по своим дням, не останавливаясь ни на две минуты, полагая, что мы многое с этим сделали. Мы переходим от встречи к телефонному звонку, уделяем 30 минут выполнению задач или ответам на электронные письма, прежде чем перейти к другому запланированному обязательству.
Это беспокойный, реактивный способ работы, который обычно не осознает истинную ценность, которую он приносит. Это специальная работа - без указания направления, часто без вознаграждения и фактически тушение пожаров с одного места на другое и непродуктивно.
Не делайте перерывов
Несмотря на некоторые странные табу, накладываемые на перерыв - будь то полный перерыв на обед или собственно время отпуска, - никто не чувствует ничего особенного.
Необходимость постоянно находиться в режиме ожидания и быть «включенным» является когнитивно очень интенсивной для нашего мозга, поэтому, чтобы максимизировать наши умственные процессы, мы должны выделять время, когда им нечего делать и не на чем вообще сосредотачиваться.
Перерывы не должны быть огромными, чтобы что-то изменить - например, всего 5 или 15 минут, работая с Техника Помидора, может хватит.
Этот отдых и перерыв должны быть качественными, а не заполненными всеми видами пассивного цифрового взаимодействия, проверкой ваших социальных сетей или избавлением от личных задач. На самом деле убедитесь, что вы делаете что-то другое, чтобы вы и ваш мозг немного расслабились, чтобы вы были намного продуктивнее и креативнее после перерыва!
Напоследок о вашей продуктивности
Чтобы правильно распорядиться своим временем и быть действительно продуктивным, нужно время. Всегда напоминайте себе, что делать до конца дня. Не забывайте расслабляться, если нужно. Нет необходимости делать дела быстро. Будьте продуктивны, но и довольны!
Источники включают AdHomeStead (ссылка на сайт), FastCompany (ссылка на сайт), Объем памяти (ссылка на сайт), TheBossMagazine (ссылка на сайт)
